Zmiany w podatkach i księgowości to temat, który wraca jak bumerang. Tym razem chodzi o Krajowy System e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców w Polsce. To rewolucja w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Co musisz wiedzieć, żeby przygotować firmę na nadchodzące zmiany?
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która całkowicie zmieni proces obiegu dokumentów księgowych od 2026 roku. Dzięki niej przedsiębiorcy będą mogli wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w ustrukturyzowanej formie.
Najważniejsza różnica w porównaniu do dotychczasowej praktyki polega na tym, że faktura nie będzie już „załącznikiem w PDF-ie” przesyłanym mailem, lecz trafi bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam zostanie jej nadany unikalny numer, a cała dokumentacja będzie bezpiecznie przechowywana online.
Więcej na temat KSeF pisaliśmy już w 2024r., gdy po raz pierwszy miał wejść w życie i choć termin obowiązywania tego systemu uległ zmianie, to pozostałe informacje nadal są aktualne i możesz przeczytać je TUTAJ.
Kiedy KSeF 2026 stanie się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z systemu zostanie wprowadzony stopniowo. Jako pierwsi, z KSeF będą musieli korzystać duzi przedsiębiorcy – od 1 lutego 2026 roku. Chodzi tu o firmy, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż brutto przekraczającą 200 milionów złotych.
Kolejny etap wdrażania KSeF nastąpi 1 kwietnia 2026 roku. Od tego dnia niemalże wszystkie pozostałe podmioty będą musiały wystawiać swoje faktury wyłącznie w tym systemie. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i firm zwolnionych z tego obowiązku.
Dla najmniejszych przedsiębiorców, prowadzących działalność na bardzo ograniczoną skalę i osiągających sprzedaż miesięczną do 10 000 zł brutto, przewidziano możliwość odroczenia wdrożenia aż do 1 stycznia 2027 roku.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Jak system ten będzie działać w praktyce?
Proces jest prosty i opiera się na dotychczasowych narzędziach księgowych. Fakturę wystawia się w programie księgowym lub aplikacji, a następnie dokument zostaje przesłany do systemu KSeF. Platforma nadaje mu indywidualny numer identyfikacyjny i zapisuje w centralnym repozytorium.
Co ważne, faktura uznawana jest za wystawioną nie w momencie wysłania jej mailem do kontrahenta, lecz w chwili przesłania jej do KSeF. Odbiorca może pobrać dokument z systemu lub otrzymać go inną drogą, np. poprzez swój własny program księgowy.
Co się zmieni dla przedsiębiorców?
KSeF wprowadza kilka istotnych ułatwień. Przede wszystkim przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać faktur w firmowych archiwach – wszystkie dokumenty będą bezpiecznie zapisane w systemie Ministerstwa Finansów. Dodatkowo, podatnicy korzystający z KSeF będą mogli liczyć na szybszy zwrot VAT, nawet w ciągu 40 dni, zamiast standardowych 60.
Zniknie również problem zagubionych czy niedostarczonych faktur – wszystko będzie znajdowało się w jednym, centralnym miejscu.
Nie można jednak zapominać o wyzwaniach. Korzystanie z KSeF wymaga stałego dostępu do internetu, a każda większa awaria systemu może oznaczać utrudnienia w bieżącym wystawianiu faktur. Konieczne będzie też wdrożenie nowych procedur w firmach i odpowiednie przygotowanie pracowników.
Jak przygotować się do KSeF-u przed 2026 rokiem?
Choć do obowiązkowego startu KSeF zostało jeszcze trochę czasu, warto już teraz zacząć przygotowania. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy używany program księgowy jest przystosowany do obsługi nowego systemu. Następnie należy założyć konto w KSeF, nadać uprawnienia osobom odpowiedzialnym za księgowość i zapoznać się z podstawami obsługi platformy.
Dobrą praktyką jest przeprowadzenie testów – wystawienia i pobrania faktury – aby upewnić się, że wszystkie procesy działają sprawnie. Równocześnie warto opracować plan awaryjny na wypadek, gdyby system Ministerstwa Finansów uległ przeciążeniu lub przestał działać.
Najczęstsze pytania i obawy
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy do korzystania z KSeF będzie konieczne posiadanie internetu. Odpowiedź brzmi: tak. System działa wyłącznie online, więc bez dostępu do sieci nie będzie możliwe wystawienie faktury.
Inną wątpliwością jest kwestia prywatności. Często pojawia się pytanie, czy klienci będą mieli dostęp do wszystkich dokumentów przedsiębiorcy. Na szczęście nie – każdy kontrahent zobaczy wyłącznie faktury, które zostały wystawione specjalnie dla niego.
A co z fakturami wystawionymi poza systemem?
Od momentu wejścia obowiązku takie dokumenty będą po prostu nieważne. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy odpowiednio wcześnie przeszli na nowy model pracy.
Na koniec warto wspomnieć o przechowywaniu faktur. Teoretycznie nie ma już potrzeby archiwizowania ich we własnych zasobach, ponieważ cała dokumentacja znajduje się w systemie Ministerstwa Finansów. W praktyce jednak wielu księgowych zaleca, by zachować dodatkowe kopie bezpieczeństwa, co może przydać się w razie ewentualnych problemów technicznych.
KSeF 2026 to krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Dla przedsiębiorców oznacza to wiele korzyści – od szybszych zwrotów VAT po koniec problemów z zagubionymi dokumentami – ale także konieczność wdrożenia nowych procedur i dostosowania systemów księgowych.
Im szybciej zaczniesz testować KSeF i przygotowywać firmę na zmiany, tym mniej niespodzianek spotka Cię w 2026 roku.
