Wszystko działa – masz klientów, faktury się wystawiają, firma kręci się swoim rytmem. Ale co, jeśli jutro… przestanie? Kto odbierze ważny telefon, gdy Ty trafisz do szpitala? Co z wypłatami, jeśli księgowa z dnia na dzień odejdzie? Jak dotrzeć do dokumentów, jeśli awarii ulegnie komputer?

Większość małych firm nie ma żadnego planu awaryjnego, bo przecież „na razie działa”. Problem w tym, że kryzys pojawia się nagle – a jego skutki mogą poważnie zagrozić ciągłości działania firmy. Klienci nie poczekają miesiąca na odpowiedź, urzędy nie odpuszczą terminów, a dane mogą zniknąć bezpowrotnie. W tym artykule pokażę Ci, jak przygotować prosty plan zapewniający ciągłość działania firmy – bez zbędnego korporacyjnego żargonu, za to z listą praktycznych kroków: od kopii zapasowych, przez procedury, aż po pełnomocnictwa. Nawet jednoosobowa działalność powinna mieć plan B, który zabezpieczy ją na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń.

Jakie elementy zapewnią ciągłość działania Twojej firmy?

1. Kluczowy dostęp – kto jeszcze go ma?

Wyobraź sobie sytuację: prowadzisz firmę, wszystko działa jak należy, ale nagle z dnia na dzień tracisz możliwość zajęcia się codziennymi sprawami. Kto wtedy zaloguje się do Twojego konta bankowego, odbierze firmowe maile czy wystawi faktury? W wielu mikrofirmach dostęp do wszystkich najważniejszych narzędzi ma tylko jedna osoba – właściciel. A jeśli jej zabraknie, całe funkcjonowanie biznesu może stanąć w miejscu.

Dlatego tak ważne jest, aby pomyśleć o awaryjnych rozwiązaniach. Co możesz zrobić już teraz, żeby zadbać o bezpieczeństwo i ciągłość działania firmy?

Co warto zrobić:

• Spisz wszystkie dane logowania do kluczowych systemów (CRM, bankowość, ZUS, ePUAP, GUS, poczta firmowa, fakturowanie, strona www).
• Zabezpiecz je w menedżerze haseł (np. Bitwarden, KeePass) – z opcją przekazania dostępu zaufanej osobie w nagłej sytuacji.
• Ustal awaryjnego pełnomocnika – osobę, która będzie mogła działać w imieniu firmy w razie Twojej niedyspozycji.

Wskazówka: Nawet w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej możesz wyznaczyć pełnomocnika i zgłosić go w CEIDG. Może to być np. Twój małżonek, wspólnik albo prawnik. To drobny krok formalny, a w praktyce ogromne zabezpieczenie na wypadek kryzysu.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

2. Kopie zapasowe – bezpieczne dane to przetrwanie

Dokumenty gromadzone przez lata, dane klientów, wystawione faktury czy ważne projekty – to fundament Twojej działalności. Niestety, wystarczy awaria dysku, atak hakerski albo zwykłe zagubienie nośnika, aby w jednej chwili stracić dostęp do wszystkiego, co budowało Twój biznes. Utrata danych w praktyce często oznacza paraliż – dlatego tak istotne jest, aby zadbać o kopie zapasowe.

Co możesz zrobić, aby zabezpieczyć firmowe informacje:

• Wykonuj regularne backupy – najlepiej codzienne i automatyczne. Zapisuj je w chmurze (np. Google Drive, Dropbox Business, OneDrive) albo na zewnętrznym dysku.

• Przechowuj kopie w dwóch miejscach – dla większego bezpieczeństwa wybierz zarówno nośnik offline, jak i chmurę.

• Sprawdź funkcje swoich programów – wiele systemów do fakturowania czy CRM posiada opcję eksportu danych. Warto korzystać z tego rozwiązania.

Dodatkowe działania, które zwiększą Twoje bezpieczeństwo:

• Skanuj dokumenty papierowe i przechowuj ich cyfrowe wersje – szczególnie w przypadku umów, pełnomocnictw czy archiwalnych faktur.

• Dbaj o cyberbezpieczeństwo – stosuj silne hasła, aktualizuj programy i korzystaj z ochrony antywirusowej.

3. Zastępstwa – kto może Cię zastąpić choćby tymczasowo

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, często jesteś jednocześnie właścicielem, księgowym, specjalistą od obsługi klienta i działem technicznym w jednym. To naturalne, ale właśnie dlatego warto pomyśleć o sytuacjach, w których choćby na krótko nie będziesz w stanie działać. Zastępca nie musi przejąć całej firmy – wystarczy, że zajmie się kluczowymi sprawami, aby biznes nie stanął w miejscu.

Zastępstwo przyda się szczególnie:

• w przypadku choroby lub nagłego wypadku,

• podczas dłuższego wyjazdu,

• w sytuacjach kryzysowych, takich jak awaria sprzętu czy brak dostępu do internetu.

Jak się do tego przygotować?

• Stwórz prosty przewodnik operacyjny – spisz listę zadań, które muszą być wykonane w tygodniu. Może to być np. wystawienie faktur w określonym programie, odpowiedź klientowi, czy wysłanie składki do ZUS do konkretnego dnia.

• Wybierz odpowiednią osobę i przygotuj ją zawczasu – nie musi to być pracownik. Zastępcą może zostać Twój współmałżonek, asystent online, zaprzyjaźniony przedsiębiorca czy ktoś zaufany z rodziny. Kluczowe jest, aby wcześniej wiedział, co i jak ma zrobić.

• Przygotuj pełnomocnictwo – dzięki niemu Twój zastępca będzie mógł np. kontaktować się z urzędem, bankiem albo podpisywać dokumenty w Twoim imieniu.

Warto pamiętać, że pełnomocnictwo można złożyć w urzędzie skarbowym, ZUS, CEIDG czy GUS. Zazwyczaj wystarczy do tego formularz i opłata 17 zł. W niektórych przypadkach można to zrobić także online – bez żadnych kosztów.

Polecam Ci również obejrzeć nasz film na YT:

4. Procedury – nawet proste instrukcje działają cuda

Słowo „procedury” kojarzy się często z dużymi korporacjami, rozbudowaną dokumentacją i formalnym językiem. Tymczasem w małej firmie procedura może być zwykłą, krótką checklistą, która krok po kroku pokazuje, co i jak należy zrobić. To prosty sposób, aby uporządkować codzienne działania i zabezpieczyć firmę na wypadek Twojej nieobecności.

Przykładowe procedury w mikrofirmie mogą obejmować:

• jak prawidłowo obsłużyć zamówienie od klienta,

• gdzie znajdują się dane kontaktowe klientów,

• jak i kiedy zapłacić ZUS czy VAT,

• jakie kroki podjąć, jeśli klient zgłosi reklamację.

Dlaczego warto je spisać?

• Ułatwiają zastępstwo – jeśli z jakiegoś powodu nie możesz prowadzić firmy, ktoś inny szybko odnajdzie się w Twoich obowiązkach.

• Przyspieszają delegowanie zadań – kiedy rozwijasz biznes i zatrudniasz wsparcie, proste instrukcje znacznie skracają czas wdrożenia nowych osób.

• Pomagają także Tobie – wracając po dłuższej przerwie, łatwiej przypomnisz sobie wszystkie procedury i nie umkną Ci żadne ważne terminy czy obowiązki.

Zachęcam Cię do przeczytania mojego artykułu „Procedury i standaryzacja w małej firmie, czy warto?”

Plan awaryjny – zapisany i dostępny, gdy będzie potrzebny

Ciągłość działania firmy nie jest dziełem przypadku. Aby ją zabezpieczyć, warto przygotować jeden, konkretny dokument – swoistą „instrukcję przetrwania” dla Twojego biznesu. Dzięki niemu w sytuacji kryzysowej nikt nie będzie działał po omacku, a wszystkie najważniejsze informacje znajdą się w jednym miejscu.

Co powinien zawierać taki plan awaryjny?

• Listę kluczowych haseł (lub informację, gdzie są bezpiecznie przechowywane).

• Kontakty do osób, które mogą Cię zastąpić w nagłej sytuacji.

• Upoważnienia i pełnomocnictwa, które pozwolą im działać w Twoim imieniu.

• Instrukcje postępowania w sytuacjach awaryjnych – na przykład, co zrobić, gdy system do fakturowania przestanie działać.

Pamiętaj, aby ten dokument przechowywać zarówno w wersji fizycznej, jak i cyfrowej. Wskaż także zaufanej osobie, gdzie dokładnie się znajduje – tak, by w razie potrzeby mogła szybko z niego skorzystać.

Awaria systemu, choroba, utrata danych, odejście kluczowego pracownika – takie rzeczy nie muszą oznaczać końca świata. Ale tylko wtedy, gdy jesteś przygotowany. Plan ciągłości działania nie wymaga dużych nakładów ani wielkiej wiedzy. Wystarczy kilka świadomych kroków: zapasowy dostęp, kopia danych, proste procedury i zastępstwo. Dzięki temu, nawet jeśli z dnia na dzień nie będziesz w stanie prowadzić firmy – ktoś będzie mógł ją utrzymać na powierzchni. A Ty zyskasz nie tylko bezpieczeństwo, ale i spokój.

Nie czekaj na kryzys – zrób plan B już dziś.