Zbliżający się koniec roku to moment, w którym wielu przedsiębiorców zaczyna zastanawiać się nad tym, co powinno zostać zrobione, by zakończyć obecny rok w sposób uporządkowany i przygotować się do nadchodzącego. Przełom roku to czas intensywnej pracy, ale także okazja do zaplanowania strategicznych działań na przyszłość. Warto zatem pamiętać o kilku kluczowych kwestiach związanych z dokumentacją roczną, zatrudnieniem pracowników oraz optymalnym rozliczeniem podatkowym. 

Dokumentacja roczna – uporządkuj papiery

Zamknięcie roku w firmie to czas na zebranie i uporządkowanie dokumentacji rocznej. Przedsiębiorca ma obowiązek przekazania odpowiednich dokumentów do urzędów skarbowych oraz innych instytucji. Aby uniknąć problemów w przyszłości, warto zadbać o prawidłowe i terminowe złożenie wymaganych sprawozdań.

Sprawozdanie finansowe

Jeśli prowadzisz spółkę to oznacza, że masz pełną księgowość i  na koniec roku musisz przygotować roczne sprawozdanie finansowe. To istotny dokument, który będzie stanowić podstawę do rozliczeń z fiskusem oraz dla ewentualnych kontroli skarbowych. Sprawozdanie finansowe powinno zawierać bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Warto również pamiętać, że w przypadku spółek kapitałowych sprawozdanie musi być podpisane przez członków zarządu oraz zweryfikowane przez biegłego rewidenta (jeśli jest to wymagane). Sprawozdanie najczęściej przygotowywane jest przez biuro rachunkowe do końca marca, a następnie składane przez zarząd do 14 lipca. 

Przekazanie deklaracji podatkowych

Ważne jest, aby przedsiębiorca na przełomie roku złożył wszystkie deklaracje podatkowe, takie jak VAT, PIT, CIT oraz inne związane z działalnością firmy. Złożenie deklaracji rocznych w terminie pomoże uniknąć kar finansowych oraz pozwoli na rzetelną kontrolę nad wynikami finansowymi firmy. Mamy kilka deklaracji, jakich warto przypilnować:

PIT4R i PIT8AR – to są deklaracje roczne, w których podsumowujemy ile zaliczek na podatek dochodowy pobraliśmy od naszych pracowników. Powinno złożyć się ją do końca stycznia za rok poprzedni. 

CIT8 – deklaracja roczna dotycząca podatku dochodowego w spółkach. Składana do końca marca za rok poprzedni. 

PIT 11 – deklaracje o pobranych zaliczkach na podatek dla pracowników/zleceniobiorców. Do Urzędu Skarbowego powinny zostać wysłane do końca stycznia, pracownikom wydane do końca lutego. 

PIT37/PIT36/PIT36L/PIT28 – jako właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) musisz złożyć odpowiednią deklarację PIT za poprzedni rok podatkowy. Termin składania dokumentu upływa z końcem kwietnia. Wybór formularza zależy od sposobu, w jaki rozliczasz podatek dochodowy.

Roczna składka zdrowotna

Wraz z deklaracjami za miesiąc kwiecień, należy rozliczyć roczną podstawę składki zdrowotnej.

Inwentaryzacja

Zamknięcie roku to także czas na przeprowadzenie inwentaryzacji w firmie, szczególnie jeśli prowadzisz sprzedaż towarów. Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzenia spisu z natury, który jest podstawą do określenia rzeczywistego stanu zapasów. Inwentaryzacja pozwala na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w stanach magazynowych oraz na przygotowanie dokładnych sprawozdań finansowych.

Zatrudnienie pracowników – obowiązki przy zamknięciu roku w firmie

Wielu przedsiębiorców zatrudnia pracowników, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami na koniec roku. Zatrudnienie to nie tylko kwestia wypłat, ale także dokumentacji związanej z wynagrodzeniami oraz składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

1. Rozliczenie wynagrodzeń i składek ZUS
   Każdy pracodawca musi do końca roku przeprowadzić rozliczenie roczne pracowników. Należy wystawić odpowiednie PIT-11, które będą podstawą do rozliczenia się pracowników z fiskusem. Dokument ten zawiera informacje o osiągniętych przez pracowników dochodach oraz odprowadzonych składkach. PIT-11 należy dostarczyć pracownikom do końca lutego, a kopię wysłać do urzędów skarbowych w terminie do końca stycznia. 
2. Umowy o pracę i umowy cywilnoprawne
   Pod koniec roku warto także dokonać przeglądu umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych. Jeśli pracodawca planuje zmiany w zatrudnieniu, np. zmniejszenie etatu, wypowiedzenie lub przedłużenie umowy, to warto zadbać o odpowiednie dokumenty. Przedsiębiorca powinien upewnić się, że wszystkie umowy są zgodne z przepisami prawa pracy. Szczególnie ważne jest sprawdzenie stawek minimalnych na istniejących umowach. 

3. Rozliczenie podatkowe na nowy rok – optymalizacja podatków

Zamknięcie roku w firmie to doskonały moment, aby przeanalizować aktualną formę opodatkowania i zaplanować ewentualne zmiany na nowy rok. Warto przeanalizować, które formy opodatkowania będą najkorzystniejsze w nadchodzącym okresie. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania jest kluczowy, aby uniknąć niepotrzebnych wydatków na podatki i osiągnąć optymalizację podatkową.

Wybór formy opodatkowania

Przed rozpoczęciem nowego roku przedsiębiorca musi zdecydować, czy nadal chce pozostać przy dotychczasowej formie opodatkowania (np. na zasadach ogólnych, liniowym PIT, ryczałcie, karcie podatkowej), czy też zmienić ją na inną. Warto rozważyć takie zmiany, by dopasować je do przewidywanych przychodów i kosztów w nadchodzących miesiącach. Często zmiana formy opodatkowania może prowadzić do znaczących oszczędności podatkowych. Więcej na temat tego kiedy warto zmienić formę opodatkowania pisaliśmy TUTAJ.

Odliczenia podatkowe i ulgi

Na przełomie roku warto zapoznać się z aktualnymi ulgami podatkowymi, które mogą wpłynąć na wysokość należnych podatków. Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy spełniają warunki do skorzystania z ulg związanych z inwestycjami, badaniami i rozwojem, czy z ulgami na darowizny na cele charytatywne. Warto również zadbać o odliczenie kosztów uzyskania przychodu, takich jak wydatki na zakup materiałów biurowych, sprzętu czy usług.

Przewidywanie przychodów i kosztów

Pod koniec roku warto również spojrzeć w przyszłość i przewidzieć możliwe przychody oraz koszty. Dobre prognozy pozwalają na skuteczniejsze planowanie podatkowe, a także na optymalizację przepływów finansowych w firmie. Przedsiębiorcy powinni rozważyć inwestycje, które mogą wpłynąć na wysokość dochodu lub kosztów w kolejnym roku.

Zamknięcie roku w firmie wymaga od przedsiębiorców wielu działań, od uporządkowania dokumentacji po rozliczenie podatkowe i planowanie nowego roku. Przygotowanie wszystkich formalności z wyprzedzeniem pozwoli uniknąć stresu i zapewni pełną kontrolę nad finansami firmy. Warto również skonsultować się z ekspertami, aby mieć pewność, że wszystko zostało dopięte na ostatni guzik.