Przedsiębiorca w Polsce to specyficzny gatunek. Odporny na zmiany, zahartowany w boju, przyzwyczajony do tego, że ledwo nauczy się jednych przepisów, a już ktoś majstruje przy następnych. RODO miało zabić biznes. Nie zabiło. Nowy Ład miał być gwoździem do trumny. Okazał się raczej solidnym ciosem w kolano, po którym jednak dało się dalej iść. Teraz na scenę wchodzi KSeF i znowu słyszymy, że „tym razem to już naprawdę koniec”.
I właśnie dlatego warto na chwilę zwolnić, wziąć głęboki oddech i oddzielić emocje od faktów. No bo czym jest KSEF dla przedsiębiorców? Dlaczego tak się go obawiają?
KSeF i strach przed totalną kontrolą
Jednym z najczęściej powtarzanych argumentów przeciwko KSeF jest wizja totalnej inwigilacji. Państwo, które widzi każdą fakturę w czasie rzeczywistym, budzi naturalny niepokój. Tylko że ten strach w dużej mierze opiera się na micie, że do tej pory fiskus wiedział o firmach niewiele.
Rzeczywistość jest zupełnie inna. Od lat wysyłamy pliki JPK, składamy deklaracje PIT i CIT, raportujemy VAT, publikujemy sprawozdania finansowe. Banki raportują transakcje, system STIR analizuje przepływy pieniężne, a urzędy mają narzędzia, o których większość przedsiębiorców woli nie myśleć.
KSeF nie sprawia więc, że państwo nagle „zacznie widzieć”. Ono już widzi. Różnica polega na tym, że faktury trafią do jednego, centralnego systemu, zamiast być rozrzucone po firmach, programach i segregatorach.
Czym jest KSeF dla przedsiębiorców z perspektywy firmy
Dla przedsiębiorcy KSeF nie jest rewolucją ideologiczną. To po prostu kolejny obowiązek administracyjny, który trzeba wpasować w codzienne funkcjonowanie firmy. Faktura przestaje być wyłącznie dokumentem między sprzedawcą a klientem, a zaczyna być elementem większego obiegu, który obejmuje również administrację skarbową.
I tu pojawia się ważna rzecz, o której rzadko się mówi: dobrze wdrożony KSeF nie powinien absorbować uwagi przedsiębiorcy. Tak jak dziś mało kto zastanawia się nad tym, jak dokładnie działa bankowość elektroniczna czy system księgowy, tak samo KSeF może stać się procesem, który po prostu dzieje się w tle.
Problemem nie jest sam system, tylko chaos organizacyjny. Jeżeli firma nie ma poukładanych procesów, nie wie, kto wystawia faktury, kto je zatwierdza i kto odpowiada za błędy, to każdy nowy obowiązek będzie bolał podwójnie.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Wdrożenie KSeF – dla przedsiębiorców to nie sprint, tylko proces
Najgorsze, co można zrobić, to potraktować KSeF jako temat „do załatwienia przy okazji”. To nie jest zadanie wyłącznie dla księgowej ani problem, który rozwiąże się jednym kliknięciem w systemie. KSeF dotyka sprzedaży, obsługi klienta, IT i zarządzania.
Jeżeli podejdziemy do niego jak do procesu, który trzeba spokojnie zaprojektować, przetestować i oswoić, to po kilku miesiącach stanie się neutralnym elementem codzienności. Jeżeli natomiast wprowadzimy go w trybie gaszenia pożaru, będzie źródłem frustracji, błędów i nerwów.
Polecam Ci nasz artykuł, w którym mówimy jak przygotować się do KSEF zawczasu, aby później nie napotkać problemu. KLIKNIJ TUTAJ aby przeczytać.
Prawdziwy problem: dane, których warto pilnować
Paradoksalnie największym zagrożeniem dla przedsiębiorców ze strony KSeF wcale nie jest kontrola skarbowa. Największym problemem są dane. Ogromna ilość danych biznesowych, które trafią do jednego systemu.
Na fakturach nie ma tylko kwot podatku. Są tam ceny, rabaty, warunki handlowe, informacje o klientach, struktura sprzedaży i relacje biznesowe. To wiedza, która w niepowołanych rękach ma realną wartość rynkową.
I tu pojawia się uzasadniona obawa: czy państwo, które od lat zmaga się z problemami technologicznymi, jest w stanie zapewnić tym danym bezpieczeństwo na poziomie, jakiego oczekiwalibyśmy od banków czy globalnych firm technologicznych?
Nie chodzi o teorie spiskowe ani o złą wolę. Chodzi o skalę, odpowiedzialność i doświadczenia z przeszłości, które każą zachować zdrowy sceptycyzm.
Cyfrowe państwo kontra realny biznes
Przedsiębiorcy już nieraz doświadczyli, jak wyglądają wielkie systemy informatyczne w praktyce. Awarie w kluczowych momentach, komunikaty o niedostępności usług, przesuwane terminy i słynne „prosimy spróbować później”.
KSeF dla przedsiębiorców wpisuje się w ten sam trend – cyfryzacji, która na papierze wygląda świetnie, a w rzeczywistości bywa trudna do pogodzenia z tempem i dynamiką biznesu. Dlatego zamiast paniki lepsza jest ostrożność, dobre przygotowanie i świadomość ryzyka.
Czy KSeF nas wszystkich pogrąży?
Nie. KSeF nie zabije przedsiębiorczości. Nie zamknie firm z dnia na dzień. Nie sprawi, że prowadzenie biznesu stanie się niemożliwe.
Będzie kolejnym obciążeniem. Kolejnym elementem, który trzeba ogarnąć. Kolejnym dowodem na to, że prowadzenie firmy w Polsce wymaga odporności psychicznej i elastyczności.
Trochę otuchy na koniec – KSEF dla przedsiębiorców nie taki straszny
Jeżeli coś nas jako przedsiębiorców definiuje, to zdolność adaptacji. Przeżyliśmy RODO, które miało sparaliżować przetwarzanie danych. Przeżyliśmy Nowy Ład, który wprowadził chaos, ale nie zatrzymał biznesu.
KSeF też nas nie zabije. Będzie niewygodny, momentami irytujący, ale z czasem stanie się kolejnym elementem codzienności. Kluczem jest nie strach, tylko rozsądek, dobre procesy i świadomość tego, gdzie naprawdę leżą zagrożenia.
ZUS to nie MUS. KSeF również nie musi być potworem.
Trzeba go tylko oswoić.
Zachęcam Cię również do obejrzenia naszego filmiku na YT:
