Na początku prowadzenia firmy mało kto myśli o gospodarce magazynowej. W głowie są klienci, sprzedaż, faktury, marketing i to, żeby „się spinało”. Towar po prostu jest – leży na półce, w kartonie pod biurkiem albo w bagażniku auta. Dopóki wszystko się zgadza, temat nie istnieje. Problem zaczyna się wtedy, gdy nagle czegoś brakuje albo przeciwnie – okazuje się, że firma ma pełen magazyn, ale na koncie pieniędzy coraz mniej.
I właśnie w tym momencie gospodarka magazynowa przestaje być abstrakcyjnym pojęciem, a zaczyna być realnym elementem prowadzenia biznesu. Bo niezależnie od skali działalności, jeśli w firmie pojawia się towar, to pojawia się też potrzeba nad nim panowania.
Co to jest gospodarka magazynowa i dlaczego nie dotyczy tylko „dużych firm”
Gospodarka magazynowa to nie jest wyłącznie skomplikowany system, skanery kodów i hale logistyczne. W swojej podstawowej formie to po prostu wiedza o tym, co firma posiada, skąd to pochodzi i co się z tym dalej dzieje. To ciągłość zdarzeń – od zakupu, przez przechowywanie, aż po sprzedaż lub inne wykorzystanie towaru.
Nawet jeśli przedsiębiorca nie nazywa tego gospodarką magazynową, to i tak ją prowadzi. Różnica polega na tym, czy robi to świadomie i z kontrolą, czy raczej „na oko” i z pamięci. A pamięć w biznesie bywa zawodna, szczególnie wtedy, gdy firma zaczyna się rozwijać.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Kiedy w firmie pojawia się obowiązek prowadzenia magazynu
Nie każda działalność wymaga formalnie prowadzonego magazynu z pełną dokumentacją. Jeśli towar jest kupowany i sprzedawany niemal natychmiast, a jego ilość jest niewielka, można obejść się bez rozbudowanych ewidencji. Problem polega na tym, że takie sytuacje są raczej wyjątkiem niż regułą.
W momencie, gdy towar zaczyna „zostawać” w firmie choćby na kilka dni, gdy pojawiają się różne partie zakupowe albo gdy przedsiębiorca przestaje być w stanie powiedzieć z głowy, ile dokładnie ma produktów na stanie – gospodarka magazynowa staje się koniecznością. Nie dlatego, że ktoś tego wymaga, ale dlatego, że brak kontroli zaczyna kosztować realne pieniądze.
Czy zawsze potrzebny jest system magazynowy?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że gospodarka magazynowa oznacza od razu drogie oprogramowanie i skomplikowane wdrożenie. Tymczasem na początku często wystarcza bardzo proste rozwiązanie. Ważniejsze od narzędzia jest to, żeby istniała jakakolwiek spójna ewidencja i zasada jej prowadzenia.
Problem zaczyna się wtedy, gdy firma rośnie, a dotychczasowe metody przestają nadążać. Gdy sprzedaż odbywa się w kilku kanałach, gdy kilka osób ma dostęp do towaru albo gdy liczba produktów rośnie na tyle, że ręczne zapisy zaczynają generować błędy. Wtedy system magazynowy nie jest fanaberią, tylko sposobem na odzyskanie kontroli.
Kiedy brak gospodarki magazynowej zaczyna naprawdę boleć
Na początku konsekwencje są niewinne. Brakuje jednego produktu, inny „gdzieś się zapodział”, zamówienie trzeba opóźnić. Z czasem jednak chaos w magazynie zaczyna wpływać na finanse firmy. Przedsiębiorca nie wie, ile pieniędzy jest zamrożonych w towarze, nie potrafi ocenić, które produkty faktycznie zarabiają, a które tylko zajmują miejsce.
Pojawiają się też problemy księgowe. Bez rzetelnej ewidencji trudno prawidłowo ustalić wynik finansowy, a jeszcze trudniej przygotować się do remanentu czy ewentualnej kontroli. W skrajnych przypadkach firma działa, sprzedaje, wystawia faktury, a mimo to właściciel nie potrafi jednoznacznie powiedzieć, czy biznes faktycznie przynosi zysk.
Dlaczego zakup towaru to nie koszt – i czemu to tak często myli przedsiębiorców
Jednym z najczęstszych błędów w firmach handlowych jest traktowanie zakupu towaru jako kosztu w momencie zapłaty faktury. To intuicyjne, ale nieprawidłowe. Towar, który trafia do firmy, nie znika – staje się jej majątkiem. Leży na półce, czeka na klienta i potencjalnie ma przynieść przychód w przyszłości.
Kosztem staje się dopiero wtedy, gdy towar zostanie sprzedany. Dopiero w tym momencie można mówić o rzeczywistym wydatku związanym z uzyskaniem przychodu. Bez gospodarki magazynowej bardzo łatwo ten moment przeoczyć i zaburzyć obraz finansów firmy, co prowadzi do błędnych decyzji podatkowych i biznesowych.
Polecam Ci posłuchać mojego podcastu:
Gospodarka magazynowa jako element spokoju w prowadzeniu firmy
Dobrze prowadzona gospodarka magazynowa nie musi być skomplikowana ani czasochłonna. Jej największą wartością jest to, że pozwala przedsiębiorcy spać spokojniej. Wiedzieć, co jest na stanie, ile towaru pracuje na wynik firmy i jakie decyzje mają realne uzasadnienie w danych, a nie w przeczuciach.
W świecie pełnym obowiązków, składek i zmieniających się przepisów, porządek w magazynie jest jednym z tych elementów, które naprawdę można mieć pod kontrolą. A to – jak na realia prowadzenia biznesu – jest wartością nie do przecenienia.
