Obecnie, w kontekście dynamicznych zmian rządowych i wprowadzania nowych rozwiązań, niewiele firm działało na Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zmiany te, choć mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego, stawiają przed przedsiębiorcami nowe wyzwania. Warto zgłębić wiedzę na temat KSeF, zrozumieć jego zasady i przygotować się na nadchodzące zmiany.

Krajowy System e-Fakturowania (zwany dalej KSeF) to nowy system teleinformatyczny. Dięki niemu przedsiębiorcy będą mogli wystawiać, otrzymywać i przechowywać faktury ustrukturyzowanych.

Faktura ustrukturyzowana, nazywana także fakturą strukturyzowaną to nic innego jak faktura dokumentująca sprzedaż usługi lub towaru, zapisana w  formie ściśle opisanego przepisami pliku xml.

W perspektywie, jedynym akceptowalnym sposobem fakturowania stanie się korzystanie z KSeF. KSeF nakłada obowiązek elektronicznego wystawiania faktur na wszystkie transakcje, w których  dotychczas wystawiane były faktury w tradycyjny sposób. 

Warto zauważyć, że klienci automatycznie otrzymają fakturę ustrukturyzowaną, niezależnie od ich zgody na tego typu formę fakturowania.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Krajowy System e-Faktur oferuje szereg funkcji, takich jak:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania KSeF
• powiadamianie podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
• uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF
• wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
• przydzielanie identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy
• weryfikacja danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Krajowy System e-Fakturowania gwarantuje bezpieczeństwo poprzez zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury, integralności jej treści i czytelności. To znaczący krok w kierunku efektywności i nowoczesności w obszarze fakturowania.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terenie Polski wystawiane zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi mają docelowo podlegać wymogowi KSeF.

Od kiedy wchodzi w życie?

Wprowadzenie KSeF będzie miało dwuetapowy charakter:

• Od 1 lipca 2024 roku obowiązywać będzie dla wszystkich czynnych podatników VAT.
• Od 1 stycznia 2025 roku również dla podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT.

Kogo obowiązuje?

E-fakturowanie za pośrednictwem KSeF obejmuje te czynności, które wcześniej wymagały papierowej faktury zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Dotyczy to zdarzeń opodatkowanych VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) oraz na rzecz instytucji publicznych.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

• podatnika, który nie posiada ani siedziby działalności gospodarczej, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski
• podatnika, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, które jednak nie ma związku z zafakturowanymi dostawą towarów lub świadczeniem usług
• podatnika korzystającego z procedur szczególnych:
• podmiotów z siedzibą poza terytorium Unii Europejskiej świadczących usługi na rzecz konsumentów z UE i zarejestrowanych w Polsce podatników VAT dla procedury nieunijnej rozliczania VAT
• podmiotów zagranicznych zarejestrowanych dla procedury szczególnej rozliczania VAT w międzynarodowym okazjonalnym przewozie drogowym osób
• podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych
• faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (B2C)
• przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, dla których zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Jakie są zasady działania Krajowego Systemu e-Fakturowania?

Przesłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF jest równoznaczne z jej oficjalnym wystawieniem.

Otrzymanie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF jest formalnie potwierdzone w chwili nadania numeru identyfikacyjnego w systemie.

Jeśli faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy, który nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, wówczas datą otrzymania faktury przez nabywcę, będzie data faktycznego jej odbioru.

Trzeba jednak wiedzieć, że nie wszystkie rodzaje faktur będziemy mogli wystawić z pomocą KSeF. 

Do takich dokumentów należą:

• noty korygujące – przewidywana jest likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF
• faktury konsumenckie (B2C) – faktury wystawiane dla finalnych konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF.
• duplikat faktury – do faktur, które są wystawione w systemie KSeF nie ma konieczności wystawienia duplikatu, gdyż nie ma możliwości aby taka faktura zaginęła, faktury w KSeF są archiwizowane przez okres 10 lat.
• faktura proforma – faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
• faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej – brak zgodności wprowadzanych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwoli na wystawienie faktury w systemie KSeF np. wystawienie faktury bez NIP sprzedawcy.
• faktura ustrukturyzowana w zamówieniach publicznych – do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi służy platforma Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
• faktura RR – faktura RR jest specyficzną formą fakturowania przez odbiorców, którzy dokumentują nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych
• faktura od zagranicznego dostawcy – Ministerstwo Finansów wskazuje, że zadaniem KSeF nie jest raportowanie faktur od dostawców zagranicznych, a sprzedaż dokonywana w kraju, zatem otrzymanie faktury dokumentującej WNT czy import nie musi być odnotowywane w KSeF.
• transakcje polskich podmiotów fakturowane według przepisów innego państwa – jeśli polski podmiot dokonuje transakcji w innym kraju i ta transakcja podlega pod tamtejszy system podatkowy, wówczas faktura dokumentująca daną sprzedaż powinna być wystawiona zgodnie z tamtejszym prawem podatkowym, a co z tym związane nie podlega KSeF.
• bilety spełniające funkcję faktury – bilety takie będą całkowicie wyłączone ze stosowania KSeF.
• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS – podatnicy korzystający ze szczególnych procedur OSS i IOSS są wyłączeni z korzystania z KSeF.

Krajowy System e-Fakturowania – jak dokonać rejestracji?

Aby dokonać rejestracji w systemie KSeF należy wejść na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login. Tam krok po kroku przejść proces rejestracji konta i logowania. Zasady rejestracji różnią się nieco w przypadku właścicieli JDG oraz w przypadku spółek z o.o..

JDG

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, jako osoby fizyczne posiada jednocześnie tzw. uprawnienia właścicielskie w KSeF. Są to najszersze uprawnienia, jakie może posiadać osoba fizyczna w tym systemie. Taki przedsiębiorca może dokonać uwierzytelnienia w KSeF na dwa sposoby:

• za pomocą profilu zaufanego;
• za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Spółki z o.o.

Natomiast w przypadku spółek nie występuje „przedsiębiorca” posiadający uprawnienia właścicielskie. Dlatego też nie ma możliwości logowania się do KSeF z wykorzystaniem profilu zaufanego. W takiej sytuacji uwierzytelnienie w KSeF możliwe jest za pomocą:

• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em;
• formularza zgłoszeniowego ZAW-FA.

Formularz zgłoszeniowy ZAW-FA, to formularz, na którym zgłaszamy w urzędzie skarbowym osobę fizyczną. Wskazana osoba otrzyma uprawnienia do korzystania z systemu w imieniu spółki. Można powiedzieć, że osoba taka staje się administratorem spółki w KSeF. Należy pamiętać, że poprzez ZAW-FA można zgłosić w urzędzie tylko jedną osobę. Osoba zgłoszona na formularzu ZAW-FA może dowolnie nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF dla kolejnych osób fizycznych lub też generować tokeny dostępu.

Przykładowo, w spółce, w której są dwaj wspólnicy, na formularzu ZAW-FA zgłaszamy jednego z nich. ZGłoszony wspólnik otrzymuje uprawnienia “założycielskie”. Następnie może on nadać uprawnienia drugiemu wspólnikowi – już wewnątrz KSeF, który będzie się autoryzować za pomocą np. profilu zaufanego.

A co jeśli nie dostosuję się do wymogów Krajowego Systemu e-Fakturowania        i będę wystawiać faktury poza systemem?

Zgodnie z ustawą za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania systemu KSeF, można będzie nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną.

Kary mają być nakładane w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego. Mogą one wynosić do 100% kwoty podatku wykazanego na dokumencie:

• wystawionym poza KSeF,
• wystawionym w okresie awarii, ale niezgodnie z udostępnionym wzorem, lub
• wystawionym w okresie awarii, ale nieprzesłanym do KSeF w 7-dniowym terminie po ustąpieniu awarii (z wyjątkiem awarii, która ogłaszana jest w środkach masowego przekazu).

Jeżeli na dokumencie brak jest wykazanego podatku, wówczas kara pieniężna ma wynosić do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Trzeba jednak pamiętać, że nie są to stałe kwoty. Kary będą wymierzać urzędy skarbowe indywidualnie z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

A co jak wystawiam faktury w zewnętrznym systemie typu Fakturownia?

Wejście w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF nie oznacza, że nie będzie można generować faktur za pośrednictwem zewnętrznych systemów, takich jak chociażby Fakturownia. Ważne jest, aby taki system posiadał możliwość integracji z KSeF, ponieważ w systemie zewnętrznym fakturę można jedynie wygenerować. Natomiast proces wystawienia faktury odbywa się bezpośrednio w KSeF. Zatem przedsiębiorca musi dokonać zintegrowania swojego konta w systemie zewnętrznym z systemem KSeF. Po takiej integracji może wystawiać faktury ustrukturyzowane bez każdorazowej konieczności logowania się do systemu rządowego.

A co jak popełnię błąd w wystawionej fakturze?

Gdy podatnik stwierdzi, iż na wystawionej w systemie KSeF fakturze jest błąd (w jakiejkolwiek pozycji faktury), wówczas powinien wystawić fakturę korygującą. Ją również powinien wystawić w systemie teleinformatycznym KSeF. 

W przypadku wprowadzenia do systemu faktury z błędnym numerem NIP nabywcy, wówczas w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą do zera z tym błędnym NIP nabywcy i odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP (o ile podmiot taki istnieje).

Nie będzie możliwe ani anulowanie faktury ustrukturyzowanej, ani poprawienie błędów za pomocą noty korygującej wystawionej przez nabywcę. 

Czy mogę zlecić opiekę zewnętrznemu biurowi rachunkowemu? 

W KSeF przewidziano możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

Wprowadzenie KSeF niesie za sobą wiele korzyści. Należą do nich z pewnością przyspieszenie procesu zwrotu podatku VAT, redukcja kosztów archiwizacji dokumentów i zwiększenie kontroli nad procesami rozliczeniowymi. Aby utrzymać konkurencyjność, przedsiębiorcy powinni być świadomi trendów w europejskim systemie gospodarczym, gdyż kolejne kraje wprowadzają swoje warianty polskiego KSeF. Dostosowanie się do tych zmian staje się kluczowe dla sukcesu w nowoczesnym środowisku biznesowym.