Od 1 stycznia 2025 roku mikroprzedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej zyskali dostęp do uproszczonego zwolnienia z VAT – tzw. procedury SME. To nowe rozwiązanie pozwala firmom o niewielkich obrotach sprzedawać w innych krajach UE bez obowiązku rejestracji do VAT w każdym z nich. Jak działa ta procedura i kto może z niej skorzystać? O tym przeczytasz w tym wpisie.
Zwolnienie z VAT w UE (procedura SME) może okazać się jednym z najbardziej efektywnych i dostępnych narzędzi, które realnie wspierają małe firmy w wychodzeniu poza granice rodzimego rynku. Umożliwia ono prowadzenie sprzedaży zagranicznej w sposób prostszy, bardziej elastyczny i zdecydowanie mniej obciążający pod względem formalnym oraz podatkowym. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, bez konieczności mierzenia się z biurokratycznym labiryntem przepisów VAT obowiązujących w różnych państwach członkowskich. Kluczowe jest jednak spełnienie konkretnego warunku – łączny obrót ze sprzedaży w całej Unii Europejskiej nie może przekroczyć 100 000 euro rocznie.
Chcesz wiedzieć komu przysługuje zwolnienie z VAT w Polsce? Przeczytaj TEN ARTYKUŁ.
Dla kogo procedura SME?
Z nowej procedury skorzystają mikroprzedsiębiorcy, którzy:
- nie przekroczyli w poprzednim roku progu 100 000 euro łącznego obrotu na terenie UE,
- nie przekraczają lokalnych progów zwolnienia w państwach członkowskich, w których prowadzą sprzedaż,
- prowadzą sprzedaż głównie B2C (do osób fizycznych).
Warto dodać, że limit 100 000 euro dotyczy całkowitych przychodów ze sprzedaży w całej UE. Trzeba więc regularnie prowadzić ewidencję z podziałem na kraje.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Jak wdrożyć procedurę SME?
- Złóż zgłoszenie przez e-Urząd Skarbowy – formularz elektroniczny będzie dostępny od końca 2024 roku.
- Otrzymasz specjalny numer identyfikacyjny EX, który pozwala korzystać ze zwolnienia w innych państwach UE.
- Prowadź dokładną ewidencję sprzedaży i monitoruj limity – przekroczenie któregokolwiek oznacza utratę prawa do zwolnienia i konieczność rejestracji do VAT.
Dlaczego warto rozważyć procedurę SME?
Dla wielu małych firm i freelancerów barierą wejścia na zagraniczne rynki był do tej pory obowiązek rejestracji VAT w każdym państwie członkowskim, w którym prowadzona była sprzedaż. Procedura SME ten obowiązek znosi – pozwala działać legalnie i zgodnie z przepisami, bez konieczności formalnej rejestracji w kilku krajach. To duże ułatwienie zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy dopiero testują nowe rynki lub ich sprzedaż poza Polską ma charakter okazjonalny.
Dodatkowo, uproszczona dokumentacja oznacza mniej pracy dla księgowości i niższe koszty obsługi. Brak VAT-u w cenie pozwala oferować zagranicznym klientom niższe ceny brutto. To zwiększa szansę na konwersję w e-commerce i sprzedaży online. Dla mikrofirm to konkretna przewaga, która może pomóc rozwinąć skrzydła na europejskim rynku.
Z tej procedury najwięcej korzyści czerpią osoby prowadzące jednoosobową działalność – np. graficy, programiści, rękodzielnicy, a także właściciele niewielkich e-commerce’ów. Jeśli Twoja sprzedaż poza Polską ma umiarkowaną skalę i nie przekraczasz unijnego limitu 100 000 euro – warto rozważyć SME jako sposób na legalne uproszczenie rozliczeń VAT.
O czym trzeba pamiętać?
Choć procedura SME upraszcza wiele spraw, niesie ze sobą także pewne ograniczenia. Po pierwsze – nie wszystkie kraje UE wdrożą to rozwiązanie od razu. Przed rozpoczęciem sprzedaży warto upewnić się, czy państwo, do którego kierujesz ofertę, rzeczywiście uznaje unijne zwolnienie z VAT. Informacje te będą dostępne na stronach KE oraz krajowych administracji podatkowych.
Po drugie – przedsiębiorca nie może korzystać jednocześnie z procedury SME i OSS (czyli One Stop Shop). W praktyce oznacza to konieczność wyboru jednej ścieżki rozliczeń – albo pełna rejestracja VAT z rozliczeniem przez OSS, albo uproszczone SME dla niewielkich sprzedaży.
Wreszcie – choć sama rejestracja w ramach SME jest prosta, to wymaga prowadzenia dokładnej ewidencji sprzedaży. Dane muszą być aktualizowane w ujęciu kwartalnym i rocznym, a każda istotna zmiana (np. adresu firmy, danych kontaktowych czy zakresu sprzedaży) powinna być zgłoszona przez system. Nie jest to skomplikowane, ale wymaga systematyczności i dobrej organizacji.
Polecam Ci również nasz film na YT:
Mniej formalności, ale więcej odpowiedzialności
Unijne zwolnienie z VAT w ramach procedury SME to ogromna szansa na uproszczenie sprzedaży zagranicznej. Ale wymaga systematycznego podejścia, znajomości limitów i uważnego planowania. Dobrze wdrożona procedura pozwala małej firmie działać na europejskim rynku bez kosztów i formalności związanych z lokalną rejestracją VAT.
"Koszty firmowe od A do Z"
Zmagasz się z niejasnościami w finansach swojej firmy? Nasz kurs pomoże Ci zrozumieć, jak zarządzać kosztami i wpływać na zyski, abyś mógł podejmować świadome decyzje. Zyskaj kontrolę nad swoimi finansami i spraw, by Twoja firma rosła w siłę!
