Delegacja w JDG to temat, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W tym artykule wyjaśnimy, jak poprawnie rozliczać podróże służbowe przedsiębiorcy, jakie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu oraz jakie obowiązują zasady dotyczące diet i noclegów.
Delegacja w JDG czy podróż służbowa?
Choć dla wielu osób oba te pojęcia są tożsame, to jednak w świetle przepisów prawa oznaczają dwie różne rzeczy. Termin „delegacja” formalnie odnosi się do pracowników wysyłanych w podróże służbowe na polecenie pracodawcy. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie może sam siebie wysłać w delegację, ale może odbywać podróż służbową. Możesz zaliczyć tego typu wyjazdy do kosztów uzyskania przychodu. Warunkiem jest to, że wydatki te muszą mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i przyczyniać się do generowania przychodów.
Jak rozliczać wyżywienie w podróży służbowej?
Przedsiębiorca nie może bezpośrednio zaliczyć kosztów wyżywienia poniesionych podczas podróży do kosztów uzyskania przychodu. Ma jednak prawo do ujęcia diety, której wysokość jest określona przepisami. Aktualnie dzienna dieta wynosi 45 zł. Wysokość diety zależy również od długości podróży:
- Od 8 do 12 godzin – połowa diety.
- Powyżej 12 godzin – pełna dieta.
- Dla podróży dłuższej niż jedna doba – pełna dieta za każdą dobę i połowa diety za rozpoczętą dobę trwającą do 8 godzin.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Koszty noclegów podczas “delegacji” w JDG
Wydatki poniesione na noclegi również możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Należy tylko pamiętać, iż w przypadku podróży służbowej przedsiębiorcy, nie ma możliwości zaliczania do kosztów ryczałtu za nocleg, jak to jest w przypadku pracowników. Przedsiębiorca może nocować w hotelu, motelu lub kwaterze prywatnej. Koszty takiego noclegu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu pod warunkiem uzyskania rachunku. W przypadku gdy przedsiębiorca zdecyduje się nocować np. u kontrahenta bądź też rodziny, czy znajomych, nie może zaliczyć w koszty podróży żadnych wydatków związanych z zakwaterowaniem.
Należy pamiętać również, że od usług hotelowych nie można odliczyć VAT, co oznacza, że cała kwota brutto stanowi koszt.
A co z samą podróżą w trakcie “delegacji”?
Przedsiębiorca ma swobodę wyboru środka transportu. Może korzystać z:
- Samochodu będącego środkiem trwałym firmy – wszystkie wydatki związane z jego użytkowaniem, takie jak paliwo, opłaty parkingowe, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jest jednak odpowiednie udokumentowanie tych wydatków.
- Prywatnego samochodu – wydatki na użytkowanie prywatnego samochodu są ograniczone do 20% kosztów, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- Publicznych środków transportu (pociąg, autobus, taksówka) – bilety za przejazdy publicznymi środkami transportu można zaliczyć do kosztów, o ile są odpowiednio udokumentowane. Odpowiednią formą dokumentu jest oczywiście faktura lub rachunek. Wyjątkiem są bilety kolejowe na odległość powyżej 50 km, tutaj podstawą może być bilet – o ile zawiera następujące dane:
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika i jego numer NIP,
- numer i datę wystawienia biletu,
- informację pozwalającą na zidentyfikowanie rodzaju usługi;
- kwotę należności wraz z podatkiem;
- kwotę podatku.
Inne wydatki w trakcie podróży służbowej przedsiębiorcy
Możesz również zaliczyć do kosztów wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach czy innych wydarzeniach branżowych. Oczywiście pod warunkiem, że są one odpowiednio udokumentowane i związane z prowadzoną działalnością.
“Delegacja” w JDG to ważny aspekt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Kluczowe jest, aby każda podróż służbowa była odpowiednio udokumentowana i miała związek z generowaniem przychodów. Przedsiębiorca powinien znać przepisy dotyczące diet, noclegów oraz transportu, aby prawidłowo rozliczać koszty związane z podróżami służbowymi. Dzięki temu możliwe jest optymalne wykorzystanie dostępnych środków i legalne zaliczanie kosztów do uzyskania przychodu.
Jeżeli interesuje Cię jak rozliczać podróże służbowe zarządu w spółce z o.o. to koniecznie przeczyta TEN artykuł. A jeżeli masz więcej pytań dotyczących jednoosobowej działalności gospodarczej to zajrzyj do naszego poradnika:
“Wszystko o prowadzeniu działalności gospodarczych”
Poradnik rozwieje Twoje wszelkie wątpliwości na temat założenia i prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Poprowadzi Cię i pomoże w wyborze najlepszej drogi na każdym etapie Twoich działań.
