Podróże służbowe Prezesa zarządu spółki z o.o., to temat, który często budzi wiele pytań. Prezes zarządu, pełniący kluczową rolę w zarządzaniu firmą, często jest zobligowany do podróży służbowych. Czy jednak nie będąc osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, a jedynie pełniąc swoje obowiązki na mocy powołania, może skorzystać z tzw. delegacji służbowych? W dzisiejszym artykule rozwiejemy te wątpliwości i przedstawimy kluczowe informacje na temat podróży służbowych Prezesa zarządu.
Rola Prezesa zarządu i podróże służbowe
Jak już wiemy, spółką z o.o. zarządza zarząd, na czele którego stoi Prezes. Choć to wspólnicy powołują spółkę do życia, to jednak jej kierowaniem, pracą operacyjną zajmuje się zarząd. Prezes zarządu spółki z o.o. to nie tylko osoba odpowiedzialna za kierowanie firmą, ale również reprezentuje ją w kontaktach biznesowych i oficjalnych. Oznacza to, że podróże służbowe Prezesa są często nieodłączną częścią jego obowiązków. Jednakże, czy każdy Prezes zarządu może rozliczać podróże służbowe? Zacznijmy jednak od podstaw.
Czym według przepisów jest podróż służbowa?
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Ewidentnie widzimy, iż mowa tu o roli pracownika i pracodawcy, czyli o stosunku pracy zawiązanym pomiędzy tymi dwoma podmiotami. A co w sytuacji, gdy w podróż służbową udaje się osoba wykonująca swoje obowiązki na innej podstawie?
Czy Prezes zarządu, który działa w spółce na mocy uchwały, może rozliczać podróże służbowe?
Prezes zarządu spółki z o.o. aby móc pełnić swoje obowiązki, nie musi być zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, czy umowy zlecenie. Wystarczy uchwała wspólników o powołaniu do zarządu. I tu pojawia się pytanie: czy Prezes zarządu, który nie jest pracownikiem spółki, ma prawo do rozliczania podróży służbowych? Odpowiedź brzmi tak, ale istnieją pewne warunki, które trzeba spełnić.
Na jakiej podstawie rozliczać podróż służbową?
Sposób rozliczenia podróży służbowej zależy od formy “zatrudnienia“ Prezesa zarządu. Jeżeli Prezes zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, to zasady zwrotu kosztów podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę bądź też w rozporządzeniu dotyczącym rozliczania podróży służbowej. Jeżeli zatrudniony byłby na podstawie np. umowy zlecenie, to warunki te powinna zawierać właśnie ta umowa.
Natomiast w sytuacji, gdy Prezes pełni swe obowiązki na mocy jedynie powołania, to warunki rozliczania delegacji służbowych powinny się znajdować w akcie powołania bądź w innym dokumencie. W praktyce oznacza to, że jeżeli członek zarządu powołany na mocy uchwały, nie ma podpisanej ze spółką umowy zlecenia lub umowy o pracę może rozliczyć delegację tylko wtedy, jeżeli wspólnicy podejmą odpowiednią w tym zakresie uchwałę. Uchwała powinna zawierać postanowienie, że członkowie zarządu są rozliczani z delegacji na takich samych prawach jak pracownicy na umowie o pracę lub innych. Wspólnicy mogą opisać zasady rozliczeń wg uznania.
Czy codzienne dojazdy do spółki Prezesa zarządu – z innego miasta, można traktować jako podróż służbową?
A co w sytuacji, gdy Prezes zarządu dojeżdża codziennie do spółki z innej miejscowości? Czy takie codzienne podróże również możemy traktować jak podróże służbowe? Niestety takich dojazdów nie kwalifikuje się jako podróże służbowe. W takim przypadku Prezes nie może otrzymać diety ani zwrotu kosztów za te dojazdy. Z wyjątkiem sytuacji, w których odpowiednie postanowienia zostaną wprowadzone w dokumentach spółki.
A na jakich zasadach może rozliczać się osoba będącą członkiem zarządu, ale nie Prezesem?
W przypadku innych osób będących członkami zarządu stosuje się dokładnie takie same zasady, jak w przypadku Prezesa Zarządu. A tym samym na mocy powołania i odpowiedniej uchwały mogą mieć rozliczane delegacje na takich samych zasadach jak pracownicy etatowi.
Jak w praktyce rozliczyć podróż służbową Prezesa lub członka zarządu?
Kiedy spółka wysyła zarząd np. na konferencje, targi, na negocjacje handlowe do innego miasta wtedy mowa jest o delegacji. Załóżmy, że rozpatrujemy przypadek, w którym członek zarządu lub Prezes jest powołany, ale nie zatrudniony. Jednak wspólnicy podpisali uchwałę, w której uznali, że delegacje zarządu będą rozliczane identycznie jak pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że Prezes lub dowolny członek zarządu po powrocie z delegacji musi się z niej rozliczyć. Służy do tego specjalny druk. Wpisuje się do niego od kiedy do kiedy było się w podróży służbowej.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Za każdy dzień delegacji trwający dłużej niż 12 h przysługuje tzw. dieta 45 zł za dzień. Dodatkowo jeżeli zarząd jechał np. pociągiem podłącza do delegacji bilety PKP (lub innego środka transportu). Najczęściej w takich przypadkach nocleg organizuje firma. Jednak gdyby nocleg organizował sobie sam Prezes lub członek zarządu powinien wziąć fakturę na firmę. W przypadku braku faktury może rozliczyć nocleg kosztem ryczałtowym. Wynosi on 150% diety dziennej – czyli 150% z 45 zł, co daje nam 67,50 zł. Dodatkowo gdyby osoba w delegacji jechała taksówką lub alternatywną opcją – musi wziąć rachunek i również może podłączyć go do rozliczenia delegacji. Na końcu podlicza sumę, jaką powinna zwrócić mu firma za delegację. Wskazaną w rozliczeniu kwotę powinien otrzymać przelewem z konta firmowego na konto prywatne.
Spółka koszt takiej delegacji wrzuca sobie w koszty. A w przypadku gdy członek zarządu otrzymuje kwoty takie same jak dla pracowników etatowych, nie stanowią one dla niego przychodu. Gdyby spółka uznała, że zamiast 45 zł za dzień diety – zarząd otrzymywałby 100 zł. Wtedy niestety kwota 65zł będzie stanowiła przychód dla członka zarządu. A wiadomo, że od przychodów rozliczamy podatek dochodowy. Dlatego właśnie najczęściej wspólnicy podejmują uchwałę, w której stwierdzają, że dietę dla zarządu rozlicza się tak samo jak dietę pracowników etatowych.
A co z podróżami zagranicznymi?
Może się zdarzyć, że zarząd wyjeżdża w delegację na targi, czy konferencję za granicę. Co do zasady rozlicza się w taki sam sposób. Czyli potrzebujesz faktur, biletów. To co się zmienia, to kwoty diety.
Wysokość diety zależy od kraju, do którego odbywa się podróż. Ustalają ją zapisy rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
W praktyce, w pierwszej kolejności należy sprawdzić, jaka wartość diety obowiązuje w jakim kraju. Sprawdzisz to TUTAJ. A reszta wygląda tak samo jak w przypadku rozliczania diety krajowej.
Podróże służbowe Prezesa zarządu spółki z o.o. mogą wiązać się z różnymi kwestiami i warunkami. Pamiętaj, że odpowiednie dokumenty, takie jak umowa, regulamin, czy uchwała wspólników, mogą znacząco wpłynąć na sposób rozliczania podróży służbowych Prezesa zarządu. Warto wiedzieć, że podróże służbowe Prezesa zarządu można rozliczać, nawet jeśli nie jest on pracownikiem spółki, o ile spełnione są odpowiednie warunki. Więcej szczegółów na temat prowadzenia i funkcjonowania spółki z o.o. znajdziesz w naszym poradniku:
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..