Podczas spotkań z wieloma przedsiębiorcami zauważam, że najczęściej toną w bieżącej pracy i nie mają czasu na pracę koncepcyjną, wizjonerką, strategią firmy. Co by nie powiedzieć przedsiębiorca to osoba, która wie dokąd dąży. Często w momencie zakładania biznesu mamy dalekosiężne, wielkie plany. Jednak, gdy przychodzi trudna codzienność skupiamy się na tym, co jest tu i teraz i zapominamy o naszych planach rozwoju. Te plany ciągle się przesuwają, rozciągają, rozwlekają. Sam przedsiębiorca usycha z tęsknoty za rozwojem (lub wakacjami ;) ). Dziś skupimy się na tym, jak Twoje plany dalekosiężne powinny przekładać się na to, co robisz na co dzień.
Realnie jest tak, że aby utrzymać rozwój firmy należałoby mieć plan długo i krótko terminowy. Co więcej – trzeba znaleźć czas na jego realizację w trakcie pracy operacyjnej. Kiedy przestajesz znajdować na to czas, to (metaforycznie) stajesz się chomikiem w kółku, który ciągle biegnie, ale nic się nie zmienia. Nic się nie rozwija. Dziś właśnie o tym: jak połączyć realizowanie planu z pracą operacyjną, jak wpływa plan długoterminowy na to, co robimy na co dzień.
Co to znaczy plan długookresowy?
Najczęściej zadawane mi pytanie to ile to jest „długo”. Prawdopodobnie odpowiedź Cię nie zadowoli. Jednak należy mieć na uwadze, że żyjemy w czasach, gdzie nasze otoczenia zmienia się niezwykle dynamicznie. Mam na myśli sytuację prawną, społeczną, ekonomiczną oraz technologiczną. To powoduje, że plany na 10 -20 lat do przodu nadal są spotykane, jednak podlegają one stosunkowo częstym weryfikacją.
Z mojego doświadczenia wynika, że plany długoterminowe zwykle opierają się o rok, dwa do przodu. Pozwala to na zaplanowanie rozwoju nowych usług, produktów, czy aktualizacji oferty, wejścia na nowe rynki, czy segmenty rynku. Jednak należy pamiętać, że plany długoterminowe muszę żyć w zgodzie z misją firmy.
Dla przykładu ZUS to nie MUS ma misję związaną z edukacją przedsiębiorców. Chcemy, aby właściciele firm zaczęli być bardziej świadomi możliwości ulepszania swojego biznesu, tak aby kiedyś przychody właśnie z firmy były emeryturą.
Nasz plan na najbliższe dwa lata to rozwój konkretnych produktów i zakresu usług. Dzięki rozłożeniu tych ogólnych planów w czasie wiemy dokładnie co powinniśmy zrobić w konkretnych kwartałach. Oczywiście ta praca nie może zajmować na większej ilości czasu, ponieważ ciągle obsługujemy działalność operacyjną. Mimo wszystko dzięki tym planom wiemy dokąd podążamy, wiemy w którym kierunku chcemy się rozwijać, wiemy co musimy zrobić w poszczególnych kwartałach i miesiącach, aby spełnić długoterminowe plany.
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
Jak plan długookresowy przedkłada się na codzienną pracę?
Myślę, że czytając czym jest plan długoterminowy i jak on wpływu na codzienną pracę wiecie już, że „kawałki” planu długoterminowego są uszczegóławiane. Np. Planujemy w ostatnim kwartale roku wypuścić szkolenie online na temat X. A więc zbliżając się do ostatniego kwartału warto rozpisać sobie co będę w związku z tym zadaniem robić w każdym miesiącu np. miesiąc pierwszy – koncepcja, plan, scenariusze, miesiąc drugi: uruchomienie przedsprzedaży, nagranie kursu, miesiąc trzeci: złożenie kursu, wrzucenie na stronę www i uruchomienie normalnej sprzedaży.
Po tym widać już, że nie są to zadania na cały miesiąc. Jednak musisz wziąć pod uwagę swoją pracę operacyjną i do tego prace związane z rozwojem. Więc cel jaki sobie postawisz musi być przede wszystkim realny. Pracując z przedsiębiorcami niezwykle często zauważam, że mają wielkie, niezwykle optymistyczne plany. Ciągle robią 1/3 albo ¼ z swojego planu. Na końcu czują się zdemotywowani, zmęczeni, pada ich pewność siebie. Zdaje sobie sprawę, że tzw. smartowe stawianie celów wydaje się być wyświechtane. Mimo wszystko SMART ma w sobie wiele wartości. Wasze cele muszą być jasno sprecyzowane, mierzalne, możliwe do zrobienia, realne do zrobienia biorąc pod uwagę obciążenie pracą operacyjną. Jak będziecie trzymali się tych zasad nie grozi wam demotywacja oraz ciągle przenoszenie zadań na kolejny tydzień.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Jak poradzić sobie z bieżącą pracą?
Wielu przedsiębiorców deklaruje, że mają plany długo i krótko terminowe, jednak nie radzą sobie z nimi, ponieważ mają ciągle rosnący wolumen prac operacyjnych.
Z biegiem czasu właściwie nie mają przestrzeni na realizowanie planów rozwojowych. W takich momentach trzeba wyczuć moment, gdzie część swoich obowiązków należy komuś oddać. I ponownie często słyszę, ale nie wiem co, ale nie potrzebuje kogoś na cały etat, nie stać mnie.
- Zacznijmy od pierwszego: nie wiem co zdelegować. Będziemy o tym pisali w osobnym wpisie, jednak warto mieć strukturę organizacyjną nawet dla jednoosobowej firmy. Wtedy zatrudniając pracownika doskonale wiecie kogo szukacie i co chcecie zdelegować.
- Sprawa pełnego etatu – możecie skorzystać z pomocy osób np. wirtualnej asystentki, u której możecie wykupić konkretne wolumeny pracy.
- Trzeci kłopot pt. „nie stać mnie” najczęściej ma miejsce wtedy, gdzie mamy źle wyliczoną marżę nap produkcie i usłudze. Na pewno będą to tematy osobnych wpisów.
Masz więc opcję, albo utknąć w pracy operacyjnej i wtedy się nie rozwiniesz, albo zadbać o to, aby jednak mieć czas na realizowanie swoich planów rozwojowych firmy.
Dlaczego tak często obawiamy się odciążenia siebie od pracy?
Dla większości z nas delegowanie komuś pracy wiąże się z ryzykiem związanym z jej poprawnym wykonaniem. Mamy przeświadczenie, że sami wykonamy najlepiej i trudno jest nam uwierzyć, że znajdzie się ktoś kto zrobi pracę tak samo dobrze jak my. Jednak czasami trzeba odpuścić i uwierzyć, że nawet jak nie będzie to zrobione po naszemu to zostanie to zrobione na tyle dobrze, że klient będzie zadowolony. Problem „zosi samosi” omówimy w osobnym wpisie.
Zdaje sobie sprawę, że być może obecnie masz w głowie myśl „ tej to łatwo powiedzieć”. A pewnie, że i łatwo. Sama borykam się z momentami, w których mam za dużo bieżących zadań. Jednak kiedy mam do wyboru pracę bieżącą i realizację swoich podstawowych celów związanych z planem. Wtedy najczęściej rozkładam bardziej w czasie prace operacyjne. Bez planów najczęściej zatrzymuje się rozwój firmy.
Dowiedz się więcej na temat skutecznego planowania pracy!
