Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności w Polsce. Ma osobowość prawną, może zawierać umowy, zatrudniać pracowników i zaciągać zobowiązania. Często jednak pojawia się praktyczne pytanie: czy spółka z o.o. może zawrzeć umowę z własnym wspólnikiem lub członkiem zarządu?
Tak, umowy między spółką a wspólnikiem czy członkiem zarządu można zawierać — ale pod pewnymi warunkami. Tego rodzaju umowy podlegają szczególnym zasadom reprezentacji i wiążą się z określonymi ryzykami. Dlatego też w tym artykule wyjaśniamy m.in
-
jakie formy umów są dopuszczalne, a jakie mogą zostać zakwestionowane,
-
jak prawidłowo udokumentować koszty i rozliczenia,
-
jakie są zasady wypłat wynagrodzeń, zaliczek i zysków,
-
jak unikać konfliktu interesów i zapewnić jawność działań.
Jakie umowy można zawrzeć między spółką a własnym członkiem zarządu lub wspólnikiem?
W praktyce spółki często zawierają z członkami zarządu lub wspólnikami różne rodzaje umów cywilnoprawnych, m.in.:
-
umowy zlecenia lub o dzieło,
-
kontrakty menedżerskie,
-
umowy o pracę (z pewnymi wyjątkami),
-
umowy sprzedaży lub najmu (np. samochodu, lokalu),
-
pożyczki, poręczenia lub inne umowy o charakterze finansowym.
Jednak zawieranie takich umów nie może odbywać się w dowolny sposób. Reguluje to art. 210 § 1 Kodeks spółek handlowych, który stanowi, że w umowie między spółką z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Jeśli więc członek zarządu podpisze umowę sam ze sobą — będzie ona nieważna.
Nie wystarczy także zwykła zgoda wspólników — potrzebna jest odpowiednia reprezentacja.
Zachęcam Cię również do obejrzenia naszego filmu na YT:
Pełnomocnik lub rada nadzorcza — kto reprezentuje spółkę?
-
Jeżeli spółka ma radę nadzorczą – to właśnie ona reprezentuje spółkę przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu. Rada podejmuje uchwałę określającą warunki umowy i wyznacza osobę do podpisania dokumentu.
-
Jeżeli spółka nie ma rady nadzorczej (a tak jest w większości małych spółek) – spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie może być to inny członek zarządu ani osoba podległa zarządowi (np. pracownik spółki), aby uniknąć konfliktu interesów.
W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., w której jedyny wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu, zawarcie umowy odbywa się w formie aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia KRS.
Ważne: Umowa zawarta z naruszeniem zasad z art. 210 k.s.h. jest bezwzględnie nieważna i nie może zostać „naprawiona” później zwykłym zatwierdzeniem.
Umowy między spółką a wspólnikiem czy członkiem zarządu a podatki i ZUS — jak udokumentować koszty?
Zawieranie umów z osobami zarządzającymi musi być przejrzyste, aby uniknąć zarzutów ze strony organów skarbowych. Aby zaksięgować koszt bezpiecznie, musisz zadbać o:
- Kompletną dokumentację: umowę, uchwałę powołującą pełnomocnika (lub akt notarialny) oraz wszelkie faktury czy rachunki.
- Rynkowy poziom wynagrodzenia: To absolutna podstawa. Zawyżone lub zaniżone stawki mogą zostać zakwestionowane jako próba wyprowadzania kapitału lub ukryta dywidenda. Więcej na temat tego, jak ustalić wynagrodzenie dla członka zarządu znajdziesz TUTAJ.
- Prawidłowe rozliczenia: Należy poprawnie obliczyć i odprowadzić podatek dochodowy oraz (w zależności od rodzaju umowy) składki ZUS.
Pamiętaj: Umowa zlecenia lub o dzieło jest kosztem podatkowym tylko wtedy, gdy usługa została realnie wykonana i jest odpowiednio udokumentowana. Ostrzegamy przed zawieraniem umów fikcyjnych wyłącznie w celu obniżenia podatku!
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Wynagrodzenia, zaliczki i zyski — co można wypłacić?
Wspólnik lub członek zarządu może otrzymywać środki z tytułu:
-
wynagrodzenia z umowy (np. zlecenia, kontraktu),
-
dywidendy — jako wspólnik, po zakończeniu roku obrotowego,
-
zaliczek na dywidendę (jeśli przewiduje to umowa spółki),
-
zwrotu kosztów (np. za korzystanie z własnego samochodu).
Nie wolno jednak mylić tych tytułów wypłat. Wynagrodzenie z umowy musi być oparte na realnym świadczeniu usług lub pracy, natomiast dywidenda to udział w zysku spółki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Konflikt interesów i jawność działań
Zawieranie umów między spółką a osobami zarządzającymi to obszar, który budzi szczególne zainteresowanie urzędów skarbowych i sądów. Dlatego tak istotne jest:
-
unikanie konfliktu interesów,
-
zachowanie pełnej przejrzystości dokumentów i uchwał,
-
prowadzenie rejestru uchwał i umów z członkami zarządu i wspólnikami,
-
stosowanie rynkowych stawek i jasnych zasad rozliczeń.
Przejrzystość chroni nie tylko spółkę, ale również samych wspólników — minimalizuje ryzyko odpowiedzialności podatkowej i cywilnej.
Sankcje za naruszenie przepisów
Zawarcie umowy z naruszeniem zasad reprezentacji (np. bez pełnomocnika lub rady nadzorczej) skutkuje:
-
bezwzględną nieważnością umowy,
-
możliwością zakwestionowania kosztów podatkowych,
-
odpowiedzialnością odszkodowawczą członków zarządu,
-
ryzykiem zarzutu wypłaty ukrytej dywidendy.
W niektórych przypadkach nieważna umowa może skutkować także konsekwencjami karnymi lub odpowiedzialnością wobec wierzycieli.
Dobre praktyki przy zawieraniu umowy między spółką a wspólnikiem lub członkiem zarządu
Aby bezpiecznie zawierać umowy między spółką a wspólnikiem lub członkiem zarządu:
-
przygotuj uchwałę wspólników i powołaj pełnomocnika,
-
określ jasne warunki umowy, w tym wynagrodzenie rynkowe,
-
zadbaj o pełną dokumentację (umowy, uchwały, protokoły),
-
oddziel wynagrodzenia z umów od wypłat dywidend,
-
przechowuj dokumenty dla celów podatkowych i kontrolnych.
Podsumowanie
Zawarcie umowy między spółką z o.o. a członkiem zarządu lub wspólnikiem jest możliwe, ale wymaga zachowania szczególnych formalności. To nie tylko kwestia zgodności z przepisami art. 210 k.s.h., ale również ochrona interesów spółki i wspólników.
Prawidłowo zawarte i udokumentowane umowy minimalizują ryzyko podatkowe, zapobiegają zarzutom o ukrytą dywidendę, zwiększają przejrzystość działania spółki.
Warto skonsultować się ze specjalistą przed podpisaniem takiej umowy — zwłaszcza w jednoosobowych spółkach z o.o.
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
