Planujesz rekrutację i szukasz „kogoś do pomocy”? Zanim opublikujesz ogłoszenie, warto precyzyjnie ustalić, kogo potrzebuje Twoja firma. Zobacz, jak uniknąć częstego błędu i zatrudnić osobę, która realnie odciąży Cię w codziennych obowiązkach.
W pewnym momencie prowadzenia biznesu może pojawić się myśl: „Dłużej tak nie dam rady. Potrzebuję kogoś do pomocy”. I zwykle jest to bardzo dobra wiadomość. Może oznaczać, że klientów jest więcej, firma się rozwija, a liczba zadań zaczyna przekraczać możliwości jednej osoby. Problem w tym, że „ktoś do pomocy” nie jest jeszcze odpowiedzią na pytanie, kogo potrzebuje Twoja firma. Jeżeli zaczniesz rekrutację właśnie od tego miejsca, możesz znaleźć naprawdę świetnego człowieka, a po kilku miesiącach dojść do wniosku, że zatrudnienie wcale nie rozwiązało Twojego problemu. Nie dlatego, że pracownik jest zły. Być może po prostu od początku szukałeś nie tej osoby, której potrzebowałeś.
Zanim zaczniesz szukać człowieka, przyjrzyj się swojej pracy
Kiedy właściciel małej firmy jest przeciążony, naturalnym odruchem jest szukanie dodatkowych rąk do pracy. Tylko że zanim opublikujesz ogłoszenie, warto na chwilę zatrzymać się przy swojej własnej liście zadań.
Zastanów się, co zajmuje Ci dzisiaj najwięcej czasu oraz które obowiązki rzeczywiście wymagają Twojego doświadczenia i wiedzy. Przeanalizuj również kwestie wykonywane wyłącznie dlatego, że do tej pory nie było komu ich przekazać, a także powtarzalne schematy. Sprawdź, co odkładasz na później, ponieważ ciągle wygrywa bieżąca obsługa. W efekcie może się okazać, że wcale nie szukasz osoby do pomocy we wszystkim. Być może potrzebujesz kogoś, kto przejmie obsługę klientów lub ułoży administrację zabierającą Ci kilkanaście godzin miesięcznie. A może największym ograniczeniem biznesu jest sprzedaż i szukasz kogoś, kto weźmie odpowiedzialność właśnie za ten obszar. To bardzo różne potrzeby i trudno odpowiedzieć na nie jednym pracownikiem.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Zastanów się kogo potrzebuje Twoja firma, a dokładniej, co ma się zmienić dzięki zatrudnieniu
To jedno z ważniejszych pytań, jakie warto sobie zadać przed rozpoczęciem rekrutacji.
Co ma wyglądać inaczej za trzy lub sześć miesięcy dzięki temu, że w zespole pojawi się nowa osoba? Nie pytam tutaj wyłącznie o listę obowiązków. Chodzi o konkretny efekt. W przypadku rekrutacji do obsługi klientów rezultatem ma być to, że nie odpowiadasz już osobiście na każde pytanie i odzyskujesz kilkanaście godzin w miesiącu. Przy przekazaniu części usług celem będzie zwiększenie liczby obsługiwanych zleceń. Jeśli natomiast szukasz wsparcia w administracji, prawdopodobnie zależy Ci na uporządkowanych dokumentach bez Twojego ciągłego pilnowania.
To właśnie taki efekt powinien być punktem wyjścia do określenia roli nowej osoby i ustalenia tego, kogo potrzebuje Twoja firma. Jeżeli sam nie wiesz, za co pracownik ma odpowiadać i po czym poznasz, że dobrze wykonuje swoją pracę, jemu również będzie trudno to zrozumieć.
Nie wszystko, co robisz, powinieneś od razu oddać
Kiedy przedsiębiorca jest zmęczony, czasami ma ochotę przekazać nowej osobie wszystko, czego sam już nie chce robić. To zrozumiałe, ale niekoniecznie skuteczne. Zadania, które zabierają Ci czas, mogą wymagać zupełnie różnych kompetencji. Jeżeli wrzucisz je wszystkie do jednego stanowiska, może się okazać, że szukasz człowieka, który jednocześnie ma być świetny w sprzedaży, administracji, marketingu, obsłudze klienta i jeszcze rozumieć księgowość. Takich kandydatów nie spotyka się zbyt często.
Dlatego warto pogrupować zadania i sprawdzić, czy tworzą logiczny obszar odpowiedzialności. Dopiero wtedy zaczyna być widać, jakiego człowieka rzeczywiście potrzebujesz. Czasami okaże się też, że nie musisz zatrudniać nikogo na pełen etat. Być może na obecnym etapie wystarczy kilka lub kilkanaście godzin pracy miesięcznie albo współpraca ze specjalistą zewnętrznym.
Najpierw dokładnie precyzujemy, kogo potrzebuje Twoja firma, a dopiero później dopasowujemy do tej potrzeby człowieka i formę współpracy. Nigdy odwrotnie.
Dopiero teraz warto myśleć o umowie
Przedsiębiorcy bardzo szybko przechodzą do pytania: umowa o pracę, zlecenie czy B2B? Tymczasem ta kwestia pojawia się dopiero na kolejnym etapie. Najpierw trzeba wiedzieć, jak w praktyce ma wyglądać współpraca. Jakie zadania będzie wykonywała dana osoba, jak dużo ich będzie, jaka odpowiedzialność ma się z nimi wiązać i w jaki sposób praca zostanie zorganizowana.
Dopiero mając te informacje, można zastanawiać się nad właściwą formą współpracy, jej kosztami i formalnościami. Samo znalezienie najtańszej albo najprostszej umowy nie rozwiązuje problemu, jeśli zatrudniasz człowieka do źle określonej roli.
Zachęcam Cię również do obejrzenia mojego filmu na YT:
Dobry pracownik nie naprawi źle przygotowanego stanowiska
Łatwo powiedzieć, że trudno znaleźć dobrych ludzi do pracy. I oczywiście znalezienie odpowiedniej osoby nie zawsze jest proste. Warto jednak przed rozpoczęciem rekrutacji sprawdzić, czy sami wiemy, kogo szukamy.
Jeżeli oczekiwania zmieniają się z tygodnia na tydzień, pracownik nie wie, za co odpowiada, a większość zadań zaczyna się od zdania „zrób mi jeszcze szybko…”, nawet bardzo dobry człowiek będzie miał problem z odnalezieniem się w takiej organizacji. Dlatego zatrudnianie warto rozpocząć nie od ogłoszenia, lecz od uporządkowania własnej firmy. Dopiero później przychodzi czas na rekrutację, koszty, wybór umowy, dokumenty i wdrożenie.
Właśnie z tego powodu w książce „Zatrudniaj ludzi i nie żałuj. Praktyczny przewodnik właściciela małej firmy – od decyzji i kosztów po umowę i zarządzanie” zaczynam znacznie wcześniej niż od podpisania umowy. Pokazuję cały proces z perspektywy właściciela małej firmy: od odpowiedzi na pytanie, czy rzeczywiście potrzebujesz kolejnego człowieka i kogo potrzebuje Twoja firma, przez koszty i formalności, aż po wdrożenie, delegowanie i późniejsze zarządzanie.
Bo zatrudnienie człowieka może być jednym z ważniejszych momentów w rozwoju małej firmy. Pod warunkiem, że najpierw wiesz, po co właściwie go zatrudniasz.
