Przychodzi taki moment w życiu przedsiębiorcy, kiedy zaczyna brakować mu czasu. Najpierw wydaje się, że to chwilowe. Jest więcej klientów, więc trzeba trochę dłużej popracować. Potem pojawia się kolejny projekt. Następnie jeszcze jeden. Przedsiębiorca zaczyna pracować wieczorami, odpowiadać na wiadomości w weekendy i odkładać rzeczy, które miały być zrobione „jak będzie spokojniej”. Tylko że spokojniej nie jest. Wtedy pojawia się myśl: „Może powinienem kogoś zatrudnić”. I niemal natychmiast pojawia się druga: „Ale czy mnie na to stać?”.

To bardzo ważny moment, bo zastanawiając się, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika, stajesz przed jedną z decyzji, które mogą całkowicie zmienić sposób działania firmy. Dobrze podjęta decyzja może dać przedsiębiorcy przestrzeń do dalszego rozwoju. Zła decyzja może natomiast zwiększyć koszty, stres i liczbę problemów.

Jak więc rozpoznać, że naprawdę nadszedł moment na pierwszego albo kolejnego człowieka?

Kiedy zatrudnić pierwszego pracownika?

Nie ma jednej magicznej kwoty przychodu, po której każda firma powinna zatrudnić pracownika. Nie istnieje też jeden konkretny poziom liczby klientów, który automatycznie oznacza: „od dzisiaj potrzebujesz zespołu”. Każda firma działa inaczej.

Inne potrzeby ma przedsiębiorca świadczący usługi eksperckie, inne właściciel sklepu internetowego, a jeszcze inne osoba prowadząca firmę usługową, w której większość pracy musi zostać wykonana przez ludzi.

Dlatego decyzję o tym, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika, warto podejmować nie na podstawie jednej liczby, ale na podstawie sytuacji, w jakiej znajduje się firma. Jednym z najważniejszych sygnałów jest to, że właściciel firmy zaczyna być jej największym ograniczeniem.

Pierwszy sygnał: nie masz już czasu na rzeczy, które naprawdę rozwijają firmę

Wyobraź sobie przedsiębiorcę, który ma coraz więcej klientów.

Teoretycznie powinien się cieszyć.

W praktyce większość dnia spędza na odpowiadaniu na wiadomości, wystawianiu dokumentów, pilnowaniu terminów, przygotowywaniu prostych materiałów, wprowadzaniu danych, umawianiu spotkań i wykonywaniu dziesiątek innych zadań.

Wieczorem zostaje mu to, co rzeczywiście powinien robić jako właściciel.

Sprzedaż. Rozwój. Strategia. Rozmowy z kluczowymi klientami. Budowanie nowych produktów. Tylko że wtedy nie ma już energii.

Jeżeli coraz większą część Twojego czasu zajmują zadania, które ktoś inny mógłby wykonywać, być może nie potrzebujesz jeszcze „pracownika” w klasycznym rozumieniu. Być może potrzebujesz przede wszystkim odzyskać swój czas. I właśnie to jest jeden z najważniejszych powodów, dla których przedsiębiorca zaczyna analizować, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Drugi sygnał: firma traci pieniądze przez brak Twojego czasu

To jest moment, w którym warto przestać patrzeć na zatrudnienie wyłącznie jak na koszt.

Załóżmy, że przedsiębiorca jest w stanie sprzedać kolejną usługę za kilka tysięcy złotych, ale nie ma czasu, żeby przygotować ofertę, spotkać się z klientem i doprowadzić sprzedaż do końca. W tym samym czasie spędza kilka godzin tygodniowo na czynnościach administracyjnych. Z punktu widzenia księgowości wszystko może wyglądać poprawnie. Z punktu widzenia biznesu pojawia się jednak koszt alternatywny. Każda godzina właściciela przeznaczona na zadanie, które może wykonać ktoś inny, jest godziną, której nie może wykorzystać na coś bardziej wartościowego.

Dlatego pytanie „ile będzie kosztował mnie pracownik?” powinno być uzupełnione pytaniem „ile kosztuje mnie to, że nadal wykonuję tę pracę sam?”.

Trzeci sygnał: zaczynasz odmawiać klientom, mimo że mógłbyś ich obsłużyć

To jeden z bardziej wyraźnych sygnałów.

Klient chce współpracować, ale odpowiadasz, że nie masz terminów. Pojawia się kolejny projekt, ale nie możesz go przyjąć. Ktoś poleca Cię znajomemu, ale nie chcesz brać następnego zlecenia.

Jeżeli problemem jest rzeczywiście brak możliwości wykonania pracy, a nie brak rentowności czy brak klientów, może się okazać, że firma dotarła do granicy, której właściciel nie jest w stanie przekroczyć samodzielnie.

Wtedy człowiek w zespole może być nie tylko dodatkowym kosztem. Może być sposobem na zwiększenie możliwości firmy. Oczywiście pod warunkiem, że wcześniej policzysz, czy dodatkowa sprzedaż rzeczywiście pokryje koszt współpracy i wygeneruje odpowiednią marżę.

Czwarty sygnał: wykonujesz zadania, których nie powinieneś już wykonywać

Na początku firmy to normalne. Właściciel robi wszystko.

Sprzedaje, obsługuje klientów, wystawia faktury, prowadzi social media, odpowiada na wiadomości, robi zakupy, organizuje dokumenty i jeszcze wieczorem sprawdza, czy wszystko zostało zrobione.

Problem pojawia się wtedy, kiedy firma rośnie, ale sposób pracy właściciela się nie zmienia. Z przyzwyczajenia próbuje kontrolować każdy szczegół i wciąż wykonuje te same zadania. W konsekwencji cały czas uważa, że „nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja”. To może być prawda. Ale pytanie brzmi: czy naprawdę potrzebujesz osobiście wykonywać każdą z tych rzeczy? Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, to warto zacząć myśleć o przekazaniu części pracy komuś innemu.

Piąty sygnał: zadania zaczynają się powtarzać

Powtarzalność jest bardzo dobrym sygnałem do rozpoczęcia myślenia o delegowaniu.

Jeżeli co tydzień wykonujesz dokładnie te same czynności, odpowiadasz na podobne pytania, przygotowujesz podobne dokumenty albo realizujesz podobny proces, oznacza to, że część Twojej pracy można prawdopodobnie opisać i przekazać innej osobie.

Nie oznacza to, że od razu trzeba zatrudnić człowieka na pełny etat. Możesz zacząć od zastanowienia się, które zadania rzeczywiście wymagają Twoich kompetencji, a które wymagają po prostu czasu. To bardzo ważne rozróżnienie. Właściciel firmy powinien przede wszystkim chronić swój czas na zadania, w których jego kompetencje mają największą wartość.

Szósty sygnał: nie masz czasu na zarządzanie samą firmą

To paradoksalne, ale przedsiębiorca może być tak zajęty pracą w firmie, że przestaje mieć czas na zarządzanie firmą.

Pomija analizę wyników i rezygnuje z planowania rozwoju. Zamiast zastanawiać się nad ofertą oraz pracą nad procesami, brakuje mu przestrzeni na rozmowy z zespołem i szukanie nowych możliwości. Po prostu realizuje kolejne zadania.

Jeżeli jesteś w takim miejscu, zatrudnienie może być sposobem na przejście z poziomu „robię wszystko” do poziomu „organizuję pracę firmy”.

To jednak wymaga zmiany sposobu myślenia. Pracownik nie ma być tylko dodatkową parą rąk. Ma przejąć określony obszar odpowiedzialności.

Siódmy sygnał: masz już pracę dla człowieka, ale nie masz jeszcze stanowiska

To bardzo częsty błąd.

Przedsiębiorca mówi: „Potrzebuję kogoś do pomocy”. To za mało. Zanim zaczniesz rozważać, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika, warto dokładnie określić, co ta osoba ma robić. Jeżeli nie potrafisz opisać jej zadań, odpowiedzialności i oczekiwanych rezultatów, być może nie jesteś jeszcze gotowy na zatrudnienie. Nie chodzi o stworzenie pięćdziesięciostronicowego dokumentu. Chodzi o świadomość, po co właściwie zatrudniasz tę osobę.

Dobrym punktem wyjścia jest spisanie wszystkich zadań, które wykonujesz przez kilka tygodni, a następnie zastanowienie się, które z nich możesz przekazać.

Dopiero wtedy zaczyna powstawać realny obraz stanowiska.

Ósmy sygnał: wiesz, czego nie chcesz już robić

Czasami decyzja o zatrudnieniu zaczyna się od bardzo prostego zdania. „Nie chcę już tego robić”. I nie ma w tym nic złego. Przedsiębiorca nie musi być najlepszym specjalistą od każdej czynności wykonywanej w firmie. Jego rolą jest także zdecydowanie, gdzie jego czas i kompetencje będą najbardziej wartościowe.

Jeżeli codziennie wykonujesz zadania, których nie lubisz, które zabierają Ci mnóstwo czasu i które może wykonać ktoś inny, to może być dobry moment, żeby zastanowić się nad zmianą organizacji pracy.

Dziewiąty sygnał: firma może sfinansować stanowisko, a nie tylko pierwszą pensję

To bardzo ważne.

Decyzja o zatrudnieniu nie powinna być oparta na pytaniu: „Czy mam pieniądze na wypłatę w przyszłym miesiącu?”.

Pracownik oznacza znacznie więcej niż samo wynagrodzenie. Dochodzą koszty związane z przygotowaniem stanowiska, narzędziami, wdrożeniem, czasem osoby zarządzającej i organizacją pracy.

Dlatego warto patrzeć szerzej.

Przede wszystkim upewnij się, że firma posiada odpowiednią poduszkę finansową, a jej przychody są wystarczająco stabilne. Istotne jest również biznesowe uzasadnienie dla nowego stanowiska i jasna wizja wartości, jaką wniesie ta osoba. Warto przy tym mieć gotowy plan na sytuację, w której przez pierwsze tygodnie albo miesiące pracownik nie będzie jeszcze w pełni samodzielny.

To są pytania, które powinny pojawić się przed publikacją ogłoszenia.

Dziesiąty sygnał: jesteś gotowy, żeby nie być już jedyną osobą, która wie wszystko

To może być najtrudniejszy etap.

Zatrudnienie człowieka oznacza przecież utratę części kontroli. Nowa osoba przejmie rozmowy z klientem oraz wykonywanie codziennych zadań, a niektóre decyzje podejmie inaczej niż Ty. I nie każda taka różnica będzie błędem.

Jeżeli chcesz zbudować firmę, która może działać bez ciągłej obecności właściciela, musisz zaakceptować, że pracownik nie stanie się Twoją kopią.

Masz do czynienia z osobnym człowiekiem, który wnosi własny sposób myślenia, odmienne doświadczenia i świeże pomysły.

Nie musisz sprawiać, żeby robił wszystko dokładnie tak jak Ty. Zadaniem właściciela jest zbudowanie takiego sposobu pracy, w którym wiadomo, jaki jest cel, jakie są granice odpowiedzialności i jakich rezultatów oczekujesz.

Kiedy jeszcze nie zatrudniać pracownika?

Warto też powiedzieć głośno o drugiej stronie.

Nie każda sytuacja, w której przedsiębiorca ma dużo pracy, oznacza, że trzeba zatrudnić człowieka.

Bywa, że głównym problemem jest zbyt niska cena lub wykonywanie niepotrzebnych zadań. W innych przypadkach zawinia klient generujący ogromną ilość pracy przy śladowym zysku albo po prostu chaos organizacyjny. Niekiedy przedsiębiorca po prostu nie potrafi powiedzieć „nie”.

Jeżeli zatrudnisz człowieka tylko po to, żeby przykryć bałagan, prawdopodobnie szybko okaże się, że masz nie jeden problem, ale dwa. Dlatego przed zatrudnieniem warto uporządkować pracę i dopiero wtedy zdecydować, co rzeczywiście powinno zostać przekazane innej osobie.

Pierwszy pracownik zmienia sposób prowadzenia firmy

Zatrudnienie pierwszej osoby jest momentem, w którym przedsiębiorca zaczyna budować organizację. Do tej pory firma mogła działać głównie dzięki jego pamięci, energii i zaangażowaniu. Od momentu pojawienia się kolejnej osoby trzeba zacząć mówić o zadaniach, odpowiedzialności, procesach, komunikacji i wdrożeniu. To właśnie dlatego pierwszego pracownika nie warto traktować wyłącznie jako „pomocy”. To początek tworzenia zespołu. A im wcześniej przedsiębiorca zrozumie tę różnicę, tym łatwiej będzie mu uniknąć wielu problemów, które pojawiają się później.

Zanim zatrudnisz, przygotuj firmę

Jeżeli jesteś właśnie na tym etapie, warto poświęcić trochę czasu na przygotowanie się do zatrudnienia. Nie zaczynaj od pytania „gdzie znaleźć pracownika?”. Zacznij od pytania „co dokładnie chcę przekazać?”. Potem zastanów się, jak wygląda stanowisko, jakie kompetencje są potrzebne, jak będziesz wdrażać człowieka i w jaki sposób będziesz oceniać jego pracę. Dopiero wtedy rekrutacja zaczyna mieć sens.

Zachęcam Cię również do obejrzenia mojego filmu na YT:

Chcesz wiedzieć, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika i jak przejść przez to krok po kroku?

Właśnie nad taką książką pracujemy. Chcemy pomóc przedsiębiorcom przejść przez cały proces budowania zespołu, a nie tylko przez moment podpisania umowy.

W książce znajdziesz między innymi odpowiedzi na pytania, kiedy zatrudnić pierwszego pracownika lub kolejnego człowieka, jak przygotować się do zatrudnienia, jak określić zakres pracy, jak ustalić wynagrodzenie, jak przeprowadzić rekrutację, wdrożyć pracownika, delegować zadania i zorganizować codzienną współpracę.

Jeżeli czujesz, że Twoja firma właśnie zbliża się do tego momentu albo już go przekroczyła, zapisz się na listę oczekujących na książkę: [lista oczekujących na książkę].

Bo dobry moment na zatrudnienie nie zaczyna się wtedy, kiedy nie masz już siły pracować.

Zaczyna się wtedy, kiedy potrafisz świadomie odpowiedzieć na pytanie: po co potrzebuję tego człowieka i co dzięki niemu ma się zmienić w mojej firmie?