Sfrustrowany pracą swojego zespołu? Zanim uznasz, że brakuje dobrych kandydatów, sprawdź 7 powszechnych błędów w organizacji. Zobacz, z czego naprawdę wynikają nawracające problemy z pracownikami.

Prowadzenie biznesu i zarządzanie ludźmi często przynosi spore wyzwania, a nawracające problemy z pracownikami potrafią skutecznie odebrać radość z rozwijania firmy. Zanim jednak uznasz, że po prostu brakuje wartościowych kandydatów na rynku, warto sprawdzić wewnętrzne procesy organizacji. Czasami źródło trudności leży w sposobie, w jaki firma zatrudnia, wdraża i prowadzi swój zespół.

„Ludzie są beznadziejni” – czy na pewno?

To jedno z tych zdań, które bardzo łatwo usłyszeć od właściciela firmy. Czasami spada po odejściu kolejnego pracownika. Czasami pada po rozmowie, podczas której przedsiębiorca po raz trzeci tłumaczy dokładnie to samo. Innym razem pojawia się wtedy, gdy ktoś popełni błąd lub nie wykaże oczekiwanego zaangażowania.

I rzeczywiście, na rynku zdarzają się słabi pracownicy. Zdarzają się osoby niedopasowane do stanowiska, nieodpowiedzialne i niezaangażowane.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca wyciąga pochopne wnioski. Uznaje, że skoro kolejna osoba nie spełniła jego oczekiwań, to najwyraźniej wszyscy na rynku są beznadziejni.

Być może problem wcale nie znajduje się po drugiej stronie biurka. Część przyczyn leży w sposobie, w jaki firma zatrudnia, wdraża, organizuje i prowadzi ludzi.

Problemy z pracownikami nie zawsze zaczynają się od pracownika

Właściciel firmy zazwyczaj patrzy na sytuację z własnej perspektywy. Widzi proste zadanie i czekającego klienta. Zna biznes od podszewki i pamięta, ile wysiłku kosztowało go zbudowanie organizacji.

Pracownik natomiast przychodzi do zupełnie innego świata. Nie zna historii wcześniejszych decyzji ani pełnego obrazu firmy, a także nie wie, dlaczego jedno zadanie ma priorytet nad drugim. Nie zna wszystkich klientów, wyjątków od reguły czy specyficznego sposobu myślenia właściciela.

Mimo to przedsiębiorca często oczekuje, że nowa osoba po kilku dniach zacznie działać jak współwłaściciel. To po prostu niemożliwe.

Zanim kolejny raz powiesz, że pracownik „nie ogarnia”, zatrzymaj się na chwilę. Zadaj sobie pytanie: czy ta osoba dostała odpowiednie warunki, aby dobrze wykonać swoją pracę?

Błąd 1 – Brak jasnego zakresu obowiązków powoduje chaos

W małych firmach przedsiębiorcy często zatrudniają ludzi bez dokładnego określenia oczekiwań. Przedsiębiorca wie, po co zatrudnia człowieka i co jest ważne, tyle że rzadko przekłada tę wiedzę na jasny zakres odpowiedzialności.

Nowy pracownik słyszy zazwyczaj ogólne hasła w stylu „będziesz zajmować się obsługą klientów” albo „potrzebuję wsparcia w biurze”. Takie rozmyte polecenia rodzą jednak mnóstwo pytań o to, co dokładnie oznacza obsługa klienta, jak zareagować w przypadku reklamacji, co ma priorytet oraz kto podejmuje ostateczną decyzję w trudnej sytuacji.

Im więcej takich pytań zostaje bez odpowiedzi, tym częściej pracownik działa na własną rękę. A potem właściciel czuje rozczarowanie, bo ktoś zrobił coś „nie tak”. Tylko skąd ten człowiek miał wiedzieć, jak powinno być prawidłowo?

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Błąd 2 – Brak wdrożenia nie jest winą pracownika

Drugim częstym błędem jest przekonanie, że dobry pracownik powinien „sam się wdrożyć”. Oczywiście doświadczony specjalista szybciej odnajdzie się w nowym środowisku i nie potrzebuje prowadzenia za rękę, ale nie oznacza to, że możesz całkowicie pominąć etap wdrożenia.

Każda organizacja ma własne zasady, narzędzia i sposób komunikacji, dlatego nawet eksperci potrzebują czasu, aby poznać mechanizmy działające w nowym miejscu.

Pierwsze tygodnie nowej osoby nie oszczędzają od razu czasu właściciela. Na początku praca nowej osoby wymaga Twojego pełnego zaangażowania, ponieważ musisz pokazać działanie procesów w firmie, odpowiadać na pytania, sprawdzać pierwsze zadania oraz na bieżąco poprawiać błędy i stopniowo przekazywać samodzielność.

Jeśli pominiesz ten proces, po kilku tygodniach uznasz, że pracownik się nie nadaje. W rzeczywistości nikt go po prostu dobrze nie wdrożył.

Błąd 3 – Oszczędność na wynagrodzeniu generuje ukryte koszty

Poważne problemy z pracownikami pojawiają się również wtedy, gdy szukasz wyłącznie „taniego człowieka”. Koszty zatrudnienia mają ogromne znaczenie i musisz je dokładnie przeliczyć, jednak bardzo niska cena rzadko oznacza dobrą decyzję biznesową.

Jeżeli potrzebujesz samodzielnego specjalisty, a oferujesz minimalne wynagrodzenie, szybko wywołasz frustrację po obu stronach. Ty uznasz, że pracownik daje z siebie za mało, a pracownik poczuje, że robi znacznie więcej, niż wynika z jego pensji.

Zamiast pytać, ile najmniej możesz zapłacić, zastanów się, jakiej osoby naprawdę potrzebujesz na tym stanowisku, jaką realną wartość ten człowiek wniesie do firmy oraz jakie wynagrodzenie będzie uczciwe w stosunku do zakresu jego odpowiedzialności.

Błąd 4 – Pracownik nie będzie zaangażowany tak jak właściciel

Właściciel żyje firmą całą dobę. Pracuje wieczorami, myśli o biznesie w weekendy i martwi się spadkiem sprzedaży. To całkowicie naturalne – to jego majątek i decyzja.

Pracownik ma jednak inną relację z firmą. Powinien wykonywać swoje obowiązki rzetelnie, odpowiedzialnie i z szacunkiem do klientów, ale nie musisz oczekiwać od niego identycznego poziomu emocjonalnego zaangażowania.

Dojrzały przedsiębiorca nie buduje zespołu na nierealnych założeniach. Tworzy środowisko, w którym pracownik zna swoje zadania, rozumie cel pracy i ma warunki do osiągania świetnych wyników.

Błąd 5 – Brak odpowiednich narzędzi blokuje zespół

Wyobraź sobie, że zatrudniasz świetnego fachowca, a potem każesz mu pracować na przestarzałych systemach. Informacje przekazujesz w pięciu różnych miejscach i oczekujesz, że zapamięta wszystkie ustalenia z rozmów telefonicznych.

Czy ten człowiek działa źle? A może to firma skutecznie utrudnia mu pracę?

Chaos informacyjny potrafi sparaliżować każdy zespół. Gdy ustalenia giną w e-mailach, na komunikatorach i w przypadkowych notatkach, trudno oczekiwać wysokiej efektywności. Dobra organizacja polega na tym, że każdy pracownik dokładnie wie, gdzie znajdzie potrzebne dane i gdzie ma zarządzać swoimi zadaniami.

Błąd 6 – Gdy wszystko jest pilne, nic nie jest ważne

W wielu organizacjach problemy z pracownikami wynikają po prostu z ciągłego gaszenia pożarów.

Gdy zadania zmieniają się co godzinę, a właściciel wrzuca kolejne „pilne” tematy, zespół traci płynność. Pracownicy przeskakują między wątkami i nie kończą rozpoczętych projektów. W efekcie spadek produktywności staje się nieunikniony.

Rolą przedsiębiorcy jest wyznaczenie jasnych priorytetów. Musisz stworzyć środowisko, w którym ludzie wiedzą, co stanowi główny cel i za co dokładnie odpowiadają.

Błąd 7 – Zdiagnozuj, gdzie leży prawdziwa przyczyna

Nie każdy problem w firmie wynika z błędu zarządzającego. Czasami człowiek po prostu nie pasuje do zespołu lub nie chce się rozwijać. Jeśli mimo jasnych zasad, wdrożenia i odpowiednich narzędzi wyniki nadal są słabe – musisz podjąć stanowczą decyzję.

Dobry przedsiębiorca nie obwinia automatycznie pracowników, ani nie bierze całej odpowiedzialności na siebie. Potrafi obiektywnie ocenić, czy pracownik dokładnie wie, co ma robić, czy przeszedł prawidłowy proces wdrożenia, czy ma odpowiednie narzędzia oraz czy jego pensja odpowiada poziomowi odpowiedzialności.

Dopiero po odpowiedzi na te pytania możesz uczciwie ocenić człowieka.

Budowanie zespołu zaczyna się wcześniej, niż myślisz

Zanim opublikujesz ogłoszenie o pracę, odpowiedz sobie na pytanie, po co dokładnie zatrudniasz nową osobę i jakie obowiązki ma od Ciebie przejąć. Zastanów się też, jakie konkretne problemy w firmie ma rozwiązać oraz po czym poznasz, że dobrze wykonuje swoją pracę.

Skuteczne budowanie zespołu zaczyna się od analizy potrzeb organizacji, a nie od przeglądania spływających CV.

Zachęcam Cię również do odsłuchania naszego podcastu:

Chcesz skutecznie rozwiązać problemy z pracownikami?

Właśnie dlatego tworzymy naszą nową książkę o zatrudnianiu, organizowaniu pracy i budowaniu zespołu. Nie skupiamy się wyłącznie na kwestiach formalnych. Przeprowadzimy Cię przez cały proces: od analizy potrzeb, przez rekrutację i wdrożenie, aż po delegowanie zadań i trudne decyzje personalne.

Chcesz otrzymać informację o premierze oraz dostęp do bonusów dla osób z listy oczekujących?

👉 KLIKNIJ TUTAJ i zapisz się na listę oczekujących na książkę

Zanim kolejny raz powiesz, że ludzie są beznadziejni, sprawdź, czy Twoja firma tworzy im warunki do osiągania sukcesu.