Kiedy przedsiębiorca zaczyna myśleć o zatrudnieniu pracownika, bardzo często pierwsze pytanie brzmi: „Ile kosztuje pracownik?”. To oczywiście ważne pytanie. Każda nowa osoba w zespole oznacza dla firmy dodatkowe zobowiązanie, dlatego zanim podejmiemy decyzję, warto wiedzieć, czy biznes rzeczywiście może sobie na nią pozwolić.

Problem w tym, że bardzo łatwo zatrzymać się na jednej liczbie. Patrzymy na wynagrodzenie, dodajemy obowiązkowe koszty związane z zatrudnieniem i uznajemy, że wiemy, ile kosztuje pracownik. Tymczasem rzeczywisty koszt jest znacznie szerszy. Co więcej, samo policzenie kosztu nie odpowiada jeszcze na najważniejsze pytanie: czy zatrudnienie tej osoby będzie dla firmy opłacalne?

Bo przedsiębiorca nie powinien patrzeć wyłącznie na to, ile pieniędzy wyda na człowieka. Powinien również wiedzieć, co dzięki temu wydatkowi ma się wydarzyć. Warto zastanowić się, czy pracownik przejmie zadania wykonywane dziś przez właściciela oraz pozwoli firmie przyjąć więcej klientów. Ważne jest też ustalenie, kto zajmie się obszarem do tej pory zaniedbywanym i jak przedsiębiorca odzyska czas na sprzedaż oraz rozwój. Dopiero kiedy odpowiemy sobie na te pytania, zaczynamy naprawdę rozumieć, po co zatrudniamy człowieka i czy jego obecność w firmie ma ekonomiczny sens.

Ile kosztuje pracownik pracodawcę?

Zacznijmy od tego, co najbardziej oczywiste. Wynagrodzenie pracownika nie jest tym samym co całkowity koszt, który ponosi firma. W zależności od formy współpracy dochodzą obowiązkowe obciążenia po stronie pracodawcy oraz inne elementy wynikające z charakteru zatrudnienia. Dlatego już na początku warto przyzwyczaić się do myślenia o wynagrodzeniu nie jako o jednej kwocie, ale jako o części większej kalkulacji.

Jeżeli zastanawiasz się nad zatrudnieniem konkretnej osoby, policz rzeczywisty miesięczny koszt tej współpracy. Nie ten, który intuicyjnie przychodzi Ci do głowy, ale ten, który rzeczywiście poniesie firma. Warto przy tym korzystać z aktualnych wyliczeń przygotowanych dla konkretnej formy zatrudnienia, ponieważ przepisy i wysokość poszczególnych obciążeń mogą się zmieniać.

Nawet bardzo dokładne policzenie wynagrodzenia i kosztów pracodawcy nadal nie daje jednak pełnego obrazu. Pracownik nie pojawia się przecież w firmie pierwszego dnia jako w pełni samodzielna osoba, która od razu przynosi dokładnie taką wartość, jakiej od niej oczekujemy.

Ile kosztuje wdrożenie nowego pracownika?

Wyobraź sobie, że zatrudniasz świetnego specjalistę. Ma doświadczenie, zna swoją branżę i podczas rekrutacji zrobił na Tobie bardzo dobre wrażenie. Wszystko wskazuje na to, że znalazłeś właściwą osobę. Pierwszego dnia okazuje się jednak, że nie zna Twoich klientów, systemów, procedur ani sposobu działania firmy. Nie wie jeszcze, gdzie znajdują się dokumenty, kto podejmuje konkretne decyzje i co w Twojej organizacji oznacza „pilne”. I nie ma w tym nic dziwnego.

Dobry specjalista nie musi być od razu dobrym pracownikiem właśnie Twojej firmy. Musi dostać czas, żeby poznać organizację i nauczyć się funkcjonowania w jej ramach. Ktoś musi mu pokazać narzędzia, wyjaśnić procesy, przekazać wiedzę, odpowiedzieć na pytania, sprawdzić pierwsze zadania i stopniowo zwiększać jego samodzielność.

Najczęściej tym kimś jest właściciel albo osoba, która już pracuje w firmie. I właśnie tutaj pojawia się koszt, którego przedsiębiorca często nie uwzględnia w swojej kalkulacji. Nowy pracownik może przez pierwsze tygodnie wymagać sporo uwagi, zanim rzeczywiście zacznie odciążać zespół.

Dlatego warto pamiętać, że zatrudnienie człowieka nie zawsze oznacza natychmiastowe zmniejszenie ilości pracy właściciela. Czasami na początku tej pracy jest nawet więcej. To inwestycja, która powinna z czasem przynieść efekt, ale żeby tak się stało, trzeba ją świadomie zaplanować.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Ile kosztuje czas właściciela firmy?

Czas właściciela ma swoją wartość, nawet jeżeli nie pojawia się jako osobna pozycja w księgowości. Jeżeli przez pierwsze tygodnie nowy pracownik potrzebuje codziennie Twojego wsparcia, nie oznacza to, że coś poszło nie tak. Tak wygląda proces wdrażania człowieka do organizacji. Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że te godziny nie są ekonomicznie obojętne.

Jeżeli w czasie przeznaczonym na wdrożenie mógłbyś prowadzić sprzedaż, spotkać się z kluczowym klientem, przygotować nową ofertę albo pracować nad rozwojem firmy, to rezygnujesz w tym czasie z innych możliwości. Nie oznacza to oczywiście, że każdą rozmowę z pracownikiem należy przeliczać na złotówki. Chodzi raczej o to, żeby nie zakładać, że wdrożenie nic firmy nie kosztuje.

Właśnie dlatego zdanie „zatrudnię kogoś i od razu będę miał mniej pracy” często nie sprawdza się w rzeczywistości. Najpierw trzeba człowieka nauczyć, jak działa firma. Dopiero później można oczekiwać, że zacznie przejmować odpowiedzialność i rzeczywiście odciąży właściciela.

Pracownik potrzebuje czegoś więcej niż wynagrodzenia

Kiedy myślimy o tym, ile kosztuje pracownik, łatwo zapomnieć o wszystkim, co musi znaleźć się wokół stanowiska. Nowy członek zespołu może potrzebować komputera, telefonu, dostępu do programów, licencji, specjalistycznych narzędzi, miejsca do pracy czy dodatkowych szkoleń. W niektórych firmach dochodzi również specjalistyczny sprzęt albo inne koszty związane z wykonywaniem konkretnego rodzaju pracy.

Pojedynczo te wydatki mogą wydawać się niewielkie. Problem pojawia się wtedy, kiedy przedsiębiorca w ogóle ich nie uwzględnia. Początkowa kalkulacja zakłada określone wynagrodzenie, a po kilku miesiącach okazuje się, że trzeba było dokupić sprzęt, wykupić programy, zorganizować szkolenie i poświęcić znacznie więcej czasu na wdrożenie, niż zakładaliśmy.

Dlatego, zamiast pytać wyłącznie „ile kosztuje pracownik?”, lepiej zapytać „ile kosztuje mnie całe stanowisko?”. To znacznie szersze i bardziej praktyczne spojrzenie.

Ile kosztuje pracownik – czy stać Cię na niego?

To pytanie przedsiębiorcy zadają sobie bardzo często, ale nie zawsze w najlepszy sposób. Patrzą na konto firmy i zastanawiają się, czy mają wystarczająco dużo pieniędzy, żeby zapłacić pracownikowi w przyszłym miesiącu. Tymczasem ważniejsze jest pytanie, czy firma będzie w stanie utrzymać to stanowisko również wtedy, kiedy sytuacja na rynku się pogorszy, sprzedaż spadnie albo pojawią się nieprzewidziane wydatki.

Zatrudnienie pracownika jest zobowiązaniem, dlatego warto patrzeć na nie szerzej niż przez pryzmat jednego dobrego miesiąca. Jeżeli firma ma sezonowe przychody, trzeba zastanowić się, jak będzie wyglądała sytuacja w słabszym okresie. Biorąc pod uwagę fakt, że większość przychodów pochodzi od jednego klienta, warto uwzględnić ryzyko jego utraty. W sytuacji gdy biznes dopiero zaczyna osiągać stabilność, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy kolejne stałe zobowiązanie nie będzie zbyt dużym obciążeniem.

Nie oznacza to, że trzeba czekać z zatrudnieniem do momentu, w którym firma będzie miała ogromną poduszkę finansową. Chodzi o to, żeby decyzja nie była oparta wyłącznie na emocji. „Mam teraz dużo pracy, więc zatrudnię człowieka” może być dobrym początkiem rozważań, ale nie powinno być ich końcem.

Zachęcam Cię również do obejrzenia mojego filmu na YT:

Co się stanie, kiedy pracy będzie mniej?

To druga strona pytania o możliwość zatrudnienia. Właściciel firmy może mieć obecnie bardzo dużo pracy i być przekonany, że potrzebuje dodatkowej osoby. Po kilku miesiącach okazuje się jednak, że największe zlecenie się skończyło, sezon minął albo kilku klientów zrezygnowało.

Pracownik nadal kosztuje tyle samo.

To ważne, ponieważ firma płaci nie tylko za konkretne zadania, które są do wykonania w danym dniu. W przypadku stałego zatrudnienia płaci również za gotowość człowieka do pracy i utrzymanie stanowiska.

Dlatego przed zatrudnieniem warto zastanowić się, czy rzeczywiście mamy dla tej osoby wystarczająco dużo wartościowej pracy. Jeżeli dziś jest jej bardzo dużo, ale za trzy miesiące może jej nie być, trzeba uwzględnić ten scenariusz w decyzji.

Niekiedy rozwiązaniem jest inne ułożenie współpracy lub wstępne uporządkowanie procesów. W innych przypadkach warto zacząć od przekazania części zadań i dopiero później zwiększać zakres odpowiedzialności. Nie ma jednego rozwiązania dla każdej firmy.

Ile pracownik musi zarobić dla firmy?

To pytanie może brzmieć brutalnie, ale nie chodzi o sprowadzenie człowieka do maszyny generującej przychód. Chodzi o zrozumienie ekonomiki stanowiska.

Nie każda osoba zatrudniona w firmie będzie bezpośrednio sprzedawała. Pracownik administracyjny może nie wystawiać żadnych faktur klientom. Osoba zajmująca się obsługą może nie prowadzić sprzedaży. Specjalista może wykonywać pracę, która dopiero w połączeniu z pracą innych osób przekłada się na przychód.

Dlatego warto zastanowić się, jaką wartość ma przynieść dana osoba. Być może dzięki niej właściciel odzyska kilkanaście godzin tygodniowo albo firma będzie mogła przyjąć więcej klientów. W innym wypadku ktoś przejmie proces, który do tej pory blokował rozwój, bądź nowy specjalista pozwoli wprowadzić usługę, której wcześniej firma nie była w stanie realizować.

Wartość pracownika nie zawsze jest więc równa jego bezpośredniej sprzedaży. Powinna jednak istnieć konkretna odpowiedź na pytanie, po co ta osoba jest firmie potrzebna i jaka zmiana ma nastąpić dzięki jej pracy.

Nie zatrudniaj człowieka tylko dlatego, że masz za dużo pracy

Sama ilość pracy nie jest jeszcze wystarczającym powodem do zatrudnienia. Zanim zaczniesz szukać człowieka, warto przyjrzeć się temu, dlaczego tej pracy jest tak dużo.

Bywa, że problemem jest zbyt niska cena usług i przez to przyjmujesz zbyt wiele zleceń, żeby osiągnąć odpowiedni przychód. Czasami obsługujesz klientów, których obsługa jest czasochłonna, ale mało opłacalna. W innych przypadkach wykonujesz zadania, które można uprościć albo całkowicie wyeliminować, bądź po prostu zgadzasz się na wszystko i nie potrafisz odmawiać.

Jeżeli zatrudnisz pracownika tylko po to, żeby przykryć chaos, istnieje ryzyko, że za chwilę będziesz mieć dwa problemy zamiast jednego. Dlatego decyzję o zatrudnieniu dobrze poprzedzić próbą uporządkowania pracy.

Dopiero wtedy można zobaczyć, czego rzeczywiście brakuje i co powinno zostać przekazane innej osobie.

Wynagrodzenie pracownika a rentowność firmy

Kolejnym ważnym elementem jest ustalenie wynagrodzenia. Tutaj również bardzo łatwo wpaść w pułapkę patrzenia tylko na jedną liczbę.

Przedsiębiorca powinien oczywiście znać realia rynku i wiedzieć, jakie wynagrodzenia są odpowiednie dla osób posiadających określone kompetencje. Jednocześnie musi znać własny model biznesowy. Jeżeli zatrudniona osoba będzie wykonywała usługę, którą firma sprzedaje klientowi za określoną kwotę, koszt jej pracy powinien zostać uwzględniony w kalkulacji ceny.

To wydaje się oczywiste, ale w praktyce zdarza się bardzo często. Najpierw przedsiębiorca ustala cenę dla klienta, później zatrudnia człowieka, a dopiero na końcu zaczyna liczyć, ile pieniędzy zostaje po opłaceniu całej reszty.

Wtedy może się okazać, że problemem nie jest zbyt wysokie wynagrodzenie pracownika. Problemem jest źle policzona cena usługi.

Najtańszy pracownik nie zawsze jest najtańszym rozwiązaniem

Kiedy przedsiębiorca widzi wysokie oczekiwania finansowe kandydata, naturalnym odruchem może być szukanie kogoś tańszego. W końcu, jeśli można wykonać tę samą pracę za mniejsze pieniądze, dlaczego przepłacać?

Tylko że człowiek to nie wyłącznie stawka wynagrodzenia.

Jeżeli tańsza osoba potrzebuje bardzo dużo czasu na wdrożenie, wymaga ciągłej kontroli, popełnia kosztowne błędy albo szybko odchodzi, pozorna oszczędność może okazać się bardzo droga. Z kolei osoba, która kosztuje więcej, może szybciej osiągnąć samodzielność, przejąć większą odpowiedzialność i potrzebować znacznie mniej czasu właściciela.

Dlatego przy ustalaniu wynagrodzenia warto patrzeć na relację pomiędzy kosztem a wartością. Nie zawsze najtańszy człowiek będzie najtańszym rozwiązaniem dla firmy.

Co kosztuje odejście pracownika?

O kosztach zatrudnienia często myślimy do momentu, w którym pracownik odchodzi. Wtedy nagle okazuje się, że koszt człowieka nie kończył się na jego wynagrodzeniu.

Trzeba znaleźć kolejną osobę, przeprowadzić rekrutację, poświęcić czas na rozmowy i przygotowanie stanowiska, a następnie ponownie przejść przez proces wdrożenia. W międzyczasie ktoś musi wykonać pracę osoby, która odeszła. Czasami robi to właściciel, innym razem pozostali członkowie zespołu. Bywa też, że część obowiązków po prostu przestaje być realizowana.

Do tego dochodzi utrata wiedzy i doświadczenia. Pracownik, który spędził w firmie kilka lat, zna klientów, procesy i sytuacje, których nie da się przekazać nowej osobie w jeden dzień.

Dlatego koszt rotacji może być znacznie większy, niż sugeruje sama kwota związana z rekrutacją.

To kolejny powód, dla którego budowanie zespołu powinno obejmować nie tylko zatrudnianie, ale również wdrażanie, organizowanie pracy, delegowanie zadań i tworzenie warunków, w których dobrzy ludzie chcą zostać.

Czy pracownik jest kosztem, czy inwestycją?

Najuczciwsza odpowiedź brzmi: to zależy.

Pracownik może być bardzo dobrą inwestycją, jeśli jego obecność pozwala firmie zwiększyć sprzedaż, poprawić jakość obsługi, odzyskać czas właściciela, rozwinąć nowe usługi albo przestać być uzależnioną od jednej osoby.

Może też stać się bardzo drogim kosztem, jeżeli firma nie wie, po co właściwie zatrudniła tę osobę.

Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia człowieka tylko dlatego, że jest zmęczony i ma nadzieję, że „jakoś to się poukłada”, ryzyko jest duże. Jeżeli natomiast przed zatrudnieniem określi zakres pracy, odpowiedzialność, oczekiwane rezultaty, sposób wdrożenia i realny koszt stanowiska, podejmuje zupełnie inną decyzję.

Wtedy pracownik nie jest przypadkowym wydatkiem. Staje się elementem zaplanowanego sposobu budowania firmy.

Koszt pracownika to nie wszystko. Liczy się koszt całego systemu

W pewnym momencie przedsiębiorca powinien przestać patrzeć na pracownika jak na pojedynczą pozycję w kosztach. Człowiek jest częścią większego systemu.

Gdy brakuje jasnego zakresu obowiązków, pracownik będzie potrzebował więcej kontroli. Bez dobrego wdrożenia znacznie dłużej potrwa dochodzenie do samodzielności. Podobnie przy braku odpowiednich narzędzi cała praca wydłuży się w czasie, a brak ustalonych priorytetów doprowadzi do wykonywania zadań w przypadkowej kolejności. Jeśli dodatkowo właściciel nie potrafi delegować, zatrudnienie nie przyniesie oczekiwanego odciążenia.

Dlatego pytanie o to, ile kosztuje pracownik, powinno prowadzić do szerszego pytania o organizację pracy. Nie wystarczy policzyć, ile kosztuje człowiek. Trzeba również wiedzieć, jak zorganizować firmę, żeby jego praca rzeczywiście przynosiła wartość.

Zanim zatrudnisz, odpowiedz sobie na kilka ważnych pytań

Zanim opublikujesz ogłoszenie, warto usiąść i naprawdę przeanalizować swoją sytuację. Co dokładnie chcesz przekazać nowej osobie? Dlaczego nie możesz lub nie chcesz robić tego dalej sam? Jakie kompetencje będą potrzebne? Jak będzie wyglądało wdrożenie? Ile czasu będziesz musiał poświęcić na początku? Jakie narzędzia trzeba zapewnić? Jakie będą pełne koszty stanowiska? I przede wszystkim: co dzięki zatrudnieniu ma zmienić się w firmie?

Jeżeli potrafisz odpowiedzieć na te pytania, jesteś znacznie bliżej dobrej decyzji. Jeżeli natomiast jedyną odpowiedzią jest „mam za dużo pracy”, być może warto jeszcze chwilę poczekać i najpierw przyjrzeć się temu, jak ta praca jest zorganizowana.

Bo czasami nie potrzebujesz jeszcze pracownika. Potrzebujesz uporządkować firmę.

Dobrze zatrudniony człowiek może zmienić sposób działania firmy

Zatrudnienie pracownika nie powinno być tylko kolejnym kosztem, który trzeba co miesiąc pokryć. Dobrze zaplanowane stanowisko może zmienić sposób funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Dzięki temu właściciel zyskuje cenny czas, a klienci są obsługiwani znacznie szybciej. Podjęcie dodatkowych zleceń czy wprowadzenie nowych usług przestaje być problemem. W efekcie schodzisz z poziomu wykonywania wszystkiego samodzielnie i zyskujesz przestrzeń, by budować organizację niezależną od liczby godzin, które przepracujesz każdego dnia.

Ale żeby tak się stało, zatrudnienie musi być przemyślaną decyzją. Nie zaczyna się od znalezienia człowieka. Zaczyna się od zrozumienia, po co ten człowiek jest potrzebny.

Chcesz lepiej przygotować się do budowania zespołu?

Właśnie o tym jest nasza nowa książka. Nie chcemy ograniczać tematu pracowników do wynagrodzenia, umowy czy samej rekrutacji. Zależy nam na pokazaniu całego procesu, który zaczyna się dużo wcześniej, czyli od odpowiedzi na pytanie, czy naprawdę potrzebujesz kolejnego człowieka i co właściwie chcesz mu przekazać.

W książce przechodzimy przez kolejne etapy budowania zespołu. Piszemy o tym, jak przygotować się do zatrudnienia, jak określić zakres pracy, jak ustalić wynagrodzenie, jak przeprowadzić rekrutację, jak wdrożyć nową osobę, jak delegować zadania i jak zorganizować codzienną współpracę. Poruszamy również temat motywacji, rozwoju ludzi, zabezpieczenia pracy firmy na wypadek nieobecności pracownika oraz trudnych decyzji związanych z zakończeniem współpracy.

Jeżeli jesteś na etapie zatrudniania pierwszego pracownika, rozbudowy zespołu albo po prostu czujesz, że dotychczasowy sposób pracy z ludźmi przestaje działać, zapisz się na listę oczekujących na książkę: zustoniemus.pl/pracownicy.

Dzięki temu dowiesz się o premierze jako jedna z pierwszych osób i będziesz mieć możliwość skorzystania z materiałów oraz bonusów przygotowanych dla osób zapisanych na listę.

Bo pytanie „ile kosztuje pracownik?” jest ważne.

Ale jeszcze ważniejsze jest pytanie: co dzięki temu człowiekowi ma się zmienić w Twojej firmie?