Nowy pracownik zadaje dziesiątki pytań i nie potrafi przejąć odpowiedzialności? Problem może leżeć w braku planu na start. Sprawdź, jak wdrożyć nowego pracownika, aby odciążył Cię w codziennych obowiązkach.
Udało się. Znalazłeś człowieka, uzgodniliście warunki i przygotowałeś dokumenty, jednak teraz pojawia się pytanie: jak wdrożyć nowego pracownika, aby od pierwszego dnia wszystko poszło gładko? Przychodzi pierwszy dzień pracy. Pokazujesz nowej osobie, gdzie znajduje się wszystko, czego potrzebuje, tłumaczysz kilka najważniejszych rzeczy, przekazujesz pierwsze zadania i dodajesz proste zdanie:
„Jak czegoś nie będziesz wiedzieć, to pytaj”.
A później pracownik pyta. I pyta. I znowu pyta.
Po kilku tygodniach zaczynasz się zastanawiać, dlaczego nie może wreszcie zacząć pracować bardziej samodzielnie. Tymczasem problem niekoniecznie leży w pracowniku. Samodzielność nie pojawia się przecież automatycznie w dniu podpisania umowy. Trzeba ją zbudować, a służy temu dobre wdrożenie.
Jak wdrożyć nowego pracownika? – to coś więcej niż pokazanie stanowiska pracy
W dużych firmach onboarding bywa rozbudowanym procesem. Z kolei w małych firmach sytuacja wygląda inaczej, bo właściciel sam jest zajęty bieżącą pracą. Nowa osoba pojawia się w poniedziałek rano. W tym samym czasie przedsiębiorca próbuje obsługiwać klientów, odpowiadać na maile i tłumaczyć, jak działa firma. To zrozumiałe wyzwanie, ale warto przygotować ten proces wcześniej. Zastanawiając się, jak wdrożyć nowego pracownika, musisz sprawić, by zrozumiał swoje obowiązki, Twoje oczekiwania i wskaźniki sukcesu.
Sama lista zadań może tutaj nie wystarczyć. Jeżeli ktoś ma odpowiadać na wiadomości klientów, powinien znać oczekiwany standard obsługi. Warto też określić, w jakich sprawach podejmuje decyzję samodzielnie, a kiedy ma powrócić do Ciebie. Bez tego pracownik wybierze własne uznanie albo zacznie pytać o wszystko. Właściciele z reguły nie są zadowoleni z żadnego z tych rozwiązań.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Pracownik nie zna Twoich myśli
To szczególnie ważne w biznesach prowadzonych przez lata jednoosobowo. Właściciel wie, że danemu klientowi odpowiadamy w określony sposób. Wie też, gdzie zapisujemy faktury, jak uprzedzić dostawcę i co sprawdzić przed wysłaniem zamówienia.
Problem w tym, że duża część tej wiedzy nigdy nie została spisana. Dla Ciebie pewne rzeczy są oczywiste po latach praktyki. Z kolei dla człowieka po trzech dniach w firmie nic z tego nie jest jasne. Jeżeli planujesz, jak wdrożyć nowego pracownika do samodzielności, musisz dać mu dostęp do wiedzy potrzebnej do podejmowania dobrych decyzji. Nie musisz tworzyć kilkusetstronicowej instrukcji. Wystarczy zacząć zapisywać najważniejsze procesy i zasady, z których skorzysta także każdy kolejny członek zespołu.
Pierwsze zadania powinny służyć nauce
Nowemu pracownikowi trzeba dać przestrzeń na poznanie organizacji. Nie oznacza to jednak obserwacji przez pierwsze tygodnie. Najlepiej uczy się poprzez wykonywanie prawdziwych zadań. Na początku wybieraj prace bez wysokiego ryzyka kosztownych błędów. Właściciel może wtedy zobaczyć sposób myślenia nowej osoby oraz miejsca wymagające uzupełnienia wiedzy.
Z każdym kolejnym etapem zakres odpowiedzialności może się zwiększać. Zdecydowanie wygrywa to z dwoma skrajnościami: pilnowaniem każdego ruchu pracownika przez miesiące lub rzuceniem go na głęboką wodę z założeniem, że radzi sobie sam.
Kontrola na początku to nie mikrozarządzanie
Czasami przedsiębiorcy boją się kontrolować pracę nowej osoby z obawy przed wizerunkiem szefa patrzącego na ręce. Tymczasem w początkowym etapie regularne sprawdzanie efektów służy obu stronom. Pracownik zyskuje pewność co do zadań, a właściciel wyłapuje błędne założenia.
Klucz polega na tym, by wraz ze wzrostem kompetencji zmniejszać kontrolę i zwiększać odpowiedzialność. Jeżeli po roku nadal sprawdzasz każdą wiadomość do klienta, warto przeanalizować przyczyny. Być może pracownik nie osiągnął samodzielności, ale równie dobrze to Ty mogłeś nie oddać mu prawa do decyzji.
Pozwól pracownikowi na błędy, ale wyznacz jasne granice
Zatrudnienie człowieka do przejęcia części Twoich zadań oznacza, że prędzej czy później zrobi coś inaczej niż Ty. Niekiedy zrobi to nawet gorzej. To nieprzyjemny moment dla przedsiębiorcy kontrolującego dotąd każdy detal. Trzeba jednak odróżnić błędy będące elementem nauki od sytuacji o zbyt poważnych konsekwencjach.
Dlatego rozważając, jak wdrożyć nowego pracownika, wyznacz wyraźnie, które decyzje podejmuje sam, które konsultuje, a w jakich sprawach bezwzględnie prosi o pomoc. Tak właśnie krok po kroku buduje się pełna samodzielność.
Jak wdrożyć nowego pracownika? – Podsumowanie
Możesz znaleźć osobę z bogatym doświadczeniem, świetnymi referencjami i odpowiednimi kompetencjami. Nadal jednak nie zna Twojej firmy, Twoich standardów ani specyfiki obsługi klientów. Z tego powodu świetnego specjalistę również można źle wdrożyć, a potem miesiącami naprawiać problemy z pierwszych dni.
W książce „Zatrudniaj ludzi i nie żałuj” nie kończę historii w momencie podpisania umowy. To właśnie wtedy zaczyna się kolejny etap: sprawne wdrożenie człowieka, przekazywanie mu zadań i stopniowa budowa jego samodzielności.
Bo celem rekrutacji nie powinno być stworzenie sobie kolejnej osoby do pilnowania. Celem jest zbudowanie współpracy, dzięki której właściciel stopniowo przestaje być potrzebny przy każdej bieżącej decyzji.
