Nowy pracownik zamiast odciążać, generuje kolejne pytania i błędy? Zobacz, jak wyjść z pułapki „szybciej zrobię to sam” i zbudować samodzielny zespół w małej firmie.
Zastanawiasz się, dlaczego wypowiadasz w duchu zdanie: zatrudniłem pracownika i mam jeszcze więcej pracy? Decyzja o powiększeniu zespołu często pojawia się wtedy, gdy właściciel firmy ma już po prostu za dużo na głowie. Klientów przybywa, telefon dzwoni, skrzynka mailowa się nie kończy, a lista rzeczy „na później” robi się coraz dłuższa. W końcu zapada decyzja:
„Muszę kogoś zatrudnić, bo sam tego wszystkiego nie ogarnę”.
W wyobraźni wygląda to bardzo dobrze. Nowa osoba przejmie część obowiązków, właściciel odzyska czas, a firma będzie mogła się dalej rozwijać. Mijają jednak dwa albo trzy miesiące i okazuje się, że przedsiębiorca nadal wykonuje swoje dotychczasowe obowiązki. Dodatkowo odpowiada na pytania pracownika, poprawia jego błędy, sprawdza zadania i zastanawia się, co jeszcze może mu przekazać. Zamiast mniej pracy ma jej więcej. Wtedy pojawia się jedno z najbardziej niebezpiecznych zdań w małej firmie: „Szybciej zrobię to sam”.
“Zatrudniłem pracownika i mam jeszcze więcej pracy. Dlaczego?” – Na początku rzeczywiście możesz mieć więcej pracy
To trzeba powiedzieć wprost. Zatrudnienie człowieka nie zawsze przynosi natychmiastową ulgę. Nową osobę trzeba wdrożyć, przekazać jej wiedzę i nauczyć sposobu działania firmy. To wymaga czasu.
Jeżeli przez ostatnie pięć lat sam wykonywałeś określone zadanie w dwadzieścia minut, wytłumaczenie go nowej osobie może początkowo zająć godzinę. Pokusa powrotu do dawnych nawyków jest oczywista. Po co mam przez godzinę tłumaczyć, skoro sam zrobię to szybciej? Tylko że jutro znowu będziesz musiał poświęcić te dwadzieścia minut. I pojutrze również. Jeżeli natomiast poświęcisz czas na przekazanie zadania, po pewnym okresie być może nie będziesz musiał wykonywać go już wcale. Delegowanie często oznacza krótkoterminową inwestycję czasu po to, żeby odzyskać go w przyszłości.
Problem zaczyna się wtedy, kiedy pracownik nigdy nie dostaje odpowiedzialności
Można przekazać komuś zadanie i jednocześnie nadal pozostawić całą odpowiedzialność po swojej stronie. W praktyce wygląda to tak, że pracownik wykonuje określone czynności, ale każdą decyzję musi skonsultować z właścicielem. Przygotuje ofertę, ale najpierw musisz ją zaakceptować. Odpowie klientowi, ale wcześniej pyta o treść wiadomości. Zamówi potrzebne materiały, jednak dopiero po Twojej akceptacji kwoty i dostawcy.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Formalnie zadania zostały przekazane, ale w praktyce nadal uczestniczysz w każdym z nich. Jeżeli naprawdę chcesz odzyskać czas, w pewnym momencie musisz przekazywać nie tylko czynności, ale również prawo do podejmowania części decyzji. Oczywiście nie dzieje się to pierwszego dnia. Zakres odpowiedzialności powinien rosnąć wraz z doświadczeniem i kompetencjami pracownika. Jeżeli jednak nigdy nie zacznie rosnąć, właściciel pozostanie głównym wąskim gardłem firmy.
„Zrób to tak jak ja” nie zawsze jest najlepszą instrukcją
Kolejny problem pojawia się wtedy, kiedy przedsiębiorca oczekuje od pracownika nie tylko dobrego rezultatu, ale również wykonania zadania dokładnie w taki sam sposób, w jaki zrobiłby to sam. To bardzo trudne do odpuszczenia. Firma jest przecież czymś, co budowałeś przez lata, mając własne sposoby działania i przyzwyczajenia.
Kiedy nowy człowiek robi coś inaczej, pierwszą reakcją może być chęć poprawienia go. Tylko że „inaczej” nie zawsze oznacza „źle”. Jeżeli efekt spełnia ustalone standardy, warto zastanowić się, czy sposób dojścia do niego musi być identyczny z Twoim. W przeciwnym razie myślisz sobie: zatrudniłem pracownika i mam jeszcze więcej pracy, ponieważ nadal mentalnie wykonujesz każde zadanie razem z nim. A wtedy trudno mówić o odzyskaniu czasu.
Pracownik nie może zgadywać, czego od niego oczekujesz
Właściciel często ma w głowie bardzo jasny obraz dobrze wykonanego zadania, jednak pracownik tego obrazu po prostu nie widzi. Jeżeli mówisz „zajmij się klientem”, dla Ciebie oznacza to piętnaście konkretnych czynności i określony standard komunikacji. Z kolei dla nowej osoby jest to znacznie mniej precyzyjna informacja.
Później pojawia się rozczarowanie, bo zadanie zostało wykonane inaczej, niż oczekiwałeś. Dlatego delegowanie nie polega wyłącznie na powiedzeniu, co trzeba zrobić. Pracownik powinien również rozumieć oczekiwany efekt, granice swojej odpowiedzialności i sytuacje, w których powinien wrócić do Ciebie po decyzję. Im bardziej czytelne są te zasady, tym łatwiej budować samodzielność.
Uważaj na pułapkę „szybciej zrobię to sam”
Oczywiście, że zrobisz szybciej. Przynajmniej na początku. Robiłeś to zadanie dziesiątki albo setki razy. Znasz klientów, system, firmę i wszystkie wyjątki od reguły, podczas gdy nowa osoba dopiero się tego uczy.
Jeżeli jednak za każdym razem, kiedy pracownik robi coś wolniej od Ciebie, odbierzesz mu zadanie, nigdy nie będzie miał szansy dojść do Twojego poziomu. Zamiast tego bardzo szybko nauczy się, że w trudniejszej sytuacji najlepiej od razu przyjść do szefa. Przecież szef i tak zrobi to szybciej. W ten sposób można nieświadomie wychować pracownika, który nie podejmuje decyzji, tylko czeka na właściciela, a potem narzekać na brak samodzielności zespołu.
Celem nie jest pracownik, który robi wszystko tak jak Ty
Celem jest człowiek, który potrafi przejąć określony obszar pracy i z czasem wymaga od Ciebie coraz mniej uwagi. Żeby do tego dojść, trzeba zainwestować czas w jego wdrożenie, jasno określić oczekiwania, stopniowo zwiększać odpowiedzialność i zaakceptować, że nie każda rzecz zostanie wykonana dokładnie tak, jak zrobiłbyś ją sam.
To proces i właśnie dlatego zatrudnianie ludzi jest czymś znacznie szerszym niż podpisanie odpowiedniej umowy. Możesz perfekcyjnie policzyć koszty, wybrać właściwą formę współpracy, przygotować wszystkie dokumenty i zatrudnić świetnego kandydata. Mimo to nie odzyskasz ani jednej godziny swojego czasu, jeśli nie nauczysz się później przekazywać mu pracy i odpowiedzialności.
Właśnie dlatego powstała książka „Zatrudniaj ludzi i nie żałuj. Praktyczny przewodnik właściciela małej firmy – od decyzji i kosztów po umowę i zarządzanie”. Pokazuję w niej cały proces z perspektywy właściciela małej firmy, ponieważ podpisanie umowy nie jest metą.
Tak naprawdę wtedy zaczyna się praca z człowiekiem.
Jeżeli więc mówisz sobie: zatrudniłem pracownika i mam jeszcze więcej pracy, nie musi to od razu oznaczać, że zatrudniłeś niewłaściwą osobę. Być może warto najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście dałeś jej możliwość, żeby z czasem zaczęła Cię odciążać.
