Prowadzisz własną firmę i zastanawiasz się, jak zoptymalizować wydatki? Dobrze zaplanowane koszty uzyskania przychodu mogą znacząco obniżyć Twoje zobowiązania podatkowe. W tym artykule dowiesz się, które wydatki możesz zaliczyć do kosztów, jak wybrać najlepszą formę opodatkowania oraz czy da się obniżyć składki ZUS. Sprawdź, jakie rozwiązania będą dla Ciebie najbardziej opłacalne i nie przepłacaj fiskusowi!

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które zmniejszają Twój dochód, a tym samym kwotę podatku do zapłaty. Warto więc na bieżąco analizować, co możesz ująć w kosztach firmowych i nie przepłacać fiskusowi.

Co możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu?

• Sprzęt i narzędzia pracy – komputer, telefon, oprogramowanie, meble biurowe.
• Szkolenia, kursy, literatura branżowa – jeśli rozwijasz swoje kompetencje, to dobry sposób na optymalizację.
• Leasing samochodu – jeśli często podróżujesz służbowo, leasing może być bardziej opłacalny niż zakup.
• Marketing i reklama – kampanie w social mediach, pozycjonowanie strony, ulotki czy wizytówki to koszty, które pomagają rozwijać biznes.
• Część kosztów mieszkania – jeśli prowadzisz działalność w domu, możesz rozliczać część czynszu, opłat za media czy internet jako koszt firmowy (proporcjonalnie do powierzchni zajmowanej przez biuro).

Tutaj możesz również obejrzeć nasz filmik w którym mówimy czy delegacje możesz wrzucić w koszty firmowe:

Przykład: Marta, właścicielka jednoosobowej działalności gospodarczej, prowadzi sklep internetowy. W jej kosztach pojawiają się: domena i hosting, materiały do pakowania produktów, reklamy na Facebooku, a także kursy marketingowe, które pomagają jej lepiej prowadzić biznes. Dzięki dobrze zaplanowanym kosztom w ciągu roku oszczędza kilka tysięcy złotych na podatkach.

Powyżej wskazaliśmy na standardowe koszty uzyskania przychodu, jakie mogą pojawić się w Twojej firmie. Ale oprócz tego rodzaju kosztów, jako przedsiębiorca prowadzący JDG, co miesiąc musisz liczyć się z dodatkowymi i to nie małymi kosztami związanymi chociażby z ZUS-em czy wysokością podatków. Czy da się obniżyć te koszty?

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Jaka forma opodatkowania będzie dla Ciebie najlepsza?

Wybór formy opodatkowania wpływa na wysokość podatków, dlatego warto regularnie analizować, czy wybrana forma jest nadal korzystna. W zależności od rodzaju działalności, kosztów oraz prognozowanych dochodów, możesz wybrać:

Skala podatkowa (12% i 32%)

Opłacalna dla osób, które nie osiągają wysokich dochodów lub korzystają z ulg podatkowych. Dla kogo? Jeśli Twoje roczne dochody nie przekraczają 120 tys. zł, pozostajesz w pierwszym progu (12%). Możesz też korzystać z kwoty wolnej od podatku (30 tys. zł). Przykład: Bartek, grafik freelancer, w pierwszych latach działalności zarabiał około 80 tys. zł rocznie. Dzięki skali podatkowej korzystał z kwoty wolnej od podatku i płacił niższe zaliczki niż na podatku liniowym.

Podatek liniowy (19%)

Opłacalny dla osób, które mają wysokie dochody i nie korzystają z ulg podatkowych. Dla kogo? Jeśli przekraczasz próg 120 tys. zł, na skali podatkowej płaciłbyś już 32%. Podatek liniowy pozwala zachować jednolitą stawkę 19%, ale tracisz możliwość rozliczania się wspólnie z małżonkiem czy korzystania z ulg. Przykład: Anna prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego i rocznie zarabia 200 tys. zł. Dzięki podatkowi liniowemu płaci 19% podatku zamiast 32%, co daje jej spore oszczędności.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Korzystny dla osób, które mają wysokie przychody, ale niskie koszty. Dla kogo? Jeśli Twoja działalność nie wymaga dużych wydatków na materiały czy usługi zewnętrzne, ryczałt może być opłacalny. Stawki zależą od branży (np. 8,5% dla usług administracyjnych, czy szkoleniowych, 3% dla sklepów online). Przykład: Krzysztof jest programistą na kontrakcie B2B. Pracuje zdalnie, nie ma biura ani dużych kosztów. Wybiera ryczałt 12%, co pozwala mu płacić niższe podatki niż przy skali podatkowej czy liniowej. Pamiętaj, że zmianę formy opodatkowania możesz zgłosić do 20 lutego 2025 roku!

Składki ZUS – czy możesz płacić mniej?

Koszty uzyskania przychodu to kluczowy element optymalizacji finansowej firmy. Natomiast składki ZUS często stanowią jeden z największych wydatków przedsiębiorców. W 2025 roku warto sprawdzić, czy możesz skorzystać z ulg, takich jak:

• Ulga na start – dla nowych przedsiębiorców, przez pierwsze 6 miesięcy nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne (tylko zdrowotne). Więcej na temat ulgi na start pisaliśmy TUTAJ.
• Mały ZUS Plus – dla osób, które w poprzednim roku miały przychody poniżej 120 tys. zł. Składki są naliczane proporcjonalnie do dochodu, co pozwala zaoszczędzić setki złotych miesięcznie.
• Alternatywne rozwiązania – jeśli ZUS jest dla Ciebie dużym obciążeniem, warto rozważyć np. przekształcenie JDG w spółkę z o.o. Tutaj może przeczytać czy warto jako mały i solo przedsiębiorca przejść na spółkę z o.o.

Przykład: Adam prowadzi jednoosobową firmę konsultingową. Jego przychody w 2024 roku wyniosły 100 tys. zł, więc w 2025 roku może skorzystać z Małego ZUS Plus. Dzięki temu jego składki społeczne wyniosą około 300 zł zamiast standardowych 1500 zł.

Leasing czy zakup? Co bardziej się opłaca?

Jeśli potrzebujesz samochodu, sprzętu lub maszyn do firmy, masz dwie opcje – leasing lub zakup na firmę. Co wybrać?

• Leasing operacyjny – miesięczne raty wrzucasz w koszty, a po zakończeniu umowy możesz wykupić pojazd za ułamek wartości.
• Zakup na firmę – pełna własność od razu, możliwość amortyzacji i jednorazowego odliczenia VAT.

Przykład: Kasia, właścicielka sklepu internetowego, wzięła leasing na nowy samochód dostawczy. Dzięki temu co miesiąc obniża dochód firmy, a po 3 latach wykupi pojazd na siebie. W ten sposób zoptymalizowała podatki i zyskała większą elastyczność finansową. Podsumowanie Optymalizacja podatków to nie unikanie opodatkowania, ale świadome korzystanie z dostępnych narzędzi. W 2025 roku warto przyjrzeć się kosztom uzyskania przychodu, formie opodatkowania i składkom ZUS, aby legalnie zmniejszyć obciążenia. Każda firma jest inna, dlatego kluczowe jest indywidualne podejście i regularna analiza sytuacji podatkowej. Jeśli chcesz w pełni wykorzystać możliwości optymalizacji podatkowej i dowiedzieć się, jakie wydatki możesz legalnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, sięgnij po mój poradnik “Co mogę wrzucić w koszty firmy”. Znajdziesz w nim konkretne przykłady, praktyczne wskazówki i aktualne przepisy, które pomogą Ci płacić niższe podatki.