Znasz ten moment, kiedy siedzisz przy biurku, patrzysz na kalendarz i nagle… bum. Jest koniec czerwca, a Ty orientujesz się, że nikt jeszcze nie zatwierdził sprawozdania finansowego Twojej spółki. „Ale przecież księgowa coś tam robiła…”, myślisz. Tylko że to „coś” to dopiero początek.
Ta historia zdarza się częściej, niż ci się wydaje. Przedsiębiorcy – nawet ci bardzo zaangażowani – często wpadają w pułapkę przekonania, że sprawozdanie finansowe to sprawa księgowości. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej: to Ty, jako członek zarządu, odpowiadasz za wszystko. Za podpisy, terminy, poprawność, kompletność. Tak, nawet wtedy, gdy nie masz zielonego pojęcia, co oznacza skrót RZiS.
I nie chodzi tylko o odpowiedzialność prawną. Chodzi o to, że sprawozdanie to nie nudny dokument do urzędu. To lustro, w którym Twoja firma się przegląda. A jak wiadomo – lepiej mieć porządek, zanim się do lustra zajrzy.
„Sprawozdanie finansowe? Od tego mam księgową…”
To najczęściej wypowiadane zdanie wśród właścicieli spółek z o.o. I jedno z najgroźniejszych.
Księgowa może przygotować dokumenty. Ale podpisuje je zarząd. I to zarząd odpowiada całym majątkiem za ewentualne błędy. A błędy – niestety – lubią się pojawiać.
Na przykład wtedy, gdy dane spółki w KRS różnią się od tych w sprawozdaniu. Bo zmienił się adres, a nikt nie złożył aktualizacji. Albo gdy jedno z nazwisk członków zarządu jest wpisane z literówką. System potrafi wtedy odrzucić dokument bez ostrzeżenia – i cała praca idzie na marne.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Zegar tyka
Wielu przedsiębiorców orientuje się zbyt późno, że sprawozdanie trzeba zatwierdzić do 30 czerwca. A potem w ciągu 15 dni wysłać do KRS. Znasz to uczucie, kiedy próbujesz wgrać dokument do systemu, a on krzyczy: „Błąd struktury pliku”? Właśnie. Więcej na temat obowiązujących terminów przy składaniu sprawozdania znajdziesz TUTAJ.
Możesz też obejrzeć nasz film na YT:
Dlatego przygotowanie sprawozdania nie powinno zaczynać się w czerwcu. Powinno zacząć się zaraz po zamknięciu ksiąg, czyli w marcu. Spokojnie, krok po kroku. Z miejscem na poprawki i… podpisy.
A co właściwie jest w tym sprawozdaniu?
Wielu właścicieli spółek nie wie, co powinno się znaleźć w sprawozdaniu finansowym. Czasem myślą, że wystarczy tabelka z przychodami i kosztami. Tymczasem to pełny pakiet:
- bilans,
- rachunek zysków i strat (czyli RZiS),
- informacja dodatkowa,
- a czasem również zestawienie zmian w kapitale i przepływy pieniężne.
I nie, informacji dodatkowej nie można pominąć. Nawet jeśli wydaje się nudna. Bo to właśnie tam opisuje się istotne rzeczy: jakie przyjęto zasady księgowe, czy firma prowadzi postępowania sądowe, jaki jest plan na przyszłość. Dla urzędów – i inwestorów – to często najciekawsza część całego dokumentu.
Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe w spółce?
Kolejna pułapka: brak uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania. Możesz mieć pięknie przygotowane dokumenty, a i tak nie spełniasz obowiązku, jeśli wspólnicy nie przegłosowali uchwały. A bez tego – problem. Bo sprawozdanie nie jest ważne. A konsekwencje prawne? Już nie tylko możliwe, ale wręcz prawdopodobne.
Podpisy, podpisy, podpisy
I jeszcze raz podpisy. Kwalifikowany podpis elektroniczny, ePUAP, jednego z członków zarządu brak, a drugi nie może aktywować tokena… Brzmi znajomo? Niestety – często to właśnie kwestie techniczne zatrzymują całą procedurę. A zegar tyka.
Dlatego zawsze warto sprawdzić z wyprzedzeniem, kto ma aktywne podpisy, kto będzie dostępny w czerwcu, kto może formalnie zatwierdzić sprawozdanie.
A gdyby tak… zapytać eksperta?
Nie każda spółka potrzebuje audytu. Ale każda może skorzystać z dobrej konsultacji. Czasem wystarczy godzina rozmowy z doradcą, żeby uniknąć wielu problemów – i zyskać pewność, że wszystko jest tak, jak powinno być.
Bo prawda jest taka: lepiej zapytać niż żałować.
Na koniec: spokojna głowa
W ZUS to nie MUS wiemy, że dla przedsiębiorców sprawozdanie finansowe to często temat z kategorii „muszę, ale nie chcę”. Dlatego jesteśmy tu po to, by to „muszę” zamienić na „mam z głowy”. Przygotowaliśmy dla Ciebie pakiet dokumentów w wersji edytowalnej z instrukcjami oraz nagrania wideo wyjaśniające jak krok po kroku przejść procedurę składania sprawozdania do KRS. Kliknij poniżej i sprawdź pełny pakiet Sprawozdania finansowego.
Pakiet: "Sprawozdanie finansowe"
Też co roku irytujesz się na proces składania sprawozdania do sądu?
Ciągle wyskakują Ci jakieś błędy, a Ty nie bardzo wiesz co z tym zrobić?
Co roku zastanawiasz się, czy masz komplet dokumentów?
Dzięki praktycznemu mini kursowi przygotujesz bez błędów sprawozdanie i wszystkie niezbędne dokumenty oraz szybko i bez stresu złożysz je w sądzie.
