Jak rozliczyć koszty podróży służbowej w działalności gospodarczej?

sie 17, 2018Jednoosobowa Działalność Gospodarcza

Bardzo często przedsiębiorcy opowiadają mi historie, że mają działalność gospodarczą nie mogę rozliczać sobie kosztów delegacji. Nie wiem, czy dostają błędne informacje od swoich księgowych, czy też błędnie je interpretują. Jednak prawdą jest, że nie mogę wrzucać sobie w koszty diety, czy ryczałtu za nocleg. Jednak mogą koszty paliwa, biletów, parkingów, hoteli, posiłków.

Koszty związane z dojazdem

W przypadku gdy jedziemy w delegację samochodem to wrzucamy w koszty paliwa. Oczywiście nie zawsze same FV będą podstawą do rozliczenia kosztów. W większości przypadków trzeba do FV dołączyć tzw. kilometrówkę. Wtedy księgowość może wrzucić koszt paliwa w koszty firmy.

Jeżeli na miejsce dostaliśmy się pociągiem, autobusem czy innym środkiem publicznej komunikacji wtedy podstawą do rozliczenia kosztów będą bilety.

Jeżeli poruszamy się po mieście taksówką to do rozliczenia potrzebna jest nam FV od taxówkarza. Sam paragon w działalności gospodarczej nie może być uznany za koszt.

I tutaj sprawa wydaje się prosta. Przedsiębiorcy pytają, a co jeżeli jedziemy np. bla bla carem. Jeżeli nie macie za coś biletu lub FV niestety takich kosztów nie możecie sobie wrzucić w koszty firmy.

Dodatkowym tematem są bilety parkingowe. I tutaj nie mam dla Was dobrych informacji. Aby wrzucić koszt parkingu w koszty należy mieć FV. Nawet w centach handlowych w budkach parkingowych można taką FV otrzymać. Sam paragon nie jest podstawą do wrzucenia w koszty.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Koszty związane z noclegiem

Jedyną opcją, aby koszt noclegu wynikającego z wyjazdu służbowego wrzucić w koszty jest posiadanie FV. Z praktycznego punktu widzenia często pytacie mnie, czy muszę takie FV opisywać. To oznacza, że na tyle FV wpisujemy informację, że wyjazd dotyczy spotkanie w konkretnej sprawie, czy z konkretną osobą. Polecam, aby wpisywać takie rzeczy ponieważ urząd może was kontrolować przez pięć lat. Warto mieć takie rzeczy zapisane, aby później nie być zaskoczonym, że ktoś nas pyta, co robiliśmy pięć lat temu.

Pytacie mnie często o ryczałt za nocleg. Ryczałt można rozliczać wtedy, gdy nie mamy rachunku za nocleg. Najczęściej jesteśmy gdzieś i śpimy u znajomych, ale chcielibyśmy sobie dorobić kosztów w firmie. Jednak ryczałt można wrzucić w koszty tylko wtedy, gdy realizujemy delegacje dla pracodawcy lub jeżeli jesteśmy np. w zarządzie spółki z o.o.. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej niestety nie można korzystać z przywileju wpisywanie sobie noclegów bez posiadania FV.

 

Koszty związane z posiłkami

Temat posiłków budzi zwykle największe kontrowersje. I jeżeli jesteśmy w delegacji i wyszliśmy na obiad do restauracji i weźmiemy na ten obiad FV to nic nie stoi na przeszkodzie, aby wliczyć to w koszty. Tutaj tak samo jak w przypadku noclegów polecam opisanie z tyłu, czego dotyczy dana FV. To co stanowi dla wielu przedsiębiorców spory problem to koszty związane z dietami. W przypadku prowadzenia działalności nie możemy swoich diet wrzucać w koszty. Natomiast jeżeli mamy pracowników, to jak najbardziej możemy ich delegacje wraz z dietami wrzucić w koszty.

Poznaj tajniki prowadzenia działalności gospodarczej!

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki i kursy, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Nowy Ład dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych

Nowy Ład dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych

Rząd na początku 2021 zapowiedział powstanie Nowego Ładu podatkowego. Dla wielu Polaków wiąże się to z obniżką podatków. Dla osób prowadzących firmy jednak jest to znacząca podwyżka. W praktyce zostaną one ukryte w cenach, a ostatecznie zapłacą za to konsumenci. W...

Nowy Ład dla osób rozliczających się podatkiem ryczałtowym

Nowy Ład dla osób rozliczających się podatkiem ryczałtowym

Po zmianie w ustawie o podatku ryczałtowym w 2020 roku wielu przedsiębiorców zdecydowało się przejść na tą formę rozliczenia. Polega ona na płaceniu podatku od przychodu, a nie od dochodu. Oznacza to, że nie można wrzucać niczego w koszty. Być może zastanawiasz się...

Nowy Ład dla osób rozliczających się na podatku liniowym

Nowy Ład dla osób rozliczających się na podatku liniowym

Obecnie tysiące Polaków korzysta z możliwości rozliczania się na zasadach podatku liniowego. Oznacza to, że bez względu na kwotę dochodu odprowadzają podatek w wysokości 19%. Jest to korzystne rozwiązanie szczególnie dla tych, którzy zarabiają po kilkanaście tysięcy...

Kwota podatku do zapłaty jest dla Ciebie zaskoczeniem co miesiąc?

Pobierz bezpłatny poradnik:

Co zrobić, aby mail od księgowości o podatku Cię nie zaskoczył?

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.

Myślisz o spółce z o.o.?

Pobierz bezpłatny poradnik:

3 sposoby na przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę z o.o.

Chcesz założyć firmę?

Pobierz bezpłatny poradnik:

Jak krok po kroku założyć jednoosobową działalność gospodarczą