Rozliczenie kasowe w firmie to temat, który staje się coraz bardziej istotny, zwłaszcza dla małych firm. Na skutek wprowadzonych zmian w przepisach podatkowych, mali przedsiębiorcy zyskują nowe narzędzia do zarządzania swoimi finansami. W tym artykule przybliżamy, czym są stare i nowe formy rozliczeń, dla kogo są przeznaczone oraz jakie korzyści mogą przynieść.
Rozliczenie kasowe w firmie, przynajmniej na tą chwilę, opiera się na dwóch rodzajach podatków – PIT kasowy i VAT kasowy.
Co to jest PIT kasowy i jak działa?
PIT kasowy to nowy system rozliczania podatku dochodowego. Zaprojektowano go z myślą o przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W przeciwieństwie do tradycyjnego PIT-u memoriałowego, w systemie kasowym podatek dochodowy płaci się tylko wtedy, gdy przedsiębiorca rzeczywiście otrzyma pieniądze od klienta. To oznacza, że przedsiębiorcy nie muszą już martwić się o płatności podatkowe w momencie wystawienia faktury, co znacząco poprawia ich sytuację finansową. W praktyce oznacza to, że faktura wystawiona w lutym 2025 roku, której termin płatności przypada na sierpień 2025, zostanie uwzględniona jako przychód dopiero w momencie, gdy przedsiębiorca otrzyma zapłatę, czyli w sierpniu 2025.
Przykład:
Adam jest właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej i prowadzi mały warsztat stolarski. Co miesiąc realizuje zamówienia dla kilku stałych klientów, wystawiając faktury z 14-dniowym terminem płatności. Niestety kilkoro z nich, z uwagi na sezonowość prowadzonej działalności notorycznie opłacało faktury z dość dużym opóźnieniem. W przeszłości Adam musiał płacić podatek dochodowy od kwot na fakturach zaraz po ich wystawieniu, nawet jeśli klienci jeszcze nie zapłacili. Często zdarzało się, że musiał korzystać z własnych oszczędności, aby pokryć zobowiązania podatkowe.
Teraz – dzięki wprowadzeniu PIT-u kasowego Adam opłaca podatek dochodowy dopiero wtedy, gdy pieniądze rzeczywiście wpływają na jego konto. Na przykład, jeśli wystawi fakturę 5 kwietnia, a klient zapłaci ją 20 września, podatek od tej kwoty zapłaci dopiero we wrześniu, a nie w kwietniu.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Korzyści płynące z PIT-u kasowego
Korzystanie z rozliczenia kasowego podatku PIT w firmie niesie ze sobą wiele korzyści:
- Lepsza płynność finansowa: Dzięki temu systemowi przedsiębiorcy nie muszą wyprzedzać płatności podatkowych. Przykładowo, jeśli firma wystawia fakturę na 10 000 zł netto w grudniu, a płatność wpływa dopiero w styczniu, podatek od tej kwoty zostanie uiszczony dopiero po otrzymaniu pieniędzy.
- Zmniejszenie ryzyka finansowego: Firmy nie ponoszą kosztów podatkowych w przypadku opóźnień w płatnościach ze strony klientów. Na przykład, jeśli klient spóźnia się z zapłatą faktury na 5 000 zł, przedsiębiorca nie musi obawiać się o dodatkowe obciążenia podatkowe.
- Większa elastyczność w zarządzaniu kosztami: Koszty można rozliczać dopiero po ich faktycznym poniesieniu, co pozwala na lepsze planowanie wydatków.
Kto może skorzystać z PIT-u kasowego?
PIT kasowy jest dostępny wyłącznie dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Aby móc z niego skorzystać, należy spełnić kilka warunków:
- Roczny obrót firmy nie może przekraczać 1 miliona złotych.
- Należy zgłosić zamiar korzystania z PIT-u kasowego do 20 lutego danego roku lub do 20 dnia miesiąca następującego po uzyskaniu pierwszych przychodów.
Przykład:
Jeśli firma zaczyna generować przychody w kwietniu, musi zgłosić się do urzędu skarbowego najpóźniej do 20 maja.
Co jeszcze musisz wiedzieć na temat PIT-u kasowego?
Jest jeszcze kilka ważnych kwestii o których musisz wiedzieć zanim zdecydujesz się na wybór tej formy rozliczenia podatku dochodowego:
- PIT kasowy odnosi się zarówno do przychodów, jak i kosztów. Oznacza to, że podobnie jak przychody tak i koszty rozliczamy w momencie, gdy zapłacimy za usługę lub towar, a nie w momencie wystawienia faktury przez dostawcę.
- Przychód powstaje w dniu otrzymania zapłaty (częściowej lub całkowitej). Dotyczy to zarówno pełnych płatności, jak i zaliczek na przyszłe dostawy lub usługi. Jeśli kontrahent zapłaci część kwoty, przychód nalicza się tylko w tej części.
- Podatek PIT należy opłacić najpóźniej po upływie 2 lat od daty wystawienia faktury – nawet jeżeli kontrahent jej nie zapłacił. Ten przepis ma zapobiegać opóźnianiu płatności i unikaniu podatku dochodowego. Dwuletni okres daje przedsiębiorcy czas na dochodzenie swoich roszczeń.
- Jeśli działalność zostanie zlikwidowana przed upływem 2 lat od wystawienia faktury, przedsiębiorca musi wykazać przychód w dniu likwidacji, nawet jeśli nie otrzymał zapłaty.
VAT kasowy – dla kogo i dlaczego warto?
VAT kasowy to kolejne rozwiązanie skierowane do małych podatników, czyli firm, których roczne obroty nie przekraczają 2 milionów euro. Podobnie jak w przypadku PIT-u kasowego, VAT nalicza się i płaci dopiero w momencie rzeczywistego otrzymania zapłaty od klienta.
Przykład:
Ewa prowadzi małą firmę cateringową, która obsługuje głównie lokalne eventy i wesela. Co miesiąc wystawia faktury na różne kwoty – od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Klienci często płacą jej z dużym opóźnieniem, szczególnie w sezonie wakacyjnym, kiedy organizują większe wydarzenia.
W przeszłości Ewa musiała płacić podatek VAT już w momencie wystawienia faktury, nawet jeśli pieniądze za usługę jeszcze do niej nie wpłynęły. Bywało, że brakowało jej środków na uregulowanie VAT-u, ponieważ miała zatory płatnicze.
Ewa postanowiła skorzystać z VAT kasowego. Teraz VAT od swoich usług płaci dopiero wtedy, gdy klient zapłaci jej fakturę. Na przykład:
- 15 sierpnia Ewa wystawiła fakturę na kwotę 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT) za obsługę wesela.
- Klient zapłacił jej całą kwotę dopiero 30 września.
- W systemie VAT kasowym Ewa musi odprowadzić VAT dopiero w deklaracji za wrzesień, a nie w sierpniu, jak to miało miejsce w tradycyjnym systemie memoriałowym.
Korzyści z VAT-u kasowego
Korzyści z metody kasowej w VAT są zbliżone do tych, które daje metoda kasowa przy rozliczaniu podatku dochodowego, czyli:
- Mniejsze obciążenie finansowe: Nie musisz płacić VAT-u od faktur, które jeszcze nie zostały zapłacone.
- Większa kontrola nad finansami: Rozliczenie kasowe w firmie pozwala dostosować wydatki podatkowe do rzeczywistych przychodów.
- Ochrona przed zatorami płatniczymi: Unikasz sytuacji, gdzie musisz płacić podatek od niezapłaconych faktur.
Jak zgłosić się do rozliczenia kasowego ?
Aby skorzystać z VAT-u kasowego, należy:
- Spełniać warunek rocznego obrotu poniżej 2 milionów euro.
- Zgłosić zamiar korzystania z tej formy rozliczania do właściwego dla siebie urzędu skarbowego poprzez formularz rejestracyjny VAT-R.
- Przedsiębiorca może VAT kasowy na początku prowadzenia działalności lub w terminie do końca miesiąca, poprzedzającego okres, od którego chce rozliczać się metodą kasową.
Warto pamiętać, że rozliczenie kasowe VAT jest wiążące na co najmniej 12 miesięcy. Dlatego decyzja o wyborze tego systemu powinna być dobrze przemyślana.
UWAGA!
Metoda kasowa VAT może być stosowana tylko w trybie rozliczeń kwartalnych VAT. Deklarację JPK_V7K składa się do 25. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału. Jeśli 25. dzień miesiąca przypada na dzień wolny, terminem jest pierwszy dzień roboczy po tym dniu.
Jeżeli nie jestes pewien czy musisz być płatnikiem podatku VAT obejrzyj nasz filmik na YT – zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe z VAT.
Dlaczego mali przedsiębiorcy powinni rozważyć rozliczenie kasowe w firmie?
Rozliczenie kasowe w firmie to nie tylko uproszczenie formalności podatkowych; to także realne wsparcie dla małych przedsiębiorstw walczących z problemem zatorów płatniczych. System ten pozwala na optymalizację płynności finansowej i eliminuje konieczność kredytowania niezapłaconych jeszcze podatków. Dzięki niemu możesz lepiej zarządzać swoim budżetem i skoncentrować się na rozwijaniu swojego biznesu.
Chcesz mieć pewność, że dobrze zarządzasz kosztami w swojej firmie? Zapisz się na kurs i zdobądź praktyczną wiedzę krok po kroku!
"Koszty firmowe od A do Z"
Zmagasz się z niejasnościami w finansach swojej firmy? Nasz kurs pomoże Ci zrozumieć, jak zarządzać kosztami i wpływać na zyski, abyś mógł podejmować świadome decyzje. Zyskaj kontrolę nad swoimi finansami i spraw, by Twoja firma rosła w siłę!
