Jak złożyć sprawozdanie finansowe spółki z o.o.? To pytanie zadaje sobie wielu właścicieli tych firm. Jest to problematyczny temat szczególnie dla tych osób, które robią to po raz pierwszy. Jak zatem należy zrobić to krok po kroku? Jakie obowiązki w związku z tym ma biuro rachunkowe, jakie zarząd, a jakie wspólnicy? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym artykule.
Większość firm ma roczny okres rozliczeniowy. Oznacza to, iż sporządzają sprawozdanie po zakończonym roku kalendarzowym. Jak to zatem zrobić i o czym należy pamiętać?
Krok 1
W pierwszej kolejności sprawozdanie finansowe spółki musi zostać przygotowane przez twoje biuro rachunkowe. Składa się ono z bilansu, rachunku zysków i strat oraz tzw. informacji dodatkowej. Jest to jeden plik w formacie xml, zawierające wszystkie te składniki. Powinno być ono sporządzone do 31 marca za rok poprzedni. Do tego właśnie dnia biuro rachunkowe powinno podpisać to sprawozdanie, a następnie przekazać je spółce. Obecnie sprawozdania finansowe są sporządzane w wersji elektronicznej i również elektronicznie podpisywane.
Krok 2
W trakcie przygotowywania dokumentów przez księgowość zarząd powinien przygotować sprawozdanie z działalności zarządu. Dzięki temu księgowość będzie wiedziała, w jaki sposób ma potraktować zysk lub stratę za poprzedni rok. Dzięki temu sprawozdaniu wspólnicy otrzymają również informację, w jaki sposób zarząd spółki realizował swoje zadania. Jest to dokument opisowy, który tak naprawdę powinien mówić o tym, co spółka w ubiegłym roku zrobiła, jakie działania podejmowała. W ustawie o rachunkowości znajdują się szczegółowe informacje na temat tego co w takim sprawozdaniu powinno się znaleźć (art. 49 ust. 1). To sprawozdanie również musi być sporządzone w wersji elektronicznej oraz elektronicznie podpisane przez zarząd. I tutaj również zarząd ma czas do końca marca, na jego przygotowanie.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Krok 3
Po otrzymaniu sprawozdania finansowego z biura rachunkowego, zarząd spółki powinien je podpisać. Pod takim sprawozdaniem finansowym powinni się podpisać wszyscy członkowie zarządu lub tylko jeden – pod warunkiem, że uzyska on od pozostałych członków oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w Ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości.
Po skompletowaniu oraz podpisaniu wszystkich dokumentów, zarząd powinien zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników, w celu przyjęcia lub odrzucenia sprawozdania finansowego. Musi się on odbyć do 30 czerwca.
Krok 4
Wspólnicy na zwołanym przez zarząd zgromadzeniu muszą zatwierdzić sprawozdanie finansowe spółki. W trakcie tego spotkania muszą zostać podjęte następujące uchwały:
- uchwała w przedmiocie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego – czyli tego bilansu, rachunku zysków i strat;
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności jednostki;
- uchwała o podziale zysków (jeżeli takie wystąpiły) lub o pokryciu strat
- uchwała o udzieleniu absolutorium członkom zarządu,
Jeśli nie wiesz, jak takie uchwały powinny wyglądać, to mamy dla Ciebie gotowe wzory, które możesz edytować. Znajdziesz je TUTAJ.
Z takiego zgromadzenia wspólników należy sporządzić protokół, w którym zamieszcza się podjęte uchwały.
Krok 5
Przyjęte sprawozdanie wraz ze wszystkimi uchwałami, należy złożyć do sądu rejestrowego (KRS). Dokonuje tego zarząd – może to być jeden z członków zarządu. Ma na to 15 dni, czyli nie później niż do 15 lipca. Obecnie robi się to już tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Nie składamy żadnych papierowych dokumentów.
Do KRS-u musimy przesłać:
- sprawozdanie finansowe – sporządzone i podpisane w wersji elektronicznej
- sprawozdanie zarządu z działalności spółki – sporządzone i podpisane w wersji elektronicznej
- podjęte na zgromadzeniu uchwały – mogą być one wydrukowane, podpisane, a następnie zeskanowane.
Aby wysłać powyższe dokumenty, musisz zalogować się do E-KRS, załączyć dokumenty w wersji elektronicznej i następnie wysłać wniosek.
Generalnie to już wszystkie czynności które musisz wykonać składając sprawozdanie finansowe. Od pewnego czasu nie musisz również takiego sprawozdania przesyłać do urzędu skarbowego. Urząd ma dostęp do danych KRS-u i sam pobiera potrzebne mu informacje.
Czy za złożenie sprawozdania finansowego spółki z o.o. muszę uiścić opłatę?
Co do zasady od pewnego czasu jest to czynność bezpłatna. Jednak mogą zdarzyć się takie sytuacje kiedy będziemy musieli uiścić opłatę. Dotyczy to tych spółek, w których wszyscy członkowie zarządu są obcokrajowcami i nie posiadają numeru PESEL. W takiej sytuacji składają sprawozdanie również w formie elektronicznej, ale muszą uiścić opłatę w wysokości 140 zł.
Co mi grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Mało kto wie, że niesporządzenie i niezłożenie sprawozdania finansowego jest przestępstwem karno-skarbowym, za które może grozić grzywna. KRS może nałożyć na nas grzywnę w kwocie do 15 tys. zł, przy czym może być ona ponawiana. Warto zatem wywiązywać się z tego corocznego obowiązku.
Jeżeli posiadasz spółkę z o.o., ale kulisy jej prowadzenia stanowią dla ciebie jeszcze wyzwanie, nie do końca wiesz jak wykorzystać jej potencjał, to zachęcam Cię do skorzystania z naszego kursu:
Kurs online
“Spółka z o.o. od teorii do praktyki”
Kurs „Spółka z o.o. od teorii do praktyki” to ogromne źródło wiedzy i praktycznych porad, które poprowadzą Cię przez każdy krok zakładania, a następnie prowadzenia własnej spółki z o.o.. Wiedza zawarta w naszym kursie to esencja teorii i praktyki, zdobyta w trakcie wieloletniego doświadczenia. Zrozumiesz nie tylko podstawy prawne i formalności, ale także dowiesz się, jak uniknąć częstych pułapek i błędów, dzięki realnym przykładom i wskazówkom.