Nie jest tajemnicą, że w Polsce ogrom faktur płacona jest po terminie. Niektóre źródła mówią nawet, że problem ten sięga ponad 70% wystawianych faktur, gdzie termin płatności jest spóźniony o ponad 14 dni. To są wyniki podawane sprzed czasu wybuchu pandemii. Obecnie obserwując rynek możemy zauważyć jeszcze większe zatory płatnicze. Prawie codziennie rozmawiam z przedsiębiorcami, którzy mówią, że mają wystawionych faktur na 10/20/30 tysięcy, ale nikt mi nie płaci. A to prowadzi do tego, że muszę płacić podatki od „wirtualnych” przychodów.
Odnoszę wrażenie, że dziś szansę przetrwania mają głównie firmy, które mają dostęp do gotówki. Zdecydowanie mniej liczy się zysk, czy strata księgowa, czy wartość amortyzacji. Liczy się fakt, czy na bieżąco mogę poradzić sobie z zobowiązaniami. Właśnie tutaj z pomocą przychodzi rachunek przepływów finansowych – zwanym często z ang. cash flow.
Czym jest rachunek przepływów finansowych – cash flow
Rachunek przepływów finansowych to nic innego niż obraz aktualnej kondycji firmy. Najważniejszym elementem jest zdolność przedsiębiorstwa do generowania ruchów gotówki. Do przepływów z działalności operacyjnej zalicza się przede wszystkim:
- Przepływy ze sprzedaży dóbr i usług,
- Wypływy z tytułu zapłaty dostawcom za dostawy towarów i materiałów,
- Wypłaty wynagrodzeń dla pracowników,
- Wypływy z tytułu podatków i opłat.
Oczywiście w dokumencie przepływów finansowych bierze się również pod uwagę przepływy z działalności inwestycyjnej (np. udzielenie pożyczek, zakup środków trwałych) oraz przepływy związane z działalnością finansową (np. emisja akcji, czy obligacji).
Jak pewnie zauważasz, najważniejsza informacja wypływa z analizy działalności operacyjnej.
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
Czego się dowiesz z rachunku przepływów?
Z uwagi na to, że ogrom firm dotyczy głównie działalność operacyjna – na tym się skupię. Z analizy aktualnej sytuacji możesz na bieżąco wiedzieć, ilu przychodów możesz spodziewać się w najbliższym czasie, jakie masz koszty stałe, czy obecnie przychodów wystarcza na koszty. Niestety z uwagi na pandemię wiele firm dziś ma mniejsze przychody, niż koszty stałe. I właśnie stąd biorą się problemy związane z płynnością finansową. Jednak do momentu, gdy nie przyjrzysz się dokładnie twojej aktualnej sytuacji, prawdopodobnie nie będziesz wiedział jak wygląda twoja kondycja. Ile musisz co miesiąc dopłacać. Może okazać się, że wystarczy dogadać się z bankiem lub/i firmą leasingową i Twoja sytuacja znowu będzie stabilna. A więc taka analiza pozwala na zestawienie twardych liczb i podjęcie decyzji w oparciu o fakty.
Niestety wielu przedsiębiorców dziś popada w panikę, pewien marazm. Niektórzy łapią się każdego zlecenia, czasami za grosze, aby tylko coś zarobić. Co w rezultacie często długofalowo nie przynosi korzyści. Zajmując się zleceniami na granicy opłacalności nadal nie poprawiasz swojej kondycji finansowej. Ale jest też druga grupa, która zapadła się pod ziemię i udają, że ich nie ma, że nie mają zaległości w płatnościach. Ta postawa długofalowo powoduje narastanie coraz większej ilości problemów i ostatecznie prawdopodobnie wpłynie na zdrowie psychiczne przedsiębiorcy.
W mojej ocenie przyjrzenie się sytuacji związanej z realnym przepływem gotówki w firmie to jedyna rzetelna informacja w czasach tak dużej niepewności. Dzięki temu będziesz mógł podjąć świadome decyzje. Nie mówię, że one będą łatwe. Jednak oparte na faktach i realnej ocenie bieżącej sytuacji.
Dlaczego w czasach kryzysu rachunek przepływów jest lepszy niż bilans, czy rachunek zysków i strat?
W ostatnim tygodniu usłyszałam od jednego właściciela firmy – takiego w mojej ocenie naprawdę świadomego – „ ja przecież dostaje co miesiąc rachunek zysków i strat i mam ciągle zysk, więc moja firma świetnie sobie radzi”. Z mojej strony padło kilka pytań, właśnie o przepływy finansowe. Okazało się, że nie opłaconych faktur jest w tej firmie na ponad 200 tys. złotych. W rachunku zysków i strat widnieją w pozycji przychodów – pomimo tego, że nie są opłacone. To jest właśnie ułomność zarówno bilansu, jak i rachunku zysku i strat. W obu tych zestawieniach wstawia się kwoty zgodne z datami sprzedaży na dokumentach, a nie z datami realnej zapłaty. Ja na to często mówię wirtualne pieniądze. A więc sam bilans, czy rachunek zysków i strat nie da Ci wprost wiedzy o dostępie Twojej firmy do gotówki. Do tego potrzebny jest właśnie cash flow. W tzw. „normalnych czasach” większość firm nie potrzebuje takich zestawień. Jednak w momencie tak ogromnych zatorów płatniczych jest niezbędne do realnej oceny kondycji przedsiębiorstwa.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Na co zwrócić szczególną uwagę, aby zachować płynność finansową?
Bardzo często od przedsiębiorców padają pytania, jak sobie radzić obecnie z oceną płynności finansowej. Właściciele firm zastanawiają się, co realnie mogą zrobić. Jakie mają możliwości. Największym wyzwaniem jest zwykle ocena, czy płatności od klientów wpłyną na czas. Poniżej pokażę Ci kilka możliwości, które możesz wziąć pod uwagę.
Odsunięcie w czasie lub korekta kosztów stałych:
Większość przedsiębiorców ma koszty stałe takie jak: opłata za lokal, księgowość, leasing, rata kredytu.
Z mojego doświadczenia wynika, że większość właścicieli lokali będzie chciała z Tobą rozmawiać, aby obniżyć czynsz. Ostatecznie, jeżeli udało się Twoja firmę przenieść do pracy zdalnej możesz na ten moment zrezygnować z lokalu i w razie potrzeby fizycznego spotkania korzystać z biur cooworkingowych. Na pewno pozwoli Ci to na znaczne obniżenie kosztu.
Odnośnie kosztów księgowości. Większość znanych mi biur rachunkowych była elastyczna odnośnie rozmowy o cenach. Niektóre zgadzały się nawet do obniżenia wartości usługi do 1 zł za miesiące, w których firmy stały. A więc ponownie wystarczy zapytać.
Kwestie związane z leasingiem, czy kredytem. Warto skontaktować się z przedstawicielami tych firm/instytucji i spytać o możliwości odroczenia płatności w czasie lub rozłożenia na więcej mniejszych lat. Pamiętaj, że im też jest bardziej na rękę się z Tobą porozumieć, niż kierować sprawę do windykacji.
Korekta stanu zatrudnienia
Sytuacja przestoju wielu przedsiębiorcom umożliwiła korzystanie z dopłat z tarczy. Jednak nawet jeżeli nie, to wielu przedsiębiorców prosiła swoich pracowników o obniżenie wymiaru etatu czy urlopy bezpłatne. Jak zmienić warunki umowy o pracę dowiedz się z TEGO wpisu. Jednak firmy powoli wracają do pracy. Obecnie widać jak zmieniło się zapotrzebowania na nasze produkty/usługi. Każdy mądry przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy potrzebuje tej samej liczby pracowników, czy może jednak powinien go okroić. Pamiętaj, że koszty stałe są zawsze do zapłacenia bez względu na wielkość przychodów. A twoim priorytetem jest obniżanie kosztów stałych – oczywiście racjonalnie.
Stany magazynowe
W przypadku, gdy handlujesz towarami zwykle utrzymujesz jakiś stan magazynowy. Twoim zadaniem będzie zmniejszenie go do absolutnego minimum. Pamiętaj, że towar na magazynie to zamrożona gotówką. Sprawdź możliwości Twoich dostawców, terminy i zobacz ile minimalnie potrzebujesz mieć towaru na magazynie. Tak aby nie zamrażać na długo gotówki, która dziś często jest na wagę złota.
To kolejne metoda, szczególnie dla tych, którzy mają sporo jednorazowych zleceń. W takich wypadkach nie masz doświadczenia odnośnie tego, czy ktoś zapłaci, czy nie. Wtedy dobrze jest wystawić fakturę proformę, a dopiero jak klient zapłaci – fakturę. Gdyby się zdarzyło tak, że proforma jest nieopłacona wtedy nie wlicza się ona do przychodów. A tym samym nikt nie będzie naliczał podatku od „wirtualnych pieniędzy”. Dzięki temu unikniesz płacenia sztucznie zawyżanych podatków.
Każdorazowe „ugadywanie” się z partnerami
Gdy pracujesz z w miarę stałą ilością kontrahentów zanim wystawiasz fakturę warto się z nimi skontaktować i spytać o ich realne możliwości płatnicze. W takim momencie na pewno łatwiej Ci będzie wstawić na fakturę termin płatności i jednocześnie będziesz też realnie wiedział jakich pieniędzy i kiedy się spodziewać. Dzięki temu będziesz miał dokładniejsze dane do Twojego rachunku przepływów.
Z mojego doświadczenia wynika, że dla większości firm powyższe sposoby pozwalają na dbanie o płynność finansową. Jednak może zdarzyć się tak, że dla Ciebie powyższe sposoby są niewystarczające. Być może warto wtedy przyjrzeć się tematowi restrukturyzacji lub ostatecznie upadłości. Więcej na ten temat pisaliśmy w poprzednim numerze.
Artykuł oryginalnie napisany dla Gazeta MSP – Małych i Średnich Przedsiębiorców