Aktualne przepisy, Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, Spółka z o.o.

E-doręczenia od 2025 roku: co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć?

Widoczna kopertya listu w stylu holograficznym na tle białych pasków. Na dole grafiki napis na białym tle "E-Doręczenia obowiązkowe od 2025r. – zobacz co musisz o nich wiedzieć"

Czy wiesz, że od 1 stycznia 2025 roku e-doręczenia staną się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce? To rewolucyjna zmiana, która dotknie zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), jak i spółki z o.o. oraz inne formy prawne. W tym artykule dowiesz się, czym są e-doręczenia, kogo dotyczy obowiązek ich wdrożenia i jak uzyskać adres do e-doręczeń.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to nic innego, jak rejestrowane doręczenie elektroniczne. To usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji z instytucjami publicznymi przez internet. Mają one taką samą moc prawną, jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru.

Wprowadzenie e-doręczeń to duży krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia komunikacji z administracją publiczną. Dzięki nim kontakt z urzędami będzie szybszy, łatwiejszy i bardziej efektywny. E-doręczenia pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Nie musisz już stać w kolejkach na poczcie ani martwić się o zagubione dokumenty.

Docelowo, e-doręczenia mają zastąpić tradycyjną papierową korespondencję urzędową oraz platformę ePUAP. Dzięki temu kontakt z urzędami będzie szybszy, łatwiejszy i bardziej efektywny.

 

Kogo dotyczy ten obowiązek?

Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i przedsiębiorców.

  • Podmioty publiczne: od 1 stycznia 2025 roku urzędy, takie jak ZUS, urzędy skarbowe, ministerstwa i inne instytucje państwowe, muszą korzystać z e-doręczeń.
  • Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego: przedstawiciele zawodów takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi zobowiązani są do posiadania adresu dla e-Doręczeń od 1 stycznia 2025r.
  • Przedsiębiorcy: terminy wdrożenia e-doręczeń dla przedsiębiorców zależą od daty rejestracji firmy:
    • Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. – mają czas na uzyskanie adresu do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.
    • Firmy rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 r. – adres do e-Doręczeń jest wymagany już w momencie rejestracji.
    • Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. – mają czas na wdrożenie e-doręczeń do 1 października 2026 roku.
    • Firmy rejestrujące się w CEIDG po 1 stycznia 2025 r. – muszą podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o rejestrację.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Jak uzyskać adres do e-doręczeń?

Uzyskanie adresu dla e-doręczeń to tak naprawdę nic trudnego. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis jak to zrobić.

E-doręczenia – gdzie złożyć wniosek?

Wniosek o adres do e-doręczeń możesz złożyć online za pośrednictwem strony rządowej gov.pl. To najprostszy i najszybszy sposób.

Firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS, które zakładają adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, będą korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.

Uzyskanie adresu krok po kroku: 

  1. Wejdź na stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia i wybierz opcję „Złóż wniosek”.
  2. Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.
  3. Wypełnij wniosek, podając dane firmy i wybierając opcję „Dla podmiotu niepublicznego”. Tutaj warto również wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.
  4. Określ rolę osoby składającej wniosek (reprezentant lub pełnomocnik).

Pamiętaj, że po utworzeniu adresu do e-Doręczeń konieczna będzie jeszcze jego aktywacja.

Jak aktywować adres?

Aby aktywować adres do e-Doręczeń, należy wykonać następujące kroki:

  1. Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń, minister właściwy ds. informatyzacji przesyła informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń.
  2. Administrator skrzynki doręczeń powinien aktywować skrzynkę zgodnie z instrukcjami otrzymanymi w e-mailu. Aktywacja skrzynki umożliwi zarządzanie nią.

Gdy adres zostanie aktywowany, informacja o tym przyjdzie już na Twój adres do e-Doręczeń. Jednocześnie adres ten trafi do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) o której piszemy nieco dalej oraz KRS-u – uzupełnienie wpisu w KRS jest automatyczne i bezpłatne.

 

W jaki inny sposób możesz uzyskać adres dla e-doręczeń?

Przy okazji zmian we wpisie do KRS

Jeśli składasz wniosek o zmianę danych w KRS, możesz od razu podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

Przy okazji zmian we wpisie do CEIDG

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku mają możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 roku. Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca, który będzie zmieniał swój wpis w CEIDG, będzie miał obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.

 

Kto może złożyć wniosek o e-doręczenia w przypadku spółki z o.o.?

Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych dla podmiotu zarejestrowanego w KRS-ie może złożyć: 

  • Reprezentant firmy: np. członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki.
  • Pełnomocnik: osoba upoważniona przez zarząd. Pełnomocnictwo musi zawierać datę, miejsce sporządzenia i jednoznacznie wskazywać, że pełnomocnik jest upoważniony do czynności związanych z e-Doręczeniami.

 

Potrzebne dokumenty i dane

Jakie dane i ewentualnie dokumenty są Ci potrzebne, wdrożyć w swojej firmie e-doręczenia?

  • Dane administratora skrzynki: imię, nazwisko, adres e-mail.
  • Wydruk z KRS (dotyczy podmiotów rejestrowanych w KRS): warto dołączyć, składając wniosek za spółkę.
  • Pełnomocnictwo: jeśli wniosek składa pełnomocnik, musi dołączyć pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

 

E-doręczenia – jakiego dostawcę wybrać?

Zanim złożymy wniosek o adres dla e-Doręczeń, warto zastanowić się  nad wyborem dostawcy. Masz do wyboru dwie opcje: dostawcę publicznego i dostawców komercyjnych.

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE)

Jest to bezpłatna usługa, którą świadczy Poczta Polska S.A. Jeśli zdecydujesz się na PURDE, będziesz korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, o ile jesteś firmą zarejestrowaną w CEIDG lub KRS.

Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE) 

Jest to usługa odpłatna, którą świadczą podmioty komercyjne. Ci dostawcy muszą spełniać określone standardy bezpieczeństwa i wiarygodności.

UWAGA właściciele spółek!

Decyzje dotyczące wyboru dostawcy usługi (PURDE czy kwalifikowana usługa RDE) oraz wyznaczenia administratora skrzynki powinny być podejmowane zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki. Oznacza to, że stosowne uchwały podejmuje zarząd spółki z o.o., lub wspólnicy spółki jawnej.

 

Możliwość zmiany dostawcy:

Nawet jeśli początkowo zdecydujesz się na PURDE, w przyszłości możesz zmienić dostawcę. Ważne jest, aby zapewnić możliwość doręczania korespondencji na adres do e-Doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Warto wiedzieć też, że ewentualna rezygnacja z wybranego dostawcy nie oznacza zmiany adresu, adres do doręczeń będzie zachowany ten sam.

 

Kiedy muszę wybrać dostawcę?

Wybór dostawcy e-Doręczeń (PURDE lub RDE) ma miejsce w momencie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub podczas rejestracji w CEIDG, czy KRS. Podczas składania wniosku o adres dla e-doręczeń, wnioskodawca musi zadeklarować, czy zamierza korzystać z PURDE czy z RDE. 

Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

BAE to publiczny rejestr, w którym gromadzone są adresy do e-Doręczeń. Wpis adresu do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie. Zawiera ona adresy do e-Doręczeń wszystkich podmiotów korzystających z tej usługi.

E-doręczenia to obowiązkowy element cyfryzacji komunikacji między przedsiębiorcami a administracją publiczną. Nowy system usprawni przekazywanie dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo i wygodę. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian i uzyskać adres do e-doręczeń. W końcu to i tak będzie nieuniknione.

 

Konsultacje online 60 min.

Konsultacje biznesowe to spotkania online, podczas których przekażę Ci praktyczną wiedzę, którą będziesz mógł przekuć w działanie w swojej firmie. Możemy rozwiązać konkretny problem lub skupić się na znalezieniu nowej drogi dla Twojej firmy. Mogę także przedstawić Ci zupełne podstawy w praktyczny sposób i odpowiedzieć na nurtujące Cię pytania.

 

author-avatar

O Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Jest często zapraszana na konferencje, wykładowca w szkołach wyższych. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia. Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.