Czy wiesz, że od 1 stycznia 2025 roku e-doręczenia staną się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce? To rewolucyjna zmiana, która dotknie zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), jak i spółki z o.o. oraz inne formy prawne. W tym artykule dowiesz się, czym są e-doręczenia, kogo dotyczy obowiązek ich wdrożenia i jak uzyskać adres do e-doręczeń.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to nic innego, jak rejestrowane doręczenie elektroniczne. To usługa, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji z instytucjami publicznymi przez internet. Mają one taką samą moc prawną, jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru.
Wprowadzenie e-doręczeń to duży krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia komunikacji z administracją publiczną. Dzięki nim kontakt z urzędami będzie szybszy, łatwiejszy i bardziej efektywny. E-doręczenia pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Nie musisz już stać w kolejkach na poczcie ani martwić się o zagubione dokumenty.
Docelowo, e-doręczenia mają zastąpić tradycyjną papierową korespondencję urzędową oraz platformę ePUAP. Dzięki temu kontakt z urzędami będzie szybszy, łatwiejszy i bardziej efektywny.
Kogo dotyczy ten obowiązek?
Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i przedsiębiorców.
- Podmioty publiczne: od 1 stycznia 2025 roku urzędy, takie jak ZUS, urzędy skarbowe, ministerstwa i inne instytucje państwowe, muszą korzystać z e-doręczeń.
- Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego: przedstawiciele zawodów takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi zobowiązani są do posiadania adresu dla e-Doręczeń od 1 stycznia 2025r.
- Przedsiębiorcy: terminy wdrożenia e-doręczeń dla przedsiębiorców zależą od daty rejestracji firmy:
- Firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. – mają czas na uzyskanie adresu do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 r.
- Firmy rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 r. – adres do e-Doręczeń jest wymagany już w momencie rejestracji.
- Firmy zarejestrowane w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. – mają czas na wdrożenie e-doręczeń do 1 października 2026 roku.
- Firmy rejestrujące się w CEIDG po 1 stycznia 2025 r. – muszą podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o rejestrację.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Jak uzyskać adres do e-doręczeń?
Uzyskanie adresu dla e-doręczeń to tak naprawdę nic trudnego. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis jak to zrobić.
E-doręczenia – gdzie złożyć wniosek?
Wniosek o adres do e-doręczeń możesz złożyć online za pośrednictwem strony rządowej gov.pl. To najprostszy i najszybszy sposób.
Firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS, które zakładają adres do e-Doręczeń u publicznego dostawcy, będą korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
Uzyskanie adresu krok po kroku:
- Wejdź na stronę www.gov.pl/web/e-doreczenia i wybierz opcję „Złóż wniosek”.
- Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.
- Wypełnij wniosek, podając dane firmy i wybierając opcję „Dla podmiotu niepublicznego”. Tutaj warto również wskazać administratora skrzynki, czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu Twojej firmy lub organizacji.
- Określ rolę osoby składającej wniosek (reprezentant lub pełnomocnik).
Pamiętaj, że po utworzeniu adresu do e-Doręczeń konieczna będzie jeszcze jego aktywacja.
Jak aktywować adres?
Aby aktywować adres do e-Doręczeń, należy wykonać następujące kroki:
- Po utworzeniu adresu do e-Doręczeń, minister właściwy ds. informatyzacji przesyła informację o jego utworzeniu na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki doręczeń.
- Administrator skrzynki doręczeń powinien aktywować skrzynkę zgodnie z instrukcjami otrzymanymi w e-mailu. Aktywacja skrzynki umożliwi zarządzanie nią.
Gdy adres zostanie aktywowany, informacja o tym przyjdzie już na Twój adres do e-Doręczeń. Jednocześnie adres ten trafi do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) o której piszemy nieco dalej oraz KRS-u – uzupełnienie wpisu w KRS jest automatyczne i bezpłatne.
W jaki inny sposób możesz uzyskać adres dla e-doręczeń?
Przy okazji zmian we wpisie do KRS
Jeśli składasz wniosek o zmianę danych w KRS, możesz od razu podać dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń.
Przy okazji zmian we wpisie do CEIDG
Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku mają możliwość złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu w CEIDG już od 1 stycznia 2025 roku. Od 1 lipca 2025 roku przedsiębiorca, który będzie zmieniał swój wpis w CEIDG, będzie miał obowiązek podania danych do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zmianę wpisu.
Kto może złożyć wniosek o e-doręczenia w przypadku spółki z o.o.?
Wniosek o utworzenie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych dla podmiotu zarejestrowanego w KRS-ie może złożyć:
- Reprezentant firmy: np. członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki.
- Pełnomocnik: osoba upoważniona przez zarząd. Pełnomocnictwo musi zawierać datę, miejsce sporządzenia i jednoznacznie wskazywać, że pełnomocnik jest upoważniony do czynności związanych z e-Doręczeniami.
Potrzebne dokumenty i dane
Jakie dane i ewentualnie dokumenty są Ci potrzebne, wdrożyć w swojej firmie e-doręczenia?
- Dane administratora skrzynki: imię, nazwisko, adres e-mail.
- Wydruk z KRS (dotyczy podmiotów rejestrowanych w KRS): warto dołączyć, składając wniosek za spółkę.
- Pełnomocnictwo: jeśli wniosek składa pełnomocnik, musi dołączyć pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.
E-doręczenia – jakiego dostawcę wybrać?
Zanim złożymy wniosek o adres dla e-Doręczeń, warto zastanowić się nad wyborem dostawcy. Masz do wyboru dwie opcje: dostawcę publicznego i dostawców komercyjnych.
Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE)
Jest to bezpłatna usługa, którą świadczy Poczta Polska S.A. Jeśli zdecydujesz się na PURDE, będziesz korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, o ile jesteś firmą zarejestrowaną w CEIDG lub KRS.
Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE)
Jest to usługa odpłatna, którą świadczą podmioty komercyjne. Ci dostawcy muszą spełniać określone standardy bezpieczeństwa i wiarygodności.
UWAGA właściciele spółek!
Decyzje dotyczące wyboru dostawcy usługi (PURDE czy kwalifikowana usługa RDE) oraz wyznaczenia administratora skrzynki powinny być podejmowane zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki. Oznacza to, że stosowne uchwały podejmuje zarząd spółki z o.o., lub wspólnicy spółki jawnej.
Możliwość zmiany dostawcy:
Nawet jeśli początkowo zdecydujesz się na PURDE, w przyszłości możesz zmienić dostawcę. Ważne jest, aby zapewnić możliwość doręczania korespondencji na adres do e-Doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Warto wiedzieć też, że ewentualna rezygnacja z wybranego dostawcy nie oznacza zmiany adresu, adres do doręczeń będzie zachowany ten sam.
Kiedy muszę wybrać dostawcę?
Wybór dostawcy e-Doręczeń (PURDE lub RDE) ma miejsce w momencie składania wniosku o adres do e-Doręczeń lub podczas rejestracji w CEIDG, czy KRS. Podczas składania wniosku o adres dla e-doręczeń, wnioskodawca musi zadeklarować, czy zamierza korzystać z PURDE czy z RDE.
Baza Adresów Elektronicznych (BAE)
BAE to publiczny rejestr, w którym gromadzone są adresy do e-Doręczeń. Wpis adresu do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Oznacza to, że urzędy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję twojej firmie wyłącznie elektronicznie. Zawiera ona adresy do e-Doręczeń wszystkich podmiotów korzystających z tej usługi.
E-doręczenia to obowiązkowy element cyfryzacji komunikacji między przedsiębiorcami a administracją publiczną. Nowy system usprawni przekazywanie dokumentów, zapewniając bezpieczeństwo i wygodę. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian i uzyskać adres do e-doręczeń. W końcu to i tak będzie nieuniknione.
Konsultacje online 60 min.
Konsultacje biznesowe to spotkania online, podczas których przekażę Ci praktyczną wiedzę, którą będziesz mógł przekuć w działanie w swojej firmie. Możemy rozwiązać konkretny problem lub skupić się na znalezieniu nowej drogi dla Twojej firmy. Mogę także przedstawić Ci zupełne podstawy w praktyczny sposób i odpowiedzieć na nurtujące Cię pytania.
