Jak szybko i poprawnie przygotować dokumenty do księgowości?

wrz. 24, 2020Spółka z o.o.

Poprawnie wypełnione dokumenty i ich odpowiednie skompletowanie na koniec miesiąca ułatwiają pracę nie tylko przedsiębiorcy, ale także księgowym, z którymi współpracujemy. Bardzo często zdarza się, że dokumenty dostarczane w ostatnich dniach każdego miesiąca nie są kompletne. Przedstawiamy prostą instrukcję, jak poprawnie przygotować dokumenty do naszej księgowości. 

Twoje przychody z ostatniego miesiąca

Najczęściej przychody są fakturowane, a więc przygotuj wszystkie faktury. Dodatkowo w przypadku, gdy używasz kas fiskalnych powinieneś sporządzić raport kasowy miesięczny z każdej posiadanej przez Ciebie kasy. Posiadacze kas najczęściej są również posiadaczami terminali płatniczych, a więc tutaj też potrzebna jest informacja ile transakcji obsłużyłeś za pomocą terminala.

W niektórych firmach, najczęściej dotyczy to sklepów internetowych, nie ma obowiązku posiadania kasy. A naszymi klientami są osoby fizyczne, którym nie wystawiamy faktur. W takim przypadku powinniśmy sporządzić tzw. raport sprzedaży niefakturowanej. Najprościej utworzyć tabele np. w excell i wpisać tam kiedy i od kogo w jakiej kwocie nastąpiła sprzedaż. Niektóre systemy wspierające taką działalność samodzielnie generują takie zestawienia.

To najważniejsze źródła przychodów jakie należy wziąć pod uwagę w przypadku prowadzenia firmy

Twoje koszty z ostatniego miesiąca

W momencie, gdy ja zabieram się za podsumowanie miesiąca zwykle zaczynam od kompletowania faktur za koszty stałe ( np. opłata za księgowość, leasing, obsługę mediów społecznościowych itp.).

W drugiej kolejności zabieram się za koszty zmienne. W moim przypadku sporym kosztem są faktury za paliwo, reklamy na mediach społecznościowych. I ostatni krok to koszty okazjonalne np. poczta, zakup telefonu, biurka itp. Aby nie mieć problemów z poszukiwaniem faktur na koniec miesiąca kładę je po prostu w jedno miejsce. A analizuję dopiero na koniec miesiąca.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Wyciąg bankowy

W przypadku pełnej księgowości, która dotyczy spółek wyciąg bankowy jest obowiązkowym elementem miesięcznej paczki dokumentów. Zanim oddam dokumenty najczęściej sprawdzam, czy do każdej pozycji na wyciąg na pewno mam wydrukowaną fakturę. To taka dodatkowa weryfikacja.

Pracownicy

Wiele firm korzysta z pomocy pracowników zatrudnionych w oparciu o różne umowy. W przypadku umowy o pracę na pewno do księgowości należy oddać podpisaną listę płac. W przypadku umów cywilno prawnych nowe umowy, rachunki do umów i inne dowody zatrudnienia.

Stan magazynu

Ta pozycja dotyczy firm, które handlują towarem. Np. ZUS to nie MUS handluje książkami. Na koniec każdego miesiąca musimy posiadać zestawienie jaki jest realny stan magazynu. Kolokwialnie ile książek z każdego tytułu zostało na ostatni dzień miesiąca.

Informacje o zmianach formalnych

 Księgowość powinna wiedzieć o takich zmianach jak zmiana rachunku bankowego, jak zmiany w zarządzie, podjęte uchwały, zawarte nowe umowy na leasing, umowy kredytowe. Jeżeli w danym miesiącu takie wydarzenia miały miejsce przygotuj dokumenty,  dzięki którym księgowość będzie o takich zmianach wiedziała.

Tak przygotowane dokumenty należy oddać do obsługującego naszą firmę biura rachunkowego. Prawdopodobieństwo, że księgowi poproszą nas o dodatkowe dokumenty jest bliskie zeru. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że prawidłowe skompletowanie dokumentacji rozliczeniowej to ukłon tylko i wyłącznie w stronę biura rachunkowego i zadbanie o wygodę księgowych, Nic bardziej mylnego! Poprawnie przygotowane dokumenty umożliwiają księgowemu ich natychmiastowe rozliczenie. A dodatkowa korzyść to fakt, że macie jasny obraz sytuacji.

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki i kursy, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy w formie spółki z o.o.:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Czy opłaca mi się współpracować z kimś, kto nie jest na VAT?

Czy opłaca mi się współpracować z kimś, kto nie jest na VAT?

Wielu przedsiębiorców ma poważne dylematy, czy współpracować z kimś kto nie jest na VAT. Zwykle tłumaczą to tym, że otrzymują fakturę bez VAT-u nie później mają za duży VAT do zapłaty. Dziś wyjaśnię, dlaczego matematycznie to nie ma znaczenia, czy ktoś jest, czy nie...

Nowy ład – jak z tego wybrnąć

Nowy ład – jak z tego wybrnąć

Nowy ład wiąże się z dość sporą stratą dla naprawdę wielu przedsiębiorców. Składka zdrowotna liczona od dochodu bez możliwości jej odliczenia dla firm, które rozliczają się ryczałtowo oznaczać może wzrost podatków o kilka tysięcy miesięcznie. Nie ma się co oszukiwać -...

Nowy ład – ile stracą przedsiębiorcy, praktyczne wyliczenia

Nowy ład – ile stracą przedsiębiorcy, praktyczne wyliczenia

Niedawno ogłoszony nowy ład wiąże się m.in. z brakiem odliczania składki zdrowotnej od podatku. To dla wielu z nas w praktyce oznacza podwyżkę o 7,75% ( część jaką można było odliczyć). Dodatkowo rząd zapowiedział, że składka zdrowotna będzie wynosiła 9% liczone od...

Myślisz o spółce, ale nie chcesz płacić podwójnego podatku?

Pobierz bezpłatny poradnik:

Jak ominąć podwójne opodatkowanie w spółce z o.o.

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.

Chcesz obniższyć koszty w Twojej firmie?

Pobierz bezpłatny poradnik:

7 sposobów na obniżenie kosztów w Twojej firmie