Poprawnie wypełnione dokumenty i ich odpowiednie skompletowanie na koniec miesiąca ułatwiają pracę nie tylko przedsiębiorcy, ale także księgowym, z którymi współpracujemy. Bardzo często zdarza się, że dokumenty dostarczane w ostatnich dniach każdego miesiąca nie są kompletne. Przedstawiamy prostą instrukcję, jak poprawnie przygotować dokumenty do naszej księgowości.
Twoje przychody z ostatniego miesiąca
Najczęściej przychody są fakturowane, a więc przygotuj wszystkie faktury. Dodatkowo w przypadku, gdy używasz kas fiskalnych powinieneś sporządzić raport kasowy miesięczny z każdej posiadanej przez Ciebie kasy. Posiadacze kas najczęściej są również posiadaczami terminali płatniczych, a więc tutaj też potrzebna jest informacja ile transakcji obsłużyłeś za pomocą terminala.
W niektórych firmach, najczęściej dotyczy to sklepów internetowych, nie ma obowiązku posiadania kasy. A naszymi klientami są osoby fizyczne, którym nie wystawiamy faktur. W takim przypadku powinniśmy sporządzić tzw. raport sprzedaży niefakturowanej. Najprościej utworzyć tabele np. w excell i wpisać tam kiedy i od kogo w jakiej kwocie nastąpiła sprzedaż. Niektóre systemy wspierające taką działalność samodzielnie generują takie zestawienia.
To najważniejsze źródła przychodów jakie należy wziąć pod uwagę w przypadku prowadzenia firmy
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
Twoje koszty z ostatniego miesiąca
W momencie, gdy ja zabieram się za podsumowanie miesiąca zwykle zaczynam od kompletowania faktur za koszty stałe ( np. opłata za księgowość, leasing, obsługę mediów społecznościowych itp.).
W drugiej kolejności zabieram się za koszty zmienne. W moim przypadku sporym kosztem są faktury za paliwo, reklamy na mediach społecznościowych. I ostatni krok to koszty okazjonalne np. poczta, zakup telefonu, biurka itp. Aby nie mieć problemów z poszukiwaniem faktur na koniec miesiąca kładę je po prostu w jedno miejsce. A analizuję dopiero na koniec miesiąca.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Wyciąg bankowy
W przypadku pełnej księgowości, która dotyczy spółek wyciąg bankowy jest obowiązkowym elementem miesięcznej paczki dokumentów. Zanim oddam dokumenty najczęściej sprawdzam, czy do każdej pozycji na wyciąg na pewno mam wydrukowaną fakturę. To taka dodatkowa weryfikacja.
Pracownicy
Wiele firm korzysta z pomocy pracowników zatrudnionych w oparciu o różne umowy. W przypadku umowy o pracę na pewno do księgowości należy oddać podpisaną listę płac. W przypadku umów cywilno prawnych nowe umowy, rachunki do umów i inne dowody zatrudnienia.
Stan magazynu
Ta pozycja dotyczy firm, które handlują towarem. Np. ZUS to nie MUS handluje książkami. Na koniec każdego miesiąca musimy posiadać zestawienie jaki jest realny stan magazynu. Kolokwialnie ile książek z każdego tytułu zostało na ostatni dzień miesiąca.
Informacje o zmianach formalnych
Księgowość powinna wiedzieć o takich zmianach jak zmiana rachunku bankowego, jak zmiany w zarządzie, podjęte uchwały, zawarte nowe umowy na leasing, umowy kredytowe. Jeżeli w danym miesiącu takie wydarzenia miały miejsce przygotuj dokumenty, dzięki którym księgowość będzie o takich zmianach wiedziała.
Tak przygotowane dokumenty należy oddać do obsługującego naszą firmę biura rachunkowego. Prawdopodobieństwo, że księgowi poproszą nas o dodatkowe dokumenty jest bliskie zeru. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że prawidłowe skompletowanie dokumentacji rozliczeniowej to ukłon tylko i wyłącznie w stronę biura rachunkowego i zadbanie o wygodę księgowych, Nic bardziej mylnego! Poprawnie przygotowane dokumenty umożliwiają księgowemu ich natychmiastowe rozliczenie. A dodatkowa korzyść to fakt, że macie jasny obraz sytuacji.