Od lutego 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dotyczy już dużych firm, a od kwietnia wchodzą w to także małe przedsiębiorstwa. Dla wielu właścicieli firm oznacza to spore zmiany w sposobie wystawiania i korygowania faktur. W tym wpisie wyjaśniamy, co się zmienia, jakie pułapki czyhają przy błędach na fakturach i jak najlepiej przygotować się do pełnej cyfryzacji faktur.
Jak zatem będzie wyglądała korekta faktury w KSEF? Zanim odpowiemy na to pytanie, przypomnijmy:
KSeF – krótko i na temat
KSeF to system Ministerstwa Finansów, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, z obowiązkowym nadaniem numeru identyfikacyjnego przez MF. System ma uprościć kontrolę nad obiegiem faktur i przyspieszyć rozliczenia podatkowe.
W praktyce oznacza to, że od momentu wejścia w życie obowiązku dla Twojej firmy:
- każda faktura VAT musi być wystawiona w formacie KSeF,
- dokument nie może być „wycięty” z systemu – każda faktura ma swój unikalny numer nadany przez MF,
- korekty faktur muszą być wystawiane jako faktury korygujące w KSeF, a nie zwykłe noty korygujące jak dotychczas.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Co się zmienia od kwietnia dla małych firm?
Dla wielu mikro i małych przedsiębiorstw najbardziej odczuwalna będzie zmiana w sposobie korygowania faktur.
Obecnie, gdy wystawiona faktura zawiera błąd (np. literówkę w nazwie kontrahenta, złą stawkę VAT czy niewłaściwą kwotę), często można ją po prostu poprawić i podmienić w systemie księgowym.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego co zmienia się dla przedsiębiorców od stycznia 2026? Przeczytaj TEN ARTYKUŁ.
Korekta faktury w KSEF – jak ma wyglądać?
Od kwietnia 2026 r. dotychczasowa praktyka nie będzie możliwa. Każda korekta faktury w KSEF będzie musiała być:
- Wystawiona jako faktura korygująca w KSeF,
- Prawidłowo powiązana z oryginalną fakturą,
- Zarejestrowana w systemie – numer korygujący również nada MF.
Nie będzie już miejsca na „noty korygujące” w starym stylu. To oznacza, że błędy na fakturze będą wymagały formalnej procedury, a nie szybkiej poprawki w systemie.
Dlaczego warto sprawdzić dane kontrahentów już teraz
Jednym z najczęstszych źródeł błędów na fakturach są dane kontrahenta. Jeśli klient poda nieprawidłową nazwę firmy, NIP, adres lub formę prawną, faktura będzie musiała być skorygowana. A od kwietnia będzie to wymagało formalnej faktury korygującej.
Kilka praktycznych wskazówek:
- Zawsze sprawdzaj dane kontrahenta w CEIDG lub KRS przed wystawieniem faktury.
- Jeśli klient podaje dane do faktury mailowo, zachowaj ostrożność – błędnie wpisane NIPy, skróty czy literówki mogą wygenerować problem w KSeF.
- W systemie księgowym warto wprowadzić automatyczne sprawdzanie NIP lub integrację z bazą VIES.
Dzięki temu unikniesz późniejszych korekt, które w KSeF będą już „oficjalną” procedurą.
Zachęcam Cię również do obejrzenia naszego filmiku na YT:
https://youtu.be/aXvZwoywVRs
Korekta faktury w KSEF – podsumowanie
Przejście na KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji faktur w Polsce. Dla dużych firm zmiana nastąpiła już w lutym 2026, a od kwietnia obowiązek obejmuje także małe przedsiębiorstwa.
Najważniejsze zmiany, o których trzeba pamiętać:
- koniec podmiany faktur – korekty wyłącznie fakturą korygującą,
- większa odpowiedzialność za dane kontrahenta,
- konieczność przygotowania procedur wewnętrznych i przeszkolenia pracowników,
- wybór systemu zgodnego z KSeF i integracja z księgowością.
Dobrze przygotowana firma uniknie błędów, nadmiernych korekt i nieprzyjemnych niespodzianek przy kontroli skarbowej. Warto już teraz sprawdzić dane klientów, zaktualizować procedury i zadbać o sprawny obieg faktur elektronicznych.
