Osoby, które prowadzą spółki, świetnie zdają sobie sprawę z tego, że co roku należy oddać sprawozdanie finansowe do sądu. Od kilku lat realizujemy tę czynność elektronicznie. Ale aby złożyć te dokumenty, w pierwszej kolejności muszą być podpisane i zatwierdzone przez wspólników. Decyzje w sprawie rocznego sprawozdania podejmuje się na zgromadzeniu wspólników. I właśnie tutaj rodzi się wiele pytań. Czy te zgromadzenia to jakoś formalnie trzeba zwołać? A co jak moim wspólnikiem jest współmałżonek – czy mam do niego wysłać list? Właśnie o tym jest dzisiejszy wpis.
Czy zgromadzenie wspólników zawsze powinno być formalne?
To pytanie nasuwa się jako pierwsze, szczególnie w przypadku mikro i małych spółek, w których najczęściej wspólnicy i zarząd to te same osoby. Czasami wspólnikami są nasi najbliżsi. Mam nadzieję, że czujesz, że wtedy nie trzeba stosować formalnych dróg zwoływania wspólników. Prawda jest taka, że wspólnicy mają być skutecznie poinformowani o fakcie zgromadzenia celem zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Tym samym możesz zrobić to przy popołudniowej kawie w domu pod warunkiem, że wszyscy się na to zgadzają. Zarząd jest odpowiedzialny za to, aby przedstawić wspólnikom sprawozdanie i uzyskać od nich aprobatę. Nie ma znaczenia, czy dzieje się to w oficjalnych, czy wręcz domowych warunkach.
Kiedy potrzebne jest formalne zgromadzenie wspólników?
Może się jednak zdarzyć sytuacja, kiedy wspólnicy mieszkają w dalszej odległości, nie angażują się na co dzień w działanie spółki, jest ich więcej. W takich wypadkach możesz oczywiście powiadomić ich telefonicznie czy mailowo. Jednak jeżeli masz jakiekolwiek podejrzenie, że któryś ze wspólników będzie próbował udawać, że niestety on nie miał informacji o zgromadzeniu i dlatego się nie zjawił – w takich wypadkach lepiej wysłać list polecony na adres wskazany w KRS jako adres do doręczeń. Zdaję sobie sprawę, że okoliczności o jakich mówię, zdarzają się niezwykle rzadko. Jednak biorąc pod uwagę, w jak wielu spółkach występują konflikty, może okazać się, że będzie to też Twoja historia. W takich wypadkach lepiej mieć dowód na to, że wspólnicy zostali skutecznie poinformowaniu o fakcie zgromadzenia.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
W jakim terminie powinno odbyć się zgromadzenie wspólników w celu zatwierdzenie sprawozdania?
Zaczynając od początku – w momencie, gdy zarząd otrzyma sprawozdanie finansowe od biura rachunkowego, ma trzy miesiące na zwołanie zgromadzenia wspólników celem zatwierdzenia tego sprawozdania. Powinno się ono odbyć nie później niż 30 czerwca. Więcej na temat terminów pisaliśmy TUTAJ. Zgromadzenie, zgodnie z informacjami powyżej, nie musi być formalnie zwoływane, wystarczy aby wszyscy wspólnicy zgodzili się co do miejsca i czasu.
Jakie decyzje muszą podjąć wspólnicy na zgromadzeniu?
Podczas zgromadzenia wspólnicy muszą podjąć kilka decyzji:
Zatwierdzenie sprawozdania
Zgromadzenie zwoływane jest celem zatwierdzenia sprawozdania. Tym samym to jest najważniejsza decyzja, jaka powinna być na takim zgromadzeniu podjęta. Realizuje się to za pomocą uchwały, która staje się częścią protokołu ze zgromadzenia.
Udzielenie zarządowi absolutorium
To kolejna uchwała, jaką muszą podjąć wspólnicy. Udzielenie absolutorium to nic innego niż potwierdzenie, że zarząd w minionym roku wykonywał swoje obowiązki zgodnie z oczekiwaniami wspólników oraz realizował rozwój firmy, biorąc pod uwagę czynniki ekonomiczne i gospodarcze. Podstawą do podjęcia takiej uchwały jest sprawozdanie z działalności zarządu. A o nim pisaliśmy więcej TUTAJ.
Decyzja o stracie
Rachunek zysków i strat przedstawia wynik finansowy. W przypadku gdy dany rok zamyka się stratą, należy podjąć decyzję, w jaki sposób zostanie ona pokryta. Może zostać pokryta z zysku z lat poprzednich, a może być pokryta z zysków za kolejne lata. Wspólnicy mogą również podjąć decyzję o konieczności dokapitalizowania spółki. Bez względu na to, jaką decyzję podejmą, powinna być ona odzwierciedlona w uchwale wspólników.
Decyzja o podziale zysku
W przypadku, gdy w rachunku zysków i strat widzimy zysk firmy, wspólnicy również muszą podjąć decyzję z tym związaną. Tak samo jak w przypadku straty, decyzja ta musi być zawarta w uchwale. Wypracowany zysk mogą przeznaczyć na pokrycie strat, na przyszłe inwestycje, bądź wypłacić go w formie dywidendy.
Zastanawiasz się skąd wziąć te wszystkie uchwały, protokoły? Mam dla Ciebie dobrą wiadomość – przygotowaliśmy dla Ciebie mini kurs związany ze sprawozdaniem finansowym. Znajdziesz tu niezbędne wzory i instrukcje. Kliknij i sprawdź szczegóły!
Pakiet: "Sprawozdanie finansowe"
Też co roku irytujesz się na proces składania sprawozdania do sądu?
Ciągle wyskakują Ci jakieś błędy, a Ty nie bardzo wiesz co z tym zrobić?
Co roku zastanawiasz się, czy masz komplet dokumentów?
Dzięki praktycznemu mini kursowi przygotujesz bez błędów sprawozdanie i wszystkie niezbędne dokumenty oraz szybko i bez stresu złożysz je w sądzie.
Jak pewnie widzisz, zatwierdzenie sprawozdania to ważny moment w życiu firmy. Wspólnicy podejmują wtedy kluczowe dla spółki decyzje. Dzięki temu każda osoba zaangażowana w życie spółki ma wgląd w jej dane i informacje o jej funkcjonowaniu.
