W obecnych czasach większość prowadzonych firm wykorzystuje w swojej działalności samochody osobowe. Są to nie tylko samochody stricte służbowe, ale również i prywatne. Rozliczanie kosztów ponoszonych w związku z użytkowaniem pojazdu w firmie, zależy od sposobu, w jaki z niego korzystamy.
W pierwszej kolejności musimy powiedzieć sobie, że samochód osobowy w firmie możemy użytkować na dwa sposoby:
- tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności;
- w sposób mieszany, czyli zarówno służbowo, jak i do celów prywatnych.
Zobaczmy zatem jak rozliczać koszty paliwa oraz częściowe odliczenie podatku VAT w zależności właśnie od sposobu, w jaki użytkujemy pojazd.
Rozliczanie kosztów paliwa i VAT w związku z użytkowaniem samochodu tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności
Jeżeli w naszej firmie użytkujemy samochód osobowy tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez nas działalności, wówczas możemy odliczyć zarówno 100% VAT, jak i 100% kosztów, jakie ponosimy w związku z eksploatacją tego samochodu (np. zakup paliwa, części samochodowych, serwis, naprawy itd).
Jednak aby móc dokonać tych odliczeń, musimy spełnić jeszcze następujące warunki:
- pojazd musimy zgłosić do urzędu skarbowego na druku VAT-26
- musimy prowadzić dla niego tzw. kilometrówkę (jedną dla podatku VAT i podatku dochodowego)
- należy spisać również regulamin zasad użytkowania pojazdu.
Rozliczanie kosztów paliwa i VAT w związku z użytkowaniem samochodu zarówno do celów prowadzonej działalności, jak i prywatnie
Podatek VAT
W sytuacji, gdy użytkujemy samochód osobowy w sposób mieszany, czyli zarówno do celów prywatnych jak i służbowych, wówczas możemy odliczyć jedynie 50% VAT. Nie mamy przy tym obowiązku prowadzenia kilometrówki, a także nie musimy w żaden sposób zgłaszać tego odliczenia w urzędzie.
Brak tych obowiązków jest dla przedsiębiorcy dużym uproszczeniem. Niektórzy nawet z tego względu decydują się na odliczanie jedynie 50% VAT. Nawet jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko w celach służbowych.
Pozostałą, nieodliczoną część podatku VAT przedsiębiorcy mogą wówczas wrzucić w koszty uzyskania przychodu.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Koszty eksploatacyjne w tym koszty paliwa
Jeżeli chodzi o możliwość odliczenia kosztów eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w cyklu mieszanym, to w takiej sytuacji możemy odliczyć 75% poniesionych kosztów.
Pamiętajmy jednak o tym, iż odliczamy 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.
Aby skorzystać z powyższych odliczeń, samochód osobowy musi być wprowadzony w środki trwałe firmy.
Identycznie jest w przypadku samochodów osobowych w leasingu. Tutaj również rozliczenie kosztów następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości. Gdy już mówimy o leasingu samochodu osobowego, to zapraszamy Cię również do przeczytania naszego artykułu na temat wykupu samochodu poleasingowego. Z artykułem tym możesz zapoznać się TUTAJ.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy w firmie wykorzystywany jest samochód prywatny przedsiębiorcy.
Rozliczanie kosztów prywatnego samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej
W sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu w firmie, wówczas do kosztów firmy może zaliczyć jedynie 20% wartości poniesionych wydatków. Nie dotyczy to jedynie paliwa, ale również innych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu takich jak przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe.
W tej sytuacji również nie ma obecnie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego, czyli tzw. kilometrówki.
Zatem jeżeli chcesz dokonać większego odliczenia zarówno VAT jak i kosztów związanych z użytkowaniem samochodu w firmie, musisz spełnić szereg wymogów. Dlatego też przedsiębiorcy często decydują się jednak na mniejszą papierologię.
A jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wprowadzić samochód do firmy, jak odliczać koszty, amortyzację to zapraszam Cię do zakupu naszego poradnika “Samochód w firmie”.
“Samochód w firmie”
to kompleksowe kompendium wiedzy, która przyda się każdemu przedsiębiorcy, który posiada samochód lub planuje jego zakup.
