Jednoosobowa Działalność Gospodarcza

Rozliczanie kosztów paliwa i VAT w firmie

Miniatrura samochodu ustawiona na monetach

W obecnych czasach większość prowadzonych firm wykorzystuje w swojej działalności samochody osobowe. Są to nie tylko samochody stricte służbowe, ale również i prywatne. Rozliczanie kosztów ponoszonych w związku z użytkowaniem pojazdu w firmie, zależy od sposobu, w jaki z niego korzystamy.

W pierwszej kolejności musimy powiedzieć sobie, że samochód osobowy w firmie możemy użytkować na dwa sposoby:

  • tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności;
  • w sposób mieszany, czyli zarówno służbowo, jak i do celów prywatnych.

Zobaczmy zatem jak rozliczać koszty paliwa oraz częściowe odliczenie podatku VAT w zależności właśnie od sposobu, w jaki użytkujemy pojazd.

Rozliczanie kosztów paliwa i VAT w związku z użytkowaniem samochodu tylko i wyłącznie do celów prowadzonej działalności

Jeżeli w naszej firmie użytkujemy samochód osobowy tylko i wyłącznie na potrzeby prowadzonej przez nas działalności, wówczas możemy odliczyć zarówno 100% VAT, jak i 100% kosztów, jakie ponosimy w związku z eksploatacją tego samochodu (np. zakup paliwa, części samochodowych, serwis, naprawy itd).
Jednak aby móc dokonać tych odliczeń, musimy spełnić jeszcze następujące warunki:

  • pojazd musimy zgłosić do urzędu skarbowego na druku VAT-26
  • musimy prowadzić dla niego tzw. kilometrówkę (jedną dla podatku VAT i podatku dochodowego)
  • należy spisać również regulamin zasad użytkowania pojazdu.

 

Rozliczanie kosztów paliwa i VAT w związku z użytkowaniem samochodu zarówno do celów prowadzonej działalności, jak i prywatnie

 

Podatek VAT

W sytuacji, gdy użytkujemy samochód osobowy w sposób mieszany, czyli zarówno do celów prywatnych jak i służbowych, wówczas możemy odliczyć jedynie 50% VAT. Nie mamy przy tym obowiązku prowadzenia kilometrówki, a także nie musimy w żaden sposób zgłaszać tego odliczenia w urzędzie.
Brak tych obowiązków jest dla przedsiębiorcy dużym uproszczeniem. Niektórzy nawet z tego względu decydują się na odliczanie jedynie 50% VAT. Nawet jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko w celach służbowych.
Pozostałą, nieodliczoną część podatku VAT przedsiębiorcy mogą wówczas wrzucić w koszty uzyskania przychodu.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Koszty eksploatacyjne w tym koszty paliwa

Jeżeli chodzi o możliwość odliczenia kosztów eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w cyklu mieszanym, to w takiej sytuacji możemy odliczyć 75% poniesionych kosztów.
Pamiętajmy jednak o tym, iż odliczamy 75% wartości netto z faktury powiększonej o 50% nieodliczonego podatku VAT.
Aby skorzystać z powyższych odliczeń, samochód osobowy musi być wprowadzony w środki trwałe firmy.
Identycznie  jest w przypadku samochodów osobowych w leasingu. Tutaj również rozliczenie kosztów następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75% ich wartości. Gdy już mówimy o leasingu samochodu osobowego, to zapraszamy Cię również do przeczytania naszego artykułu na temat wykupu samochodu poleasingowego. Z artykułem tym możesz zapoznać się TUTAJ.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy w firmie wykorzystywany jest samochód prywatny przedsiębiorcy.

Rozliczanie kosztów prywatnego samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej

W sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z prywatnego samochodu w firmie, wówczas do kosztów firmy może zaliczyć jedynie 20% wartości poniesionych wydatków. Nie dotyczy to jedynie paliwa, ale również innych kosztów związanych z eksploatacją pojazdu takich jak przeglądy, ubezpieczenie czy części samochodowe.
W tej sytuacji również nie ma obecnie obowiązku prowadzenia  ewidencji przebiegu pojazdów dla celów podatku dochodowego, czyli tzw. kilometrówki.
Zatem jeżeli chcesz dokonać większego odliczenia zarówno VAT jak i kosztów związanych z użytkowaniem samochodu w firmie, musisz spełnić szereg wymogów. Dlatego też przedsiębiorcy często decydują się jednak na mniejszą papierologię.
A jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wprowadzić samochód do firmy, jak odliczać koszty, amortyzację to zapraszam Cię do zakupu naszego poradnika “Samochód w firmie”.

“Samochód w firmie”

to kompleksowe kompendium wiedzy, która przyda się każdemu przedsiębiorcy, który posiada samochód lub planuje jego zakup.

author-avatar

O Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Jest często zapraszana na konferencje, wykładowca w szkołach wyższych. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia. Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.