Pełnienie roli członka zarządu, czy też prezesa zarządu w spółce z o.o. wiąże się z licznymi obowiązkami. Czasami zdarza się, iż wymagają one odbycia podróży służbowej w ramach działalności spółki. W związku z tym, czy i jeżeli tak to, w jaki sposób możemy rozliczyć delegacje zarządu w spółce z o.o.?
Czy członkowi bądź prezesowi zarządu przysługuje delegacja służbowa?
Zacznijmy od przypomnienia, iż członkowie zarządu mogą pełnić swoje funkcje na mocy różnego rodzaju form prawnych. Można ich zatrudnić na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, kontraktu menedżerskiego lub też pełnią swoją funkcję na mocy powołania. W TYM artykule dowiesz się, w jaki sposób można zatrudnić prezesa zarządu.
Aby członkowi zarządu przysługiwał zwrot kosztów wynikający z odbytej podróży służbowej, musi być on zatrudniony przez spółkę.
Co zatem z członkiem zarządu, który pełni swoją funkcję np. z racji powołania? Czy jemu nie przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej? W takim przypadku warunki rozliczania delegacji służbowych powinny się znajdować w umowie cywilnoprawnej lub w akcie powołania bądź w innym dokumencie. W praktyce oznacza to, że jeżeli członek zarządu powołany na mocy uchwały, nie ma podpisanej ze spółką umowy zlecenia lub umowy o pracę może rozliczyć delegację tylko wtedy, jeżeli wspólnicy podejmą odpowiednią w tym zakresie uchwałę. Uchwała powinna zawierać postanowienie, że członkowie zarządu są rozliczani z delegacji na takich samych prawach jak pracownicy na umowie o pracę lub innych. Wspólnicy mogą opisać zasady rozliczeń wg uznania.
Jak rozliczać delegacje zarządu?
Rodzaj podstawy „zatrudnienia” w zarządzie ma znaczenie dla sposobu rozliczania podróży służbowych.
Zasady zwrotu kosztów określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, umowie o pracę bądź też w rozporządzeniu dotyczącym rozliczania podróży służbowej. Zatem członków zarządu posiadających status pracowniczy, rozlicza się zgodnie z regulacjami tam zawartymi. Należy jednak pamiętać, że dieta (krajowa, jak i zagraniczna) nie może być niższa od diety krajowej dla sfery budżetowej ustanowionej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) zwany dalej rozporządzeniem o podróżach służbowych. Jeżeli w spółce nie ma uregulowanej kwestii podróży służbowych, wówczas, stosujemy przepisy powołanego powyżej rozporządzenia.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
To samo tyczy się członków zarządu pełniących swoją funkcję z tytułu umów cywilnoprawnych oraz z tytułu powołania. Ich podróże służbowe rozlicza się zgodnie z regulacjami zawartymi w akcie powołania, umowie cywilnoprawnej lub innym dokumencie. Natomiast jeżeli takie uregulowania nie miały miejsca, wówczas również stosuje się reguły określone powyższym rozporządzeniem.
Jak w praktyce otrzymać zwrot za odbytą delegację?
Po odbytej delegacji członek zarządu powinien wypełnić druk polecenia i rozliczenia delegacji. Wpisuje się tam dokąd i w jakim celu odbyła się delegacja. Dodatkowo wpisuje się daty i godziny wyjazdu i powrotu. Poza tym dołącza się wszelkie faktury/bilety/potwierdzenia np. z autostrad i inne podobne. Dodatkowo za w przypadku delegacji służbowej, dłuższej niż 12h, przysługuje dieta dzienna, która obecnie wynosi 45 zł. W przypadku, gdy członek zarządu nie ma faktur za hotel może również doliczyć ryczałtowy koszt zwrotu za nocleg. Wynosi on 150% z diety dziennej – czyli obecnie 67,50 zł za noc.
Tak przygotowane rozliczenie stanowi podstawę do zwrotu kosztów delegacji. W przypadku gdy spółka wypłaciła zaliczkę – wtedy od kwoty zwrotu za odbytą delegację należy odjąć pobraną przez członka zarządu zaliczkę.
Wypłacona dieta a podatek dochodowy
Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy PIT, wypłacone członkowi zarządu diety zwolnione są z obowiązku uiszczenia podatku dochodowego do wysokości wskazanej w rozporządzeniu o podróżach służbowych. Czyli jeżeli wysokość wypłaconych diet nie przekroczy określonego limitu, wówczas nie ma konieczności uiszczania podatku PIT. Natomiast nadwyżka ponad wartość diety będzie podlegała opodatkowaniu. Te przepisy dotyczą zarówno członków zarządu zatrudnionych na umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawne czy pełniących swoje role z tytułu powołania.
W praktyce oznacza to, że jeżeli wspólnicy stwierdzą, że wartość diety dziennej wynosi 60 zł – w takim wypadku 45 zł jest zwolnione z podatku, a 15 zł należy doliczyć członkowi zarządu do dochodu. Podobnie będzie z innymi kosztami ponad określone w rozporządzeniu limity.
Delegacja zarządu w kosztach spółki
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT do kosztów uzyskania przychodów zaliczamy takie wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które ponadto nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów w oparciu o katalog zawarty w art. 16 ustawy. Co powoduje, iż nie ma przeciwwskazań do tego, aby koszty podróży służbowych członków zarządu spółki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy. I w tym przypadku również nie ma znaczenia forma prawna pełnienia roli członka zarządu.
Niestety wielu przedsiębiorców wykorzystuje delegacje służbowe jako sztuczne generowanie kosztów. Uciekają się przy tym do zafałszowywania rzeczywistości, jak chociażby zgłaszając podróż prywatnym samochodem, gdy w rzeczywistości udali się pociągiem. A w skrajnych przypadkach w ogóle w tej podróży nie byli. Stanowczo odradzamy takie praktyki. A jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak racjonalizować wydatki w spółce związane opodatkowaniem, zapraszam Cię do zakupu naszego poradnika VADEMECUM Sp. z o.o..
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..