Przedsiębiorca, który posiada w swojej firmie kasę fiskalną, musi dokonywać pewnych czynności jak np. drukowanie raportów dobowych, czy miesięcznych. Wiele pytań pojawia się również o anulowanie paragonów, czy wystawianie faktur. Dziś znajdziesz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania odnośnie utrzymania kasy fiskalnej w firmie.
Raporty dobowe
Na koniec dnia sprzedaży (po zamknięciu punktu sprzedaży) musimy wydrukować raport domowy z kasy fiskalnej. Podsumowuje on sprzedaż z ostatniej doby. W sytuacji, kiedy prowadzimy sklep, który kończy pracę np. o 18:00, 20:00, czy 22:00 (a więc ramach jednej doby) raport podsumowuje sprzedaż z danego dnia. Jednak w przypadku gdy prowadzi restauracje, której praca kończy się w nocy (np. o 3 rano), wtedy raport dobowy będzie zawierał sprzedaż z okresu od zamknięcia restauracji w dniu poprzednim do obecnego zamknięcia. A tym samym raport będzie obejmował część dobry z dwóch dni kalendarzowych.
Raporty dobowe drukujemy tylko wtedy, gdy w danym dniu zanotowaliśmy sprzedaż. Jeżeli takiej sprzedaży nie było nie ma obowiązku drukowania raportu dobowego sprzedaży. Raporty dobowe powinniśmy przekazywać do księgowości, w celach ewidencyjnych.
W tym poradniku omówiliśmy szczegółowo zagadnienia związane z kasą fiskalną i rozwialiśmy wszelkie wątpliwości jej dotyczące. Kupując go, dostajesz kompleksową wiedzę, w jednym miejscu.
“Kasa fiskalna w firmie”
Raporty miesięczne
Poza raportami dziennymi przedsiębiorca musi drukować raporty miesięcznych sprzedaży. Taki raport drukuje się w ostatnim dniu roboczym w danym miesiącu. Przykładowo, 31. marca przypada w środę. W środę o 18:00 zamykamy sklep i drukujemy raport dobowy z 31 marca. Następnie raport miesięczny z okresu od 1 do 31 marca. Oczywiście suma raportów dobowych z danego miesiąca powinna odpowiadać sumie wskazanej na raporcie miesięcznym. Raport miesięczny jest podstawą do księgowania dla biura rachunkowego.
Co powinno się znaleźć na paragonie
Przepisy jasno określają, że na każdym paragonie powinno się wyszczególnić konkretne towary lub usługi, które sprzedano. Nazwy i pozostałe cechy powinny być jak najbardziej zbliżone do stanu faktycznego, co umożliwia weryfikację rzetelności paragonu. W praktyce oznacza to, że na paragonie muszą znaleźć się dane sprzedawcy, numer paragonu, data sprzedaży, metoda płatności (karta, gotówka), rodzaj towaru, jeżeli jesteśmy podatnikami podatku VAT to stawka tego podatku, kwota netto i brutto do zapłaty.
Przykład 1:
Jeżeli prowadzisz restaurację, to na Twoich paragonach powinny się znajdować konkretne pozycje sprzedane klientom, np. zupa ogórkowa, naleśniki, napój pepsi 0,5l. Nie ogólne pojęcia jak „usługa gastronomiczna”.
Przykład 2:
Jeżeli jesteś kosmetyczką i oferujesz w swoim salonie różne usługi, powinnaś na swoich paragonach umieszczać konkretne nazwy zabiegów. Przykładowo: zabieg upiększający na twarz z algami, manicure hybrydowy, henna brwi, a nie ogólne pojęcia jak „zabieg kosmetyczny”.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
A co jak się pomylę? – anulowanie paragonu
W przypadku, gdy zrobimy błąd podczas nabijania paragonu na kasę i zorientujemy się przed wydrukiem, kasa fiskalna umożliwia anulowanie paragonu bez konsekwencji. Zostaje on podpisany jako „anulowany” i jego wartość nie jest wliczana w ewidencję sprzedaży.
Natomiast jeśli paragon zostanie wydrukowany z błędem, należy sporządzić protokół anulacji paragonu. Jest to dokument, w którym wpisujemy dokładnie jaki paragon chcemy anulować (numer, sprzedane towary, wartość, stawkę VAT, netto, brutto itd.) oraz datę zdarzenia. Następnie składamy własnoręczny podpis (wzór dostępny we Wzorach dokumentów). Do protokołu dołączamy wadliwy paragon. Każdy protokół wraz z paragonem musi zostać przekazany do księgowości i odpowiednio zaksięgowany.
Co zrobić, gdy zapomnę wydrukować raport miesięczny
Analogicznie do sytuacji z raportem dobowym, będziemy musieli dokonać odpowiedniej korekty. Raport miesięczny drukuje się jednorazowo na koniec miesiąca – na końcu ostatniej zmiany, jaka przypada w tym miesiącu. Jest to ważny element dokumentacji dla księgowości, więc jego rzetelność jest kluczowa. Jeżeli zapomnimy o wydrukowaniu raportu miesięcznego z kasy fiskalnej, musimy niezwłocznie poinformować o tym księgowego. Ponadto powinniśmy dokonać stosownych obliczeń w celu skorygowania błędu.
Przykład:
Jest 1 lipca, godzina 15:00. Właśnie się zorientowaliśmy, że nie wydrukowaliśmy raportu miesięcznego na koniec zmiany dzień wcześniej, 30 czerwca. Niezwłocznie drukujemy raport miesięczny (sumujący transakcje ze wszystkich dni czerwca oraz z dzisiaj), na którym figuruje sprzedaż na kwotę 45 000 zł. Drukujemy wykaz wszystkich transakcji i patrzymy, które z nich miały miejsce 30 czerwca, a które 1 lipca (każda transakcja ma zapisaną datę i godzinę). Okazuje się, że dzisiaj (1 lipca) od początku zmiany do wydrukowania raportu miesięcznego o 15:00 zarobiliśmy 2000 zł. To oznacza, że od 45 000 zł musimy odjąć 2000 zł. To daje nam 43 000 zł – jest to kwota, którą realnie zarobiliśmy przez cały czerwiec. Następnie 2000 zł z dzisiejszego obrotu dodajemy do wartości, która pojawi się na raporcie dobowym. Raport dobowy wydrukujemy dzisiaj (1 lipca) na koniec zmiany i będzie wliczony do raportu miesięcznego za lipiec.
A co jeżeli posiadam sklep internetowy? Czy wówczas muszę posiadać kasę fiskalną? Na ten temat możesz przeczytać TUTAJ.