Jak na co dzień postępować z kasą fiskalną

Maj 22, 2021Spółka z o.o.

Przedsiębiorca, który posiada w swojej firmie kasę fiskalną zobowiązany jest do pewnych czynności jak np. dokonywanie raportów dobowych, czy miesięcznych. Wiele pytań pojawia się również o anulowanie paragonów, czy wystawianie faktur. Dziś znajdziesz odpowiedzi na najcześciej pojawiające się pytania odnośnie utrzymania kasy fiskalnej w firmie.

Raporty dobowe 

Na koniec dnia sprzedaży (po zamknięciu punktu sprzedaży) jesteśmy zobowiązani do wydrukowania raportu dobowego z kasy fiskalnej. Podsumowuje on sprzedaż z ostatniej doby. W sytuacji, kiedy prowadzimy sklep, który kończy pracę np. o 18:00, 20:00, czy 22:00 (a więc ramach jednej doby) raport podsumowuje sprzedaż z danego dnia. Jednak w przypadku gdy prowadzi restauracje, której praca kończy się w nocy (np. o 3 rano), wtedy raport dobowy będzie zawierał sprzedaż z okresu od zamknięcia restauracji w dniu poprzednim do obecnego zamknięcia. A tym samym raport będzie obejmował część dobry z dwóch dni kalendarzowych.

Raporty dobowe drukujemy tylko wtedy, gdy w danym dniu zanotowaliśmy sprzedaż. Jeżeli takiej sprzedaży nie było nie ma obowiązku drukowania raportu dobowego sprzedaży. Raporty dobowe powinny być przekazywane do księgowości, w celach ewidencyjnych.

 

Raporty miesięczne 

Poza raportami dziennymi, przedsiębiorca jest zobowiązany do drukowania raportów miesięcznych sprzedaży. Taki raport drukuje się w ostatnim dniu roboczym w danym miesiącu. Przykładowo, 31. marca przypada w środę. W środę o 18:00 zamykamy sklep i drukujemy raport dobowy z 31. marca, a następnie raport miesięczny z okresu od 1. do 31. marca. Oczywiście suma raportów dobowych z danego miesiąca powinna odpowiadać sumie wskazanej na raporcie miesięcznym. Raport miesięczny jest podstawą do księgowania dla biura rachunkowego.

Co powinno się znaleźć na paragonie

Przepisy jasno określają, że na każdym paragonie powinny zostać wyszczególnione konkretne towary lub usługi, które zostały sprzedane. Nazwy i pozostałe cechy powinny być jak najbardziej zbliżone do stanu faktycznego, co umożliwia weryfikację rzetelności paragonu. W praktyce oznacza to, że na paragonie muszą znaleźć się dane sprzedawcy, numer paragonu, data sprzedaży, metoda płatności (karta, gotówka), rodzaj towaru, jeżeli jesteśmy podatnikami podatku VAT to stawka tego podatku, kwota netto i brutto do zapłaty.

Przykład 1:

Jeżeli prowadzisz restaurację, to na Twoich paragonach powinny się znajdować konkretne pozycje sprzedane klientom, np. zupa ogórkowa, naleśniki, napój pepsi 0,5l, a nie ogólne pojęcia jak „usługa gastronomiczna”.

Przykład 2:

Jeżeli jesteś kosmetyczką i oferujesz w swoim salonie różne usługi, powinnaś na swoich paragonach umieszczać konkretne nazwy zabiegów, np. zabieg upiększający na twarz z algami, manicure hybrydowy, henna brwi, a nie ogólne pojęcia jak „zabieg kosmetyczny”.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

A co jak się pomylę? – anulowanie paragonu

W przypadku, gdy zrobimy błąd podczas nabijania paragonu na kasę i zorientujemy się przed wydrukiem, kasa fiskalna umożliwia anulowanie paragonu bez konsekwencji. Zostaje on podpisany jako „anulowany” i jego wartość nie jest wliczana w ewidencję sprzedaży.

Natomiast jeśli paragon zostanie wydrukowany z błędem, należy sporządzić protokół anulacji paragonu. Jest to dokument, w którym wpisujemy dokładnie jaki paragon chcemy anulować (numer, sprzedane towary, wartość, stawkę VAT, netto, brutto itd.) oraz datę zdarzenia i składamy własnoręczny podpis (wzór dostępny we Wzorach dokumentów). Do protokołu dołączamy wadliwy paragon. Każdy protokół wraz z paragonem musi zostać przekazany do księgowości i odpowiednio zaksięgowany.

Co zrobić, gdy zapomnę wydrukować raport miesięczny

Analogicznie do sytuacji z raportem dobowym, będziemy musieli dokonać odpowiedniej korekty. Raport miesięczny drukuje się jednorazowo na koniec miesiąca. Jest to ważny element dokumentacji dla księgowości, więc jego rzetelność jest kluczowa. Jeżeli zapomnimy o wydrukowaniu raportu miesięcznego na koniec ostatniej zmiany w ostatni dzień działalności w danym miesiącu, musimy niezwłocznie poinformować o tym księgowego i dokonać stosownych obliczeń w celu skorygowania błędu.

Przykład:

Jest 1. lipca, godzina 15:00. Właśnie się zorientowaliśmy, że nie wydrukowaliśmy raportu miesięcznego na koniec zmiany dzień wcześniej, 30. czerwca. Niezwłocznie drukujemy raport miesięczny (który zsumuje transakcje ze wszystkich dni czerwca oraz z dzisiaj), na którym figuruje sprzedaż na kwotę 45 000 zł. Drukujemy wykaz wszystkich transakcji i patrzymy które z nich miały miejsce 30. czerwca, a które 1. lipca (każda transakcja ma zapisaną datę i godzinę). Okazuje się, że dzisiaj (1. lipca) od początku zmiany do wydrukowania raportu miesięcznego o 15:00 zarobiliśmy 2000zł. To oznacza, że od 45 000zł musimy odjąć 2000zł, co daje nam 43 000zł – to kwota, którą realnie zarobiliśmy przez cały czerwiec. 2000zł z dzisiejszego obrotu dodajemy do wartości, która pojawi się na raporcie dobowym, który wydrukujemy dzisiaj (1. lipca) na koniec zmiany i będzie wliczona do raportu miesięcznego za lipiec.

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki i kursy, które pomogą Ci w prowadzeniu firmy w formie spółki z o.o.:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Nowy ład – jak z tego wybrnąć

Nowy ład – jak z tego wybrnąć

Nowy ład wiąże się z dość sporą stratą dla naprawdę wielu przedsiębiorców. Składka zdrowotna liczona od dochodu bez możliwości jej odliczenia dla firm, które rozliczają się ryczałtowo oznaczać może wzrost podatków o kilka tysięcy miesięcznie. Nie ma się co oszukiwać -...

Nowy ład – ile stracą przedsiębiorcy, praktyczne wyliczenia

Nowy ład – ile stracą przedsiębiorcy, praktyczne wyliczenia

Niedawno ogłoszony nowy ład wiąże się m.in. z brakiem odliczania składki zdrowotnej od podatku. To dla wielu z nas w praktyce oznacza podwyżkę o 7,75% ( część jaką można było odliczyć). Dodatkowo rząd zapowiedział, że składka zdrowotna będzie wynosiła 9% liczone od...

Czy sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną

Czy sklep internetowy musi posiadać kasę fiskalną

Szczególnie w czasach pandemii sklepy internetowe przeżywają swój renesans. Sklepy, które sprzedają swoje produkty w sektorze B2B wystawiają faktury. Dlatego tutaj nie ma problemów z posiadaniem kasy. Jednak na pewno mają nad czym myśleć przedsiębiorcy, którzy...

Myślisz o spółce, ale nie chcesz płacić podwójnego podatku?

Pobierz bezpłatny poradnik:

Jak ominąć podwójne opodatkowanie w spółce z o.o.

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.

Chcesz obniższyć koszty w Twojej firmie?

Pobierz bezpłatny poradnik:

7 sposobów na obniżenie kosztów w Twojej firmie