Jak poprawnie zatrudnić pracownika z Ukrainy?

mar 7, 2022Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Sytuacja za naszą wschodnią granicą powoduje w nas wiele emocji. Szczególnie w takich chwilach, często z dobrych intencji, chcemy po prostu pomóc. A później prawo okazuje się bezlitosne. Pomagać trzeba, pomagać warto – ale trzeba to robić mądrze – tak aby w przyszłości nikt z tego powodu nie miał problemów i nieprzyjemności. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na kilka pytań, jakie dość często mają prawodawcy.

Czy osoba z Ukrainy posiadająca status uchodźca może legalnie pracować?

Warto wiedzieć, że sytuacja wojenna nieco różni się od klasycznej procedury zatrudniania cudzoziemców. Otóż osoba posiadająca status uchodźca lub w przypadku gdy Polska udziela ochrony uzupełniającej może być zatrudniona w Polsce na takich samych zasadach jak osoba posiadająca obywatelstwo Polskie. A to oznacza, że nie potrzebuje żadnej dodatkowej zgody na pobyt i pracę. Utrudnieniem jest jedynie obowiązek pracodawcy, który musi zweryfikować dokumenty przyszłego pracownika.

Jak to w Polsce bywa przepisy są niby łatwe, a jednak trudne w egzekwowaniu. Jeżeli planujemy zatrudnić daną osobę to musimy wiedzieć, że w momencie gdy osoba uciekająca z terytorium Ukrainy przekracza granice w Polsce i rejestruje się w punktach recepcyjnych dostaje zgodę na 15 dni pobytu w Polsce. W tym czasie powinna zgłosić się do urzędu po ochronę tymczasową. Taki „status” nadawany jest na maksymalnie rok z możliwością przedłużenia. Takie procedury potrafią trwać naprawdę dość długo. Dlatego jeżeli nasz przyszły pracownik nie może okazać się stosownymi dokumentami pracodawca może wystąpić do Urzędu ds. Cudzoziemców o wydanie zaświadczenia poświadczającego sytuację prawną danej osoby. W obliczu sytuacji na Ukrainie być może rząd w Polsce przyspieszy te procedury i będą one trwały krócej. Jednak nauczona doświadczeniem -deklaracje i realne działanie zwykle dość mocno się od siebie różniły – więc nie zakładam, że uciekający z Ukrainy obywatele będą mieli jakoś specjalnie krócej i prościej. Obecnie mówi się jedynie o tym, że osoby uciekające z Ukrainy lub przebywające na terytorium Polski z nieuregulowanym statusem pobytu nie muszą wracać. Co w mojej ocenie sugeruje, że urzędy nie są przygotowane na obsłużenie takiej ilości ludzi i wiele osób dość długo będzie miało formalne problemy z możliwością legalnej pracy.

Czy można prościej załatwić sprawę legalnego zatrudnienia?

Od kilku lat w przypadku kilku narodowości w tym Ukrainy podczas zatrudnienia można wykorzystać tzw. procedurę uproszczoną. Poza obywatelami Ukrainy, zgodnie z przepisami,  można ją stosować również wobec obywateli: Białorusi, Armenii, Mołdawii, Gruzji i Rosji.

Aby zatrudnić taką osobę musi ona posiadać prawo pobytu w Polsce. Wato wiedzieć, że od 2017 roku pomiędzy Polską, a Ukrainą obowiązuje ruch bezwizowy. A tym samym osoby posiadające paszporty biometryczne są traktowane jako osoby posiadające prawo pobytu w Polsce. Jeżeli chcemy zatrudnić osobę posiadającą taki paszport prawdopodobnie procedura uproszczona okaże się szybsza niż czekanie na status z Urzędu ds. Cudzoziemców.

Na czym polega procedura uproszczona?

Jeżeli planujesz zatrudnić pracownika z Ukrainy posiadającego prawo do pobytu w Polsce jedyne co musisz zrobić to zgłosić się do urzędu pracy (PUP) i wypełnić oświadczenie o zamiarze zatrudnienia cudzoziemca. Urząd Pracy ma 7 dni na wpisanie takiej osoby i wydanie zgody. Bez obaw – jeżeli wniosek jest poprawnie wypełniony, a dokumenty przyszłego pracownika legalne, to nie zdarzyło mi się, aby PUP odmówił wydania takiego zaświadczenia. Trzeba to traktować jako zwykłą formalność.  Co więcej do tej pory PUP rzeczywiście wydawał takie dokumenty w ciągu 7 dni. Nie wiem jak będzie wyglądać sytuacja za chwilę, kiedy prawdopodobnie takich wniosków wpłynie zdecydowanie więcej, niż to ma miejsce w spokojniejszych czasach.

Na podstawie takiej rejestracji obywatel Ukrainy ma prawo pracować w Polsce przez 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. A więc załatwia to sprawę jedynie na pół roku.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Co ja muszę zrobić jako pracodawca?

Decydując się na zatrudnienie pracownika w procedurze uproszczonej musisz pamiętać o tym, że masz prawo zatrudnić obywatela Ukrainy w oparciu o dowolną umowę (np. o prace, zlecenie, dzieło). Jednak za każdym razem taka umowa musi być zawarta pisemnie i musi zawierać warunki zatrudnienia określone we wniosku do PUP. Jeżeli umowa wymaga rejestracji w ZUS to musimy to zrobić. A tym samym dokonujemy tych samych czynności, co w przypadku pracowników – obywateli Polski.

A co po 6 miesiącach?

Obywatele Ukrainy mają prawo starać się o możliwość stałej, legalnej pracy. My, jako pracodawcy jeżeli jesteśmy zadowoleni z pracy danej osoby i chcemy jej ułatwić legalny pobyt w Polsce po 3 miesiącach od zatrudnienia możemy jako pracodawca złożyć wniosek do Urzędu Wojewódzkiego  o pobyt stały z możliwością pracy dla naszego prawnika. Poza dokumentami z pracy ( potwierdzenie ubezpieczenia, umowa, potwierdzenia wypłaty wynagrodzeń) na pewno potrzebna będzie również umowa regulująca miejsce zamieszkania takiego pracownika. Niestety wydawanie takiej zgody trwa dość długo, dlatego warto tą procedurę rozpocząć od razu po upływie 3 miesięcy.

Jak pewnie możesz zauważyć dla obywateli Ukrainy którzy posiadają paszport biometryczny sytuacja w mojej ocenie jest zdecydowanie korzystniejsza. W przypadku osób nie posiadających takiego paszportu jedynym potwierdzeniem jest zgoda Urzędu ds. cudzoziemców na tymczasową ochronę.

Pamiętaj proszę, że rząd ciągle wprowadza zmiany dotyczące legalności pobytu w Polsce osób z Ukrainy. Więc za każdym razem sprawdź, czy te informacje są nadal aktualne.

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki, które pomogą Ci w zatrudnianiu i zarządaniu pracownikami:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Jak poprawnie zatrudniać uczniów i studentów podczas wakacji?

Jak poprawnie zatrudniać uczniów i studentów podczas wakacji?

Bardzo często w okresie wakacji zatrudniamy pracowników sezonowo - na 1, 2, 3 miesiące. Niestety często popełniamy przy tym błędy, nie dopilnujemy pewnych formalności, a potem przychodzą kontrole i są problemy. W tym artykule omówię jakich błędów unikać podczas...

Jak naliczać i opłacać składki ZUS w umowie zlecenie?

Jak naliczać i opłacać składki ZUS w umowie zlecenie?

Istnieje przekonanie, że umowa zlecenia ma takie same koszty, jak umowa o pracę. Rzeczywiście składki ZUS opłaca się prawie tak samo jak w przypadku umowy o pracę, jednak jak to w Polsce bywa istnieje sporo wyjątków. Wysokość składek ZUS Składka emerytalna Składka ta...

10 błędów przy zawieraniu umowy – zlecenie

10 błędów przy zawieraniu umowy – zlecenie

Umowa o pracę oraz umowa-zlecenie są to najczęściej spotykane umowy na Polskim rynku pracy. Czym zatem różnią się te dwie formy zatrudnienia? Według definicji stosunku pracy wskazanej w art. 22 kp, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do...

Czy spółka z o.o. jest dla mnie?

Wielu właścicieli firm zastanawia się nad tym, czy spółka z o.o. jest właściwym sposobem do prowadzenia swojego biznesu. Dzięki temu e-bookowi na pewno zbliżysz się do odpowiedzi na to pytanie.

Wypełnij formularz i pobierz darmowe materiały

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.