Przyzwyczajeni już jesteśmy do tego, iż początek każdego nowego roku niesie ze sobą zmiany w przepisach prawa. W roku 2024 zaczną obowiązywać bardzo istotne dla przedsiębiorców przepisy, dotyczące Krajowego Systemu E-Faktur. Warto zatem odpowiednio wcześnie przygotować się na te zmiany.

W naszym poprzednim artykule pisaliśmy o tym czym jest Krajowy System e-Fakturowania (popularnie zwany KSeF). Dzisiaj natomiast dowiesz się, jak krok po kroku zalogować się do tego systemu.

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów związanych z rejestracją i logowaniem do systemu KSeF sprawdź w jakim terminie, obowiązek ten będzie dotyczył Ciebie.

Od kiedy muszę wystawiać faktury w KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie w dwóch terminach:

• Od 1 lipca 2024 r. dla wszystkich firm dokumentujących sprzedaż fakturą VAT
• Od 1 stycznia 2025r. dla podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT.

Więcej na temat tego kto musi a kto jest zwolniony z obowiązkowego wystawiania faktur elektronicznych w KSeF można przeczytać TUTAJ.

Czego potrzebujesz, aby zalogować się do KSeF?

Każdy przedsiębiorca, czy to posiadający JDG, czy spółkę, aby zalogować się do KSeF musi najpierw dokonać uwierzytelnienia. Aby było to możliwe, musi posiadać:

• profil zaufany (w przypadku osób fizycznych – JDG)
• podpis kwalifikowany (w przypadku osób fizycznych – JDG)
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (w przypadku innych form działalności niż JDG)
• formularza ZAW-FA (w przypadku innych form działalności niż JDG)

Następnie należy wybrać metodę – aplikację, za pomocą której dokonamy logowania w systemie KSeF. Ministerstwo Finansów przygotowało dla przedsiębiorców dwie bezpłatne aplikacje, które umożliwiają zalogowanie a następnie korzystanie z systemu. Są to:

• aplikacja podatnika – dostępna pod tym linkiem https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
• aplikacja e-mikrofirma – dostępna z poziomu e-Urzędu Skarbowego

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Obie te aplikacje zostały niestety stworzone z myślą o mniejszych przedsiębiorcach, którzy mają do wystawienia niewiele faktur w miesiącu. Większe firmy będą raczej musiały skorzystać z systemów komercyjnych.

Zarówno logowanie w aplikacji podatnika jak i w aplikacji e-mikrofirma są do siebie bardzo podobne.

Niestety logowanie przedsiębiorców posiadających JDG różni się od logowania przedsiębiorców posiadających spółki. Dlatego też omówimy oba sposoby logowania do systemu KSeF.

Jak się zalogować do KSeF posiadając JDG?

Jeżeli jesteś właścicielem JDG, to logujesz się do systemu KSeF jako osoba fizyczna, czyli musisz dysponować albo profilem zaufanym, albo podpisem kwalifikowanym. Po wejściu do wybranej aplikacji np. aplikacji podatnika, musisz wpisać numer NIP, a następnie wcisnąć “Uwierzytelnij”. Następnie zostaniesz przekierowany do strony, na której wybierasz sposób uwierzytelnienia np. profil zaufany. Potem musisz dokonać po prostu logowania jak do profilu zaufanego. Uwierzytelnienie chwilkę potrwa, a następnie otworzy się Twój panel w KSeF.  Jako osoba fizyczna – właściciel JDG masz nadane pierwotne (właścicielskie) uprawnienia w systemie – najszersze. 

Nic trudnego, prawda?

Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku spółek.

Jak się zalogować do KSeF posiadając spółkę z o.o.?

Spółka z o.o. ma to do siebie, że jest odrębną osobowością prawną i posiada swój własny NIP. Jeżeli posiadasz pieczęć kwalifikowaną elektroniczną, wówczas możesz od razu zalogować się do KSeF. Jeżeli nie, musisz złożyć do Urzędu Skarbowego zawiadomienie na formularzu ZAW- FA. Na tym formularzu wskazujesz dane osoby, która będzie reprezentowała spółkę i będzie miała szerokie uprawnienia. 

UWAGA!

Na formularzu ZAW-FA możesz wskazać tylko jedną osobę. Ta osoba będzie reprezentantem spółki. Przepisy nie definiują czy to ma być np. wspólnik z największymi udziałami, prezes zarządu, członek zarządu… Może to być dowolna osoba. Bez złożenia tego formularza, nie będzie możliwe zalogowanie się w systemie.

Formularz ZAW-FA musisz złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby spółki. Możesz przesłać go drogą elektroniczną, drogą pocztową, lub złożyć osobiście. Jeżeli zdecydujesz się na to trzecie rozwiązanie, to pamiętaj, aby mieć ze sobą kopię tego formularza, na którym urzędnik potwierdzi złożenie oryginału.

PAMIĘTAJ!

Dodanie osoby reprezentującej spółkę do KSEF nie dzieje się natychmiastowo. Może zająć to parę dni. Warto więc pomyśleć wcześniej o zalogowaniu się do systemu.

Czy w takim razie dostęp do KSeF może mieć tylko jedna osoba w firmie?

Odpowiedź brzmi NIE. Zarówno właściciel JDG jak i reprezentant spółki, którzy zalogują się do KSeF, nabywają szerokie uprawnienia. Dzięki tym uprawnieniom mogą oni nadać uprawnienia innym dowolnym osobom. Mogą to być pracownicy biura rachunkowego, które obsługuje księgowość firmy, czy też inne osoby w spółce, czy JDG. Nadając uprawnienia tym osobom, możesz wybrać, do jakich konkretnie czynności będą te osoby miały dostęp. 

Osoba, której nadasz uprawnienia, będzie musiała również potwierdzić swoją tożsamość poprzez np. podpis kwalifikowany, czy profil zaufany. 

Istnieje jeszcze trzecia możliwość nadania osobie trzeciej uprawnienia dostępu do KSeF. Jest to wygenerowanie tzw. tokena. 

Token jest to ciąg znaków alfanumerycznych, który nie jest przypisany do konkretnej osoby. Możesz go wygenerować bezpośrednio w systemie KSeF, a następnie udostępnić osobie trzeciej. Osoba ta posługując się tym tokenem, może zalogować się na Twoje konto KSeF. Jest to jednak rozwiązanie trochę ryzykowne, gdyż token jest ciągiem znaków i nie jest w żaden sposób zabezpieczony przed skopiowaniem i udostępnianiem. 

Systemy komercyjne a KSeF

Jak już wspomnieliśmy na samym początku, stworzone przez Ministerstwo Finansów aplikacje, przeznaczone są raczej dla małych przedsiębiorstw, które wystawiają niewiele faktur. Firmy z comiesięczną dużą ilością faktur, czy też bardziej skomplikowanym procesem ich wystawianie, będą raczej musiały korzystać z systemów komercyjnych. 

Na szczęście KSeF pozwala innym programom (finansowo-księgowym, do fakturowania, wspierającym pracę biur rachunkowych itp.) na bezpośrednie połączenie. Dzięki temu możesz wciąż korzystać z wygodnego oprogramowania, które znasz i lubisz, obsługując jednocześnie faktury ustrukturyzowane z KSeF, w taki sam sposób, jak wszystkie pozostałe.

Jak dokonać integracji swojego konta w systemie komercyjnym z kontem w KSeF, musisz niestety sprawdzić w firmie, z której systemu korzystasz obecnie. 

Przetestuj KSeF już dziś

Dla tych, którzy obawiają się KSeF-u mamy jednak bardzo dobrą wiadomość. Możesz już dziś przetestować ten system bez wiążącego wystawiania faktur w Twojej firmie. Gdy wejdziesz na stronę https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/ będziesz mieć do wyboru 3 wersje KSeF:

• wersja produkcyjna – to wersja oficjalna, którą będziesz stosować, wystawiając faktury swoim klientom, wymaga normalnego uwierzytelnienia, a wystawione w niej dokumenty są wprowadzane do obrotu;
• wersja przedprodukcyjna (DEMO) – jest to wersja testowa, ale wymaga ona normalnego uwierzytelnienia. Jednak wystawione w niej faktury nie trafiają do obiegu i nie mają skutków prawnych;
• wersja testowa – umożliwia testowanie systemu na dowolnym NIP-ie. Należy tu jednak pamiętać, aby korzystając z wersji testowej nie używać rzeczywistych danych gdyż dostęp do nich jest swobodny oraz nie ma możliwość skasowania raz przesłanej informacji.

Zapewne dla wielu przedsiębiorców KSeF będzie nowością, wywołującą wiele pytań i niewiadomych. Szczególnie w początkowym okresie obowiązywania. Dlatego też warto odpowiednio wcześniej przygotować się na wprowadzenie tego systemu do naszej firmy.