Wybór odpowiedniej dla nas formy działalności, jaką chcemy założyć, jest nie lada wyzwaniem, ale gdy już w końcu podejmiemy decyzję, nie pozostaje nam nic innego, jak wprowadzić ją w życie. Każda forma działalności wymaga od nas na samym początku dokonania pewnych formalności, przekazania wielu organom informacji na temat naszej firmy. Nie inaczej jest z założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która jest najczęściej wybieraną formą spółki kapitałowej w Polsce. W tym artykule zajmiemy się dokumentami składanymi do stosownych urzędów w chwili zakładania spółki z o.o.
Sposoby rejestracji spółki
Rejestrując spółkę z o.o., możemy dokonać tego na dwa sposoby:
- klasycznie – poprzez złożenie aktu notarialnego
- elektronicznie – poprzez system S24
Więcej na temat różnicy w rejestracji pisaliśmy ->TUTAJ
Od sposobu rejestracji spółki zależeć będzie, jakie dokumenty do poszczególnych urzędów będziesz musiał przedłożyć, poza oczywiście umową spółki.
Poniżej znajdziesz listę dokumentów, jakie należy złożyć po założeniu spółki. Zwróć uwagę, że w każdym z nich są różnice dla zakładania spółki przez internet oraz drogą klasyczną.
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..
PCC 3
Jest to formularz pozwalający na zapłacenie podatku od czynności cywilnoprawnych, który uiścić powinien każdy, kto zawarł umowę cywilnoprawną. Składany jest, gdy kapitał zakładowy jest wnoszony w gotówce. Musi być on podpisany przez zarząd spółki, a następnie złożony w Urzędzie Skarbowym terminie 14 dni. W przypadku rejestracji klasycznej tę formalność załatwia za Ciebie notariusz. Przy rejestracji elektronicznej, sam musisz dokonać tej formalności.
NIP 2
Składa się go w celu uzyskania numeru NIP lub dokonania aktualizacji swoich danych. Do złożenia tego dokumentu zobowiązane są osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne bądź zdrowotne – nie dotyczy podmiotów niewpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorców rejestrujących spółkę jedynie w sposób klasyczny, nie dotyczy rejestracji elektronicznej.
NIP 8
Dokument ten składany jest przez podmioty podlegające wpisowi do KRS w zakresie tzw. danych uzupełniających, w celu zidentyfikowaniu waszych danych oraz miejsca przechowywania dokumentacji księgowej. Wniosek o wpis do KRS stanowi jednocześnie podstawę do nadania numeru NIP, a więc nie ma już obowiązku składania formularza NIP 2. Jednakże wniosek o wpis do KRS nie zawiera danych uzupełniających, a jedynie dane podstawowe. Dane uzupełniające, które wymagane są w relacjach z administracją skarbową, GUS i ZUS, należy złożyć na tym właśnie formularzu NIP 8, w terminie 21 dni. Ten formularz, składany jest zarówno przy rejestracji klasycznej (odnośnie do podmiotów podlegających wpisowi do KRS), jak i elektronicznej.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Złożenie pozostałych dokumentów nie zależy już od sposobu rejestracji spółki i są to:
Zgłoszenie firmy do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
CRBR jest to system, w którym zbierane i przetwarzane są informacje o osobach sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką. Zgłoszenia do CRBR mają obowiązek dokonać wszystkie spółki prawa handlowego, które podlegają obowiązkowemu wpisowi do KRS, z wyjątkiem spółek partnerskich oraz publicznych spółek akcyjnych. Zgłoszenie takie obejmuje dane spółki oraz dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego, którym jest osoba/osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką, a także członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki. Należy dokonać tego w terminie 7 dni od wpisania spółki do KRS.
Zgłoszenie firmy do ZUS
W przypadku spółki z o.o. do ZUS zgłaszamy się jedynie wtedy, gdy zatrudniamy osoby na umowach zlecenie, o pracę lub ustanawiamy wynagrodzenie z tytułu powołania dla zarządu.
Na zgłoszenie mamy 7 dni daty zatrudnienia takiej osoby. A tym samym wiele spółek rozpoczynających działalność w pierwszym okresie nie koniecznie musi zgłaszać się do ZUS. Jeżeli takie zgłoszenie was dotyczy w pierwszej kolejności należy przygotować druk zgłoszeniowy firmy, a następnie druki zgłoszeniowe pracowników.
VAT-R
Formularz ten możemy składać w dwóch przypadkach. Pierwszy to, gdy chcemy lub musimy zgłosić się jako czynny płatnik podatku VAT. Drugi przypadek to gdy chcemy uzyskać NIP Europejski. (to będzie Twój NIP, ale z przedrostkiem PL). Dzięki temu będziemy mogli legalnie rozliczać transakcje wewnątrz wspólnotowe.
Możesz zauważyć, że sposób rejestracji spółki z o.o. nieznacznie wpływa na to, jakie dokumenty mamy obowiązek złożyć w stosownych urzędach. Pamiętać należy również o złożeniu ich w wyznaczonych do tego terminach, aby nie narazić się na kary grzywny.
