Jak poprawnie zatrudniać uczniów i studentów podczas wakacji?

maj 25, 2022Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Bardzo często w okresie wakacji zatrudniamy pracowników sezonowo – na 1, 2, 3 miesiące. Niestety często popełniamy przy tym błędy, nie dopilnujemy pewnych formalności, a potem przychodzą kontrole i są problemy. W tym artykule omówię jakich błędów unikać podczas zatrudniania uczniów i studentów na okres wakacyjny.

Zlecenie, a nie dzieło

W ogromnej większości przypadków osoby zatrudnione na okres wakacji np. do prac w gospodarstwie rolnym, w restauracji, czy też ośrodku wypoczynkowym, zatrudnione powinny być na podstawie umowy zlecenie, a nie na podstawie umowy o dzieło. Przedsiębiorcy wybierają umowy o dzieło, ponieważ kojarzą się z brakiem obowiązku odprowadzania składek zusowskich. A wspomniane wyżej osoby zatrudniane są do wykonywania czynności – dlatego powinniśmy stosować dla nich umowy zlecenia.

ZUS i podatek od uczniów oraz studentów

Ważne jest to, że osoby, które nie ukończyły 26 lat i mają status ucznia lub studenta, czyli mają ważną legitymację szkolną lub studencką, mogą taką umowę zlecenie podpisać i nie będziemy od takich osób odprowadzać składek zusowskich. Co więcej, w obecnym stanie prawnym nie odprowadzamy również, przy zatrudnianiu takiej osoby, podatku dochodowego, co wiąże się z tym, że jeżeli stawka wynagrodzenia dla takiej osoby wynosi np. 20 zł/h, to osoba ta taką dokładnie kwotę dostaje na rękę. Nie odprowadzamy od tego wynagrodzenia żadnej składki do ZUS-u ani podatku.

Treść umowy

Ważne jest, aby pilnować dokumentacji. Przede wszystkim musi być podpisana umowa, która powinna zawierać m.in. informacje o okresie jej trwania. Możemy zawrzeć umowę zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. Przy umowie na czas nieokreślony ważne jest, aby zawrzeć okres jej wypowiedzenia, np. że umowa może zostać rozwiązana w każdym momencie za porozumieniem stron lub może zostać rozwiązana przez jedną ze stron z zachowaniem oznaczonego w umowie okresu wypowiedzenia. Taki okres wypowiedzenia może trwać 3 dni, 7 dni, miesiąc… To wy decydujecie jak długi ma on być. Nie ma on związku z okresami wypowiedzenia, które są przypisane na mocy kodeksu pracy, przy umowie o pracę.

W umowie zatrudnienia powinna znaleźć się również lista czynności, których wykonywanie zlecamy zatrudnionej osobie np. jeżeli kogoś zatrudniacie do restauracji, to powinna znaleźć się tam np. obsługa zamówień, realizacja zamówień, podawanie zamówień, wystawianie paragonów, czy faktur, rozliczanie płatności, rozliczanie płatności z szefem zmiany, czy właścicielem restauracji itd. Polecam wam również zawrzeć zapis, że zawsze strony mogą się porozumieć co do dodatkowych czynności, w zależności od tego, czy dana osoba ma kwalifikacje, aby nie zamykać sobie tej listy czynności.

Oczywiście w umowie musi znaleźć się również wzmianka na temat wynagrodzenia dla takiej osoby. Od kilku lat w Polsce obowiązuje tzw. minimalna stawka godzinowa na umowę zlecenie. W roku 2022 wynosi ona 19,70 zł za godzinę pracy, czyli nie można zapłacić mniej.

Ewidencja godzin pracy

Żeby wiedzieć, ile zatrudniony pracownik tych godzin przepracował, konieczne jest prowadzenie ewidencji przepracowanych godzin. Wielu przedsiębiorców wykorzystuje do tego dokładnie takie same wzory ewidencji czasu pracy, jak przy umowie o pracę – co jest błędem. Naturalne jest, iż w przypadku takich działalności jak np. restauracja, hotel, czy ośrodek wypoczynkowy, będziemy prosili, aby zleceniobiorca wypisywał, kiedy rozpoczął, a kiedy zakończył wykonywanie swoich czynności. Wówczas należy przynajmniej zmienić nazwę prowadzonej ewidencji i np. zamiast “lista obecności”, nadać nazwę “lista godzin realizowanych przez zleceniobiorcę”, czy cokolwiek innego tego typu, gdyż “lista obecności” jest dokumentem charakterystycznym dla umowy o pracę.

Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy zleceniobiorca wykonuje swoją pracę zdalnie. Ja np. zatrudniam wirtualną asystentkę, od której co miesiąc otrzymuję maila z informacją o przepracowanych godzinach np. “w miesiącu kwietniu spędziłam na zadaniach wykonywanych dla ZUS to nie MUS 15 h” i tyle. Taka informacja wystarczy dla potwierdzenia ilości godzin, które wykonuje zleceniobiorca. Jest to po prostu wskazana liczba godzin, które wykonuje dla nas zleceniobiorca w danym miesiącu/tygodniu, czy innym umówionym okresie.

Dużo firm stosuje taką praktykę, że przy wystawianiu rachunku do umowy zlecenia po zakończonym miesiącu pracy, na rachunku jest adnotacja np. w miesiącu kwietniu w takiej i takiej firmie realizowałem X godzin i to też jest uznawane za ewidencjonowanie godzin. Tym samym nie zawsze musi to być odrębny dokument.

Potwierdzenie statusu ucznia lub studenta

W przypadku zatrudniania osób ze statusem ucznia lub studenta konieczne jest potwierdzenie, że faktycznie posiada on taki status. Ok. 90% osób zatrudniających uczniów/studentów kopiuje ich legitymacje i trzyma wykonane kserokopie w dokumentach. Dzisiaj wiele uczelni ma elektroniczne legitymacje, więc robione są w takich przypadkach zrzuty ekranu. Jednakże zgodnie z przepisami RODO, nie powinniśmy w dokumentach trzymać kopii legitymacji szkolnych, czy studenckich, powinniśmy mieć zaświadczenie z uczelni albo ze szkoły, że dana osoba jest jej uczniem/studentem. W przypadku kontroli z ZUS-u kopia legitymacji szkolnej/studenckiej w dokumentach nie będzie miała dla kontrolerów znaczenia, potraktują ją jako prawomocny dokument i powiedzą “ok. ta osoba faktycznie jest studentem”. Natomiast w przypadku kontroli związanej z ochroną danych osobowych, wówczas jest to uchybienie, z którym mogą wiązać się kary. Tak więc trzeba “mądrze” pokazywać dokumenty. Pamiętajcie również, że legitymacje szkolne ważne są do 30 września, a studenckie do 31 października i 31 marca – podbijane są co pół roku, więc jeżeli zatrudniacie osobę ze statusem ucznia lub studenta na dłuższy czas, należy pamiętać, aby po upływie każdego z tych okresów poprosić o ponowne potwierdzenie statusu.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Od jakiego wieku możemy zatrudnić osobę na umowę zlecenie?

Bardzo często pytacie mnie, ile trzeba mieć ukończone lat, aby móc pracować. W Polsce, aby podpisać umowę o pracę trzeba mieć ukończone 18 lat, są jednak pewne wyjątki. Jeżeli zatrudniacie osobę niepełnoletnią w celu nauki zawodu, wówczas można taką osobę zatrudnić wcześniej – już od 15 roku życia za zgodą rodziców.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umowy zlecenia, wówczas można zatrudnić osobę od 15 roku życia i jest to całkowicie legalne. Musi być jednak spełniony jeden warunek – wyrażona zgoda przez rodziców/prawnych opiekunów osoby niepełnoletniej. Taka zgoda powinna być nie tyle częścią umowy, ile powinna być podpięta pod tą umowę.

Oczywiście zatrudnianie osoby w wieku poniżej 18 lat obwarowane jest jeszcze dodatkowymi przepisami jak chociażby zakaz zatrudniania w godzinach nocnych, czy też niektórymi przepisami BHP np. zabraniającymi wykonywania pewnych prac związanych z podnoszeniem ciężarów przez takiego zleceniobiorcę.

Rachunki do umowy zlecenia

Jest to kolejna rzecz, która często budzi wiele wątpliwości. Zgodnie z teorią, jeżeli ja zatrudniam np. Kasię Nowak na umowę zlecenie do wykonywania prostych czynności biurowych, to Kasia Nowak po zakończonym miesiącu pracy powinna mi wystawić rachunek do wykonanej pracy. Umówmy się, że 99% zleceniobiorców nie ma zielonego pojęcia jak ten rachunek wystawić. Niestety kwestia wystawiania rachunku za pracę na umowę zlecenie jest kwestią sporną – są różne szkoły, różne orzeczenia sądowe i różne podejścia do tego tematu kontroli ZUS. 

Zasadniczo standard jest taki, że te rachunki rzeczywiście są. Bardzo często, do umowy dołączone jest upoważnienie, w którym zleceniobiorca upoważnia swojego zleceniodawcę do tego, aby wystawił rachunek w jego imieniu.

Wiele systemów kadrowo-płacowych takie rachunki wystawia, a następnie podpina je pod umowę i po sprawie. Jednakże coraz częściej można spotkać się z sytuacją, w której firmy rezygnują z wystawiania rachunku. Stoją one na stanowisku, że skoro zleceniobiorca nie jest w stanie wystawić takiego rachunku, a przecież przekazuje informacje o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu, jest podpisana umowa, to zleceniodawca na podstawie tych danych jest w stanie wyliczyć wynagrodzenie dla zleceniobiorcy i nie ma potrzeby wystawiania rachunku.

Obecnie trudno jest przewidzieć jak do takiego działania będą podchodziły zarówno ZUS, jak i PIP. Logicznie na to patrząc, takie działanie rzeczywiście ma duży sens i moim zdaniem będzie się broniło. Niestety, póki co standardem jest, że ten rachunek jest wystawiany.

Rozliczanie PIT-u rocznego

Następną kwestią jest rozliczenie PIT-u rocznego. Niestety u bardzo wielu osób panuje błędne przekonanie, że skoro zatrudniając osobę o statusie ucznia/studenta na podstawie umowy zlecenia, gdzie nie są odprowadzane składki do ZUS-u ani podatek, nie ma konieczności wystawiania dla takiej osoby PIT-u za przepracowany rok.

Taki PIT musi być wystawiony. Są w nim specjalne rubryki na wpisanie wynagrodzenia, które jest zwolnione z podatku i ze składek odprowadzanych do ZUS-u. W przypadku zatrudniania osób uczących się, które nie ukończy 26 lat mamy taki sam obowiązek wystawienia PIT11 rocznego, jak dla każdej innej osoby. 

Wynagrodzenie

Ostatnią kwestią, którą chcę poruszyć, jest częstotliwość wypłacanego wynagrodzenia za wykonywaną przez zleceniobiorcę pracę oraz forma wypłaty. 

Od kilku lat funkcjonuje przepis, który mówi, że jeżeli umowa zlecenia jest zawarta na okres dłuższy niż jeden miesiąc np. na 3 miesiące, to wynagrodzenie z niej powinno być wypłacane nie rzadziej niż raz w miesiącu. Tak więc teoretycznie, jeżeli ktoś ma umowę np. od 1 czerwca do 31 sierpnia, to za czerwiec powinna ta osoba otrzymać wynagrodzenie w czerwcu. Jednakże nie zdarzyło mi się jeszcze podczas jakiejkolwiek kontroli, aby kontrolerzy robili problem z tego, że wynagrodzenie za przepracowany miesiąc jest płacone na początku kolejnego miesiąca – czyli w tym przykładzie w pierwszych dnia lipca.

Ostatnimi czasy bardzo dużo firm przy umowach zlecenie, wypłaca pracownikom tzw. tygodniówki, a do tego dokonują wypłat w formie gotówkowej. W takich sytuacjach należy pamiętać, o potwierdzeniu przez pracownika odebrania wypłaconej mu gotówki. To się nazywa dokument KW, czyli kasa wypłaciła. Jeżeli takiego potwierdzenia z podpisem nie będziecie mieli, w przyszłości może stanowić to bardzo poważny problem. Jest to brak dowodu wypłaty wynagrodzenia i gdyby taki pracownik udał się do sądu i zarzucił Wam, że nie dostał wypłaty, to nie macie wówczas nic, co by potwierdziło fakt przekazania tej osobie wynagrodzenia. Tak więc najlepszym rozwiązaniem jest dokonywanie wypłaty wynagrodzenia poprzez przelew na konto bankowe, wówczas nie ma żadnych wątpliwości, że wynagrodzenie zostało wypłacone. 

Tak więc jak widzimy, zatrudniając osobę na umowę zlecenie, musimy pamiętać o tym, że umowę taką można zawrzeć na czas nieokreślony, jak i na czas określony, stawka minimalna wynagrodzenia na ten rok wynosi 19,70 zł/h, od uczniów i studentów, którzy nie ukończyli 26 lat, a mają więcej niż 15, nie musicie płacić ZUS-u i podatku, wystarczy potwierdzenie, że taka osoba jest uczniem/studentem – teoretycznie powinno być to zaświadczenie ze szkoły/uczelni, ostatecznie pod kątem kontroli ZUS-u może to być kopia legitymacji szkolnej lub studenckiej, wynagrodzenie wypłacamy przynajmniej raz na miesiąc i na koniec roku jesteśmy zobowiązani takiej osobie wystawić PIT 11. 

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki, które pomogą Ci w zatrudnianiu i zarządaniu pracownikami:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Jak naliczać i opłacać składki ZUS w umowie zlecenie?

Jak naliczać i opłacać składki ZUS w umowie zlecenie?

Istnieje przekonanie, że umowa zlecenia ma takie same koszty, jak umowa o pracę. Rzeczywiście składki ZUS opłaca się prawie tak samo jak w przypadku umowy o pracę, jednak jak to w Polsce bywa istnieje sporo wyjątków. Wysokość składek ZUS Składka emerytalna Składka ta...

10 błędów przy zawieraniu umowy – zlecenie

10 błędów przy zawieraniu umowy – zlecenie

Umowa o pracę oraz umowa-zlecenie są to najczęściej spotykane umowy na Polskim rynku pracy. Czym zatem różnią się te dwie formy zatrudnienia? Według definicji stosunku pracy wskazanej w art. 22 kp, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do...

Umowa zlecenie, czy umowa o dzieło?

Umowa zlecenie, czy umowa o dzieło?

Umowa zlecenie należy do jednej z najczęściej wykorzystywanych umów cywilno – prawnych. Jednak należy od niej opłacać składki ZUS, dlatego przedsiębiorcy często na siłę próbują stosować umowy o dzieło. Pytanie, czy tak można oraz kiedy i na jakich zasadach. Umowa...

Czy spółka z o.o. jest dla mnie?

Wielu właścicieli firm zastanawia się nad tym, czy spółka z o.o. jest właściwym sposobem do prowadzenia swojego biznesu. Dzięki temu e-bookowi na pewno zbliżysz się do odpowiedzi na to pytanie.

Wypełnij formularz i pobierz darmowe materiały

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.