Wielu przedsiębiorców, którzy są na początku swojej drogi biznesowej, przeraża temat kasy fiskalnej. Próbują uniknąć jej na siłę i obawiają się problemów związanych z jej prowadzeniem. Prawda jest taka, że jak się pozna zasady jej użytkowania, wówczas przestaje już tak przerażać.
Kto musi posiadać kasę fiskalną?
Co do zasady kasę fiskalną musimy posiadać, jeżeli dokonujemy sprzedaży towarów bądź usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług). Najczęściej będą to różne punkty sprzedaży/sklepy, w których do dokonanych transakcji wręczamy klientowi paragon fiskalny. Jednak i od tej zasady są wyjątki. Zobacz, co musisz wiedzieć na temat kasy fiskalnej, zanim zdecydujesz się na nią.
Kto jest zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
Są dwa przypadki, kiedy posiadanie kasy fiskalnej nie jest konieczne – mimo obsługi klientów indywidualnych:
- Przypadek pierwszy – jeżeli nie osiągamy w firmie 20 000zł obrotu rocznie. W sytuacji, gdy swoją działalność rozpoczynamy w trakcie trwania roku podatkowego, wówczas limit obrotu oblicza się proporcjonalnie do okresu, przez jaki w danym roku prowadzimy firmę;
- Przypadek drugi – gdy prowadzimy sprzedaż towarów/usług przez internet. W takim przypadku sprzedaż rejestrujemy na naszym koncie bankowym.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
A co w sytuacji, gdy prowadzimy sprzedaż zarówno w punkcie stacjonarnym i przez internet?
Wówczas niestety musimy posiadać kasę fiskalną i całą sprzedaż, zarówno tą prowadzoną przez internet jak i stacjonarnie nabijamy na kasę. Więcej na temat kasy fiskalnej w sklepie internetowym pisaliśmy TUTAJ. Jeżeli, z jakiegokolwiek powodu masz już w firmie kasę fiskalną, wtedy jesteś zobowiązany rejestrować na niej każdą sprzedaż – również tą dokonaną przez internet. Dziś, z uwagi na charakter sklepów internetowych, można wykorzystywać możliwość wysyłania paragonów drogą e-mail dla klientów online oraz wydruku dla klientów, którzy fizycznie przychodzą do sklepu. Wystarczy wybrać odpowiednią do naszego biznesu kasę fiskalną.
Kto musi posiadać kasę fiskalną?
Wiemy już, że z pewnością musimy posiadać kasę gdy nasz obrót roczny wynosi ponad 20 000 zł. Jeżeli zdarzy się, iż w trakcie roku podatkowego nasz obrót przekroczy tę granicę, wówczas mamy 2 miesiące na zakup kasy fiskalnej.
Jednak są takie rodzaje działalności, które mają obowiązek rejestrowania transakcji na kasie, już od pierwszych dni swojego funkcjonowania. Nawet gdy ich obrót nie przekracza wspominanej powyżej kwoty.
Do takich działalności należą przykładowo:
- przewozy pasażerskie, samochodowe bez względu na to, czy kursy te są regularne, czy nie
- usługi taksówkarskie
- sprzedaży komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych
- naprawa pojazdów samochodowych, motocykli, motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
- usługi doradztwa podatkowego,
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
Katalog tych działalności jest naprawdę szeroki i szczegółowo wymienione są one w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W momencie, kiedy rozpoczynasz działalność i sprzedajesz towary lub usługi dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, warto zweryfikować wspomniany paragraf w rozporządzeniu.
Jakie mamy rodzaje kas?
Obecnie możemy mieć kasę fiskalną tradycyjną – z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii bądź kasę online. Kasy online posiadają wbudowane funkcje, pozwalające na automatyczne przekazywanie gromadzonych danych za pośrednictwem internetu do Centralnego Repozytorium Kas. Tradycyjne kasy z zapisem papierowym zostały wycofane ze sprzedaży w 2019 roku, chociaż nadal wielu przedsiębiorców z nich korzysta. Od tego momentu kolejni przedsiębiorcy zostają zobowiązani do wdrożenia kas online. Podsumowując – jeżeli kupiłeś kasę kilka lat temu bez funkcji kasy online, możesz z niej nadal korzystać. Jednak jeżeli jesteś zobowiązany kupić kasę obecnie – musi to być tzw. kasa online.
Rejestracja kasy fiskalnej krok po kroku
Bez względu na to, jaki rodzaj kasy wybierzemy, przed rozpoczęciem jej użytkowania, konieczne jest przeprowadzenie fiskalizacji i uzyskanie numeru ewidencyjnego. Czyli musimy dokonać rejestracji kasy. Jeżeli decydujesz się na kasę tradycyjną wówczas musisz:
Zamówić u serwisanta kas usługę fiskalizacji – zanim zaczniesz ewidencjonować na kasie sprzedaż.
Kasy fiskalne sprzedają specjalistyczne firmy, które prowadzą również ich serwis. Już na samym początku musimy zamówić u takiej firmy usługę zwaną fiskalizacją. Fiskalizacja jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Serwisant wpisze Twój NIP do pamięci kasy, a następnie przekaże Ci wydrukowany raport, który jest potwierdzeniem dokonania fiskalizacji. Po dokonaniu tej czynności firma serwisowa prześle zgłoszenie serwisu zawierające m.in. dane twojej kasy, do urzędu skarbowego w ciągu maksymalnie 7 dni od fiskalizacji. Warto też zaznaczyć, iż istnieje obowiązek serwisu kasy fiskalnej co min. 2 lata.
Zgłosić dane kasy fiskalnej
Musisz wypełnić formularz zgłoszeniowy, a następnie złożyć go w urzędzie skarbowym. Formularz ten wypełniasz na podstawie książki serwisowej, którą założy Ci podczas fiskalizacji serwisant. Zgłoszenia możesz dokonać również przez internet. Zgłoszenia danych musisz dokonać w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji kasy.
Nanieść numer ewidencyjny na kasę i wpisz go do książki serwisowej
Po dokonaniu zgłoszenia kasy przez Ciebie oraz serwis, urząd skarbowy zarejestruje kasę i nada jej niepowtarzalny numer ewidencyjny. Ma na to 30 dni od daty złożenia formularza zgłoszeniowego. Numer ten musisz nanieść w książce kasy, a także w sposób trwały na obudowę kasy (np. trwałym flamastrem).
W przypadku kas online wszystko jest dużo prostsze. Wystarczy, że zapewnisz sobie pomoc serwisanta przy fiskalizacji i dostęp do sieci internetowej, która umożliwi przesłanie danych pomiędzy kasą online, a Centralnym Repozytorium Kas („CRK”). Kasa online przekazuje CRK dane o sobie i o właścicielu kasy, otrzymując zwrotnie przydzielony numer ewidencyjny.
Jak korzystać z kasy fiskalnej?
U osoby, która pierwszy raz ma styczność z kasą fiskalną, zapewne takie pytanie nasuwa się w pierwszej kolejności. Oprócz tego, że każdą sprzedaż musimy nabić na naszą kasę, to musimy jeszcze drukować tzw. raporty dobowe. Powinniśmy je wydrukować po zakończeniu sprzedaży w danym dniu. Ewentualnie czynność tą możemy wykonać następnego dnia, ale przed nabiciem na kasę pierwszej transakcji. Poza raportem dobowym musimy drukować jeszcze raporty miesięcznej sprzedaży. Są one podstawą dla księgowości do zarejestrowania wielkości przychodu ze sprzedaży dla klientów indywidualnych. Więcej na temat tego jak na co dzień korzystać z kasy fiskalnej możesz przeczytać TUTAJ.
A co z płatnościami kartą?
Niektóre kasy fiskalne mają automatyczne połączenie z terminalami, są również takie z wbudowanym terminalem płatniczym. W momencie kiedy planujesz uruchomić możliwość płacenia kartą, warto zakupić odpowiednią do tego kasę. W raporcie dziennym kasa wtedy wydrukuje, ile było transakcji płatnych gotówką, a ile kartą. Dzięki temu łatwiej będzie Ci zapanować nad przepływami finansowymi oraz tym, ile pieniędzy powinno zostać przelane od firmy pośredniczącej w płatnościach kartą. Warto pamiętać też o tym, aby klientowi, który dokonał płatności kartą oprócz paragonu fiskalnego, wydać potwierdzenie płatności kartą.
Kiedy mogę dostać zwrot za kasę fiskalną z Urzędu Skarbowego?
Obecnie jedyną sytuacją, w której możemy dostać zwrot pieniędzy zainwestowanych w zakup kasy fiskalnej, jest zakup kasy online (podłączonej do internetu). Możemy wnioskować o zwrot zakupu do 90% jej wartości, jednak zwrot może wynieść maksymalnie 700 zł. Ulga przysługuje na zakup tylko jednej kasy fiskalnej.
Podstawą do uzyskania dofinansowania jest opłacona faktura za zakup kasy fiskalnej, dokumentacja z procesu fiskalizacji przeprowadzonej przez serwisanta oraz pierwszy paragon sprzedaży wykonanej na tej kasie. Aby uzyskać zwrot, VAT-owcy mogą poprosić o to w deklaracji VAT albo pomniejszyć kwotę do zapłaty w deklaracji VAT. Gdy podatnik nie jest VAT-owcem, może złożyć wniosek o tę ulgę do Urzędu Skarbowego. Zwrot otrzymuje się na konto bankowe.
Zanim zaczniemy korzystać z kasy fiskalnej, warto zdobyć nieco wiedzy w temacie jej użytkowania i dalszej eksploatacji. Tego wszystkiego dowiesz się z naszego poradnika:
W tym poradniku omówiliśmy szczegółowo zagadnienia związane z kasą fiskalną i rozwialiśmy wszelkie wątpliwości jej dotyczące. Kupując go, dostajesz kompleksową wiedzę, w jednym miejscu.
“Kasa fiskalna w firmie”
