Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie nowe przepisy, które zmienią zasady ustalania uprawnień pracowniczych – od urlopów po dodatki stażowe. Choć na pierwszy rzut oka zmiany te wydają się korzystne głównie dla pracowników, to mają ogromne znaczenie także dla właścicieli firm, zatrudniających współpracowników i budujących zespoły. Jeśli chcesz uniknąć kosztownych błędów i dobrze przygotować się na nadchodzące zmiany – koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Staż pracy już nie będzie oznaczał wyłącznie lat przepracowanych na etacie. Nowa definicja stażu pracy uwzględni także inne formy aktywności zawodowej, co wpłynie m.in. na prawo do urlopu wypoczynkowego czy dodatków stażowych. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładniejszego weryfikowania doświadczenia kandydatów i aktualizacji procedur kadrowych. Sprawdź, co dokładnie się zmieni i jak przygotować firmę na nową rzeczywistość prawną.

Co się zmienia? Staż pracy nie tylko na etacie

Do tej pory staż pracy był utożsamiany przede wszystkim z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę. To właśnie ten rodzaj umowy decydował o naliczaniu uprawnień pracowniczych, takich jak urlop wypoczynkowy czy dodatki stażowe. Jednak od 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które znacząco rozszerzają definicję stażu pracy.

Zgodnie z nowymi regulacjami, każda forma legalnego zatrudnienia, w której odprowadzane były składki na ubezpieczenie społeczne, będzie brana pod uwagę przy ustalaniu stażu pracy – niezależnie od podstawy prawnej takiego zatrudnienia.

W praktyce oznacza to, że do stażu pracy będą wliczane między innymi:
– umowy-zlecenia oraz umowy o dzieło, o ile były objęte obowiązkiem składkowym,
– okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
– współpraca w ramach samozatrudnienia,
– a także praca za granicą poza etatem – pod warunkiem, że można ją odpowiednio udokumentować.

Każda z tych form aktywności zawodowej może teraz wpłynąć na wysokość i długość przysługującego urlopu, prawo do dodatków stażowych, możliwość awansu, a nawet przyznanie nagród jubileuszowych. Dla wielu pracodawców to zupełnie nowe wyzwanie organizacyjne.

Zachęcam Cię również do wysłuchania naszego podcastu:

Co to oznacza dla pracodawców?

Więcej pracowników z dłuższym wymiarem urlopu

Nowe przepisy niosą ze sobą istotne zmiany z punktu widzenia organizacji pracy. Wyobraź sobie sytuację: zatrudniasz osobę, która na pierwszy rzut oka ma jedynie 2-letnie doświadczenie na umowie o pracę. Według obecnych regulacji taki pracownik ma prawo do 20 dni urlopu rocznie. Jednak od 2026 roku może się okazać, że ten sam pracownik ma za sobą dodatkowo 8 lat samozatrudnienia lub pracy na umowach cywilnoprawnych. W efekcie – nabędzie prawo do 26 dni urlopu.

To pozornie drobna zmiana, która jednak rodzi realne konsekwencje organizacyjne. Konieczne będzie przeanalizowanie i przeliczenie planów urlopowych, zapewnienie odpowiednich zastępstw oraz – w wielu przypadkach – dostosowanie wewnętrznej polityki urlopowej firmy do nowych realiów.

Czy to więcej kosztów? Niekoniecznie – ale uważaj na dodatki stażowe i regulaminy

Zmiana definicji stażu pracy może wpłynąć także na koszty funkcjonowania firmy – choć nie zawsze będzie to jednoznacznie negatywne. W szczególności warto przyjrzeć się firmowym regulaminom: premiowym, wynagrodzeniowym, dotyczącym dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych.

W firmach, które posiadają takie rozwiązania, nowy sposób liczenia stażu może skutkować znacznym zwiększeniem liczby pracowników spełniających kryteria do otrzymania dodatkowych świadczeń. A to z kolei może oznaczać konieczność zwiększenia budżetu na wynagrodzenia i benefity.

Dlatego już teraz warto przeanalizować obowiązujące regulaminy i rozważyć ich modyfikację. Warto precyzyjnie wskazać, które formy zatrudnienia będą uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy w Twojej firmie. Jeśli tego nie zrobisz, od 1 stycznia 2026 roku będziesz zobowiązany uwzględniać każdy udokumentowany okres aktywności zawodowej, który podlega nowym przepisom.

Polecam Ci również przeczytanie naszego wcześniejszego wpisu „Koszty zatrudnienia – co musi pokryć pracodawca”

Co musisz zrobić jako przedsiębiorca?

1. Przejrzyj regulaminy pracy i wynagradzania

Pierwszym krokiem, który warto podjąć, jest dokładna analiza dokumentów wewnętrznych obowiązujących w Twojej firmie. Zweryfikuj, gdzie pojawia się pojęcie „stażu pracy” – zwłaszcza w kontekście dodatków stażowych, premii jubileuszowych czy awansów uzależnionych od doświadczenia zawodowego. Jeśli takie zapisy znajdują się w Twoich regulaminach, konieczna może być ich aktualizacja. W przeciwnym razie pracownicy – powołując się na nowe przepisy – będą mieli prawo dochodzić roszczeń, które wcześniej mogły nie wchodzić w grę.

2. Skonsultuj się z działem kadr lub prawnikiem

Nie odkładaj tego na ostatnią chwilę – nowe zasady dotyczące liczenia stażu pracy będą miały zastosowanie wstecz. Oznacza to, że pracownicy już teraz mogą rozpocząć gromadzenie dokumentów potwierdzających wcześniejszą działalność zawodową – niezależnie od formy zatrudnienia. Warto zawczasu przygotować wewnętrzne procedury i kryteria weryfikacji tych dokumentów, aby uniknąć organizacyjnego chaosu w momencie wejścia przepisów w życie.

Skonsultowanie się z kadrową, doradcą HR lub prawnikiem pomoże Ci zbudować przejrzyste, zgodne z prawem zasady postępowania w firmie. To także dobry moment, by zaplanować informowanie pracowników o zmianach i wymaganych dokumentach.

3. Zaktualizuj sposób naliczania urlopów

Kolejnym krokiem jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych zasad ustalania prawa do urlopu. Współpracujesz z biurem rachunkowym? Porozmawiaj z nimi o planowanych zmianach w systemie kadrowym. Upewnij się, że przygotowują się na nowe przepisy i wiedzą, jak je wdrożyć.

Jeśli samodzielnie prowadzisz firmę i wystawiasz umowy – sprawdź, czy dobrze rozumiesz nowe zasady. Musisz wiedzieć, jak je stosować w praktyce. To pozwoli Ci uniknąć błędów i ewentualnych roszczeń ze strony pracowników.

A jak staż pracy zmieni się dla samozatrudnionych i freelancerów?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i np. świadczysz usługi dla innych firm – mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Nowe przepisy wprowadzają ważną zmianę: Twój okres aktywności zawodowej również będzie się liczył jako staż pracy. Oznacza to, że jeśli w przyszłości zdecydujesz się na zatrudnienie na etat, będziesz miał prawo do dłuższego urlopu już od pierwszego dnia pracy – bez konieczności „odpracowywania” lat, które wcześniej spędziłeś jako przedsiębiorca.

To przełomowa zmiana, która docenia realny wkład samozatrudnionych i freelancerów w gospodarkę. Co więcej – sygnalizuje stopniowe zrównywanie pozycji osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych z etatowymi pracownikami. Dla wielu firm to ważny sygnał: współpracownicy spoza etatu, dotychczas traktowani jako „zewnętrzni wykonawcy”, zyskują status bardziej równoprawnych uczestników rynku pracy – a ich doświadczenie zawodowe będzie formalnie uznawane na równi z klasycznym zatrudnieniem.

Czy to źle dla przedsiębiorców?

Niekoniecznie. To nie jest zła wiadomość. Ale oznacza koniec uproszczonego podejścia, w którym tylko etat liczył się jako „prawdziwe” doświadczenie zawodowe. Przedsiębiorcy muszą oswoić się z nową rzeczywistością. Teraz liczy się całe legalne, udokumentowane doświadczenie zawodowe – niezależnie od formy współpracy. Nie tylko lata spędzone „na etacie” czy „u Ciebie” będą mieć znaczenie.

Warto spojrzeć na tę zmianę również z pozytywnej strony. Może ona przynieść wiele korzyści: bardziej doświadczonych kandydatów, którzy mają za sobą lata pracy w różnych formach, a teraz nie będą musieli tego ukrywać. Większe uznanie dla ich ścieżki zawodowej może przełożyć się na większą lojalność pracowników i silniejsze zaangażowanie – bo poczują się docenieni za cały swój rozwój zawodowy, a nie tylko ten „etatowy”.

Jednocześnie – to zmiana, która wymaga realnego przygotowania. Konieczny będzie przegląd dokumentów firmowych, regulaminów wynagradzania czy systemów kadrowych. Przyda się także rozmowa z działem kadr lub doradcą prawnym, by zrozumieć, jak nowe przepisy wpłyną na Twoją organizację. Bo staż pracy, w nowym rozumieniu, to już nie tylko prosty wskaźnik „ile lat na umowie o pracę”, ale pełniejszy obraz całej zawodowej drogi pracownika.