Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Jakie dokumenty do umowy zlecenia?

widoczny fragment postaci mężczyzny - pracownika budowlanego (jakie dokumenty do umowy zlcenia)

Umowa zlecenie jest jedną z najpopularniejszych umów, które zawiera się na krótkie okresy czasu. Często również są to prace sezonowe, czy ustalane na podstawie dyspozycyjności zleceniobiorcy. Mimo wszystko, w trakcie kontroli ZUS okazuje się, że w firmach brakuje odpowiedniej dokumentacji. Po kontrolach najczęściej przedsiębiorcy zobowiązani są do zapłaty dodatkowych składek spowodowanych niekompletnymi lub niepoprawnymi dokumentami. Dziś kilka słów na temat kompletowania dokumentów do umowy zlecenia. 

Umowa zlecenie – informacje ogólne 

Umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną. Zawiera się ją na wykonywanie określonych czynności. Stronami umowy jest zleceniobiorca i zleceniodawca. Ciekawe jest to, że może zostać zawarta z osobą niepełnoletnią, która ukończyła 15 lat. Takie zatrudnienie powinno odbywać się za zgodą rodziców (więcej na temat zatrudniania uczniów i studentów możesz przeczytać TUTAJ). W umowie zlecenia wpisujemy dane osobowe osoby zatrudnionej, dane zleceniodawcy, zakres czynności, okres obowiązywania umowy, sposób oraz częstotliwość naliczania i wypłacania wynagrodzenia. Od kilku lat umowa zlecenie musi uwzględniać tzw. minimalną stawkę za godzinę. W roku 2023 wynosi ona 22,80 zł. Natomiast od lipca ponownie wzrośnie do kwoty 23,50 zł za godzinę. 

 

Podatek i składki od umowy zlecenia oraz oświadczenie zleceniobiorcy

Umowa zlecenie podlega składkom ZUS oraz rozliczeniu podatkowemu. Jednak mamy tutaj kilka wyjątków. Każdy zleceniobiorca musi określić, jaki jest jego status do naliczania składek ZUS. Określa to na tzw. oświadczeniu zleceniobiorcy. 

Na wstępie panuje generalna zasada – że w stosunku do osób do 26 roku życia nie nalicza się podatku PIT

Statusem może być osoba ucząca się do 26 roku życia (uczeń szkoły lub student). Od takiej osoby nie płacimy podatku oraz składek ZUS. A więc dla niego kwota brutto = kwocie netto. Aby to było możliwe, do oświadczenia zleceniobiorca powinien dołączyć oświadczenie ze szkoły/uczelni, potwierdzające, że uczy się w danej szkole. Częstą praktyką jest, że dołącza się kopię legitymacji. W przypadku kontroli ZUS będzie to dokument obowiązujący. Jednak w przypadku kontroli GIODO archiwizowanie kopii legitymacji jest naruszeniem ustawy o RODO. Dlatego idealnie, jeżeli będzie to zaświadczenie ze szkoły. Mówiąc o zaświadczeniu pamiętaj, że ważne jest ono do marca i października każdego roku. Później powinieneś prosić o nowe. 

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Innym statusem może być osoba zatrudniona. Oznacza to, że dana osoba pracuje w jakimś miejscu pracy i u nas sobie dorabia. Jeżeli w swoim podstawowym miejscu pracy zarabia powyżej minimalnej krajowej, wtedy my odprowadzamy podatek i składkę zdrowotną. Aby mieć pewność co do poprawnego rozliczenia, warto prosić po zakończeniu każdego miesiąca o zaświadczenie, że dana osoba współpracuje z firmą X i składki odprowadzane są od przynajmniej minimalnej krajowej. W przypadku braku takiego potwierdzenia bierzesz na siebie ryzyko, że w przypadku kontroli ZUS nakaże Ci zapłatę wszystkich składek. Takie zaświadczenia są dla Ciebie punktem ochronnym. Warto o nie dbać i uzupełniać co miesiąc. 

Umowę zlecenie może podpisać również emeryt lub rencista. W takim przypadku warto archiwizować wraz z oświadczeniem zleceniobiorcy kopię decyzji z ZUS.

No i ostatnia sytuacja – czyli osoba niespełniająca żadnego punktu powyżej. Od takiej osoby opłacamy pełne składki ZUS. 

 

Składka chorobowa przy umowie zlecenia

Wielu z nas myli dwie składki – zdrowotną oraz chorobową. Zdrowotna odpowiada za bezpłatną opiekę medyczną – czyli NFZ. Chorobowa odpowiada za wypłatę zasiłków z ZUS-u. Składka chorobowa dla umowy zlecenie jest dobrowolna i odprowadza się na wyraźne wskazanie zleceniobiorcy. Osoba wybierająca składkę chorobową ma prawo do wypłaty zasiłku po 90 dniach opłacania takiej składki. Zasiłek jest wypłacany najdłużej do końca trwania umowy zlecenia. W praktyce korzysta z tego niewielka grupa zleceniobiorców. 

 

Badania lekarskie i BHP przy umowie zlecenia 

Co do zasady zleceniobiorcy nie muszą posiadać zaświadczeń lekarskich oraz szkoleń BHP. Jednak są sytuacje specjalne jak np. prace na wysokościach, kierowanie różnymi pojazdami. W takich wypadkach dostęp do urządzeń lub typ czynności mogą wymuszać na osobie zlecającej pracę (zleceniodawcy) konieczność wykonania zarówno badań, jak i szkoleń BHP.

 

Potwierdzanie ilości godzin 

Od kilku lat w Polsce istnieje obowiązek potwierdzania ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu. Można to dokumentować na listach obecności. Jednak może to być również zwykły e-mail o treści: w miesiącu X przepracowałem Y godzin. Niektóre firmy przekazując rachunek do podpisania zleceniobiorcy, wpisują na niego ilość godzin. Tak jak widzisz, potwierdzenie może przyjmować różne formy. Ważne, aby godziny były zgłoszone/potwierdzone przez zleceniobiorcę. 

 

Rachunek do umowy zlecenia

Przyjęło się, że wynagrodzenie dla zleceniobiorcy zostaje wypłacone na podstawie rachunku do umowy. Co do zasady rachunek powinien wystawić zleceniobiorca i przekazać go do zleceniodawcy. Jednak w praktyce zleceniobiorcy najczęściej nie umieją takiego rachunku przygotować. Dlatego dość często, to zleceniodawca go przygotowuje i przekazuje jedynie do podpisu. Niektóre firmy sięgają po upoważnienie. W praktyce zleceniobiorca upoważnia zleceniodawcę do wystawiania i podpisywania rachunków w jego imieniu. Taki dokument załatwia sprawę ze zbieraniem podpisów pod rachunkami w każdym miesiącu. 

Jak pewnie zauważasz, umowa zlecenie nie jest wcale taka łatwa w obsłudze. Wymaga od nas szeregu różnych dokumentów, dzięki którym możemy we właściwy sposób naliczyć  i opłacić zarówno podatek, jak i składki ZUS. Warto dodać, że komplet dokumentów pomoże nam również obronić się przed ewentualnymi zarzutami podczas kontroli składek ZUS. Stąd też w mojej ocenie warto zadbać o kompletność dokumentacji. Jeżeli chcesz mieć pewność, że dochowasz wszelkich formalności zatrudniając swoich pracowników, polecamy Ci nasz poradnik.

“Jak poprawnie zatrudniać pracowników”

Doszedłeś do momentu, gdzie potrzebujesz rąk do pomocy? Ale kiedy tylko po myślisz o zatrudnieniu kogoś od razu czujesz spory stres związany z administracją?

Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Jest często zapraszana na konferencje, wykładowca w szkołach wyższych. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia. Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

author-avatar

O Justyna Broniecka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Jest często zapraszana na konferencje, wykładowca w szkołach wyższych. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia. Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.