Od 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa o sygnalistach, która nakłada nowe obowiązki na przedsiębiorców. Przepisy te mają na celu zapewnienie skutecznej ochrony dla osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscach pracy. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje dotyczące tego, kim jest sygnalista, kogo obowiązują przepisy oraz jakie kroki muszą podjąć przedsiębiorcy, aby dostosować się do nowych regulacji.
Ustawa o sygnalistach jest ustawą, które reguluje założenia unijnej dyrektywy UE 2019/1937. Zanim powiemy, jakie obowiązki nakłada ona na przedsiębiorców, zacznijmy od kwestii wyjaśnienia podstawowego pojęcia – sygnalista.
Kim jest sygnalista i kto może nim zostać?
Sygnalistą nazywamy osobę, która zgłasza naruszenia prawa lub norm etycznych w organizacji, z którą jest związana zawodowo. Osoba ta działa w interesie publicznym lub w interesie swojego pracodawcy. Sygnalistami mogą być m.in.:
- Pracownicy i byli pracownicy,
- Osoby na umowach cywilnoprawnych (np. zleceniobiorcy),
- Kandydaci aplikujący o pracę,
- Przedsiębiorcy,
- Stażyści i praktykanci,
- Wolontariusze.
Ważne jest, że sygnalistą może być niemal każda osoba zaangażowana w działalność firmy, nawet jeśli nie jest formalnie zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Ochronie sygnalisty podlega także osoba, która pomaga mu w zgłoszeniu.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Kogo obowiązuje wdrożenie ustawy o sygnalistach?
Zgodnie z przepisami ustawy, obowiązek wdrożenia procedur związanych z ochroną sygnalistów dotyczy przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Co istotne, do tej liczby wliczają się nie tylko osoby zatrudnione na umowę o pracę, ale również:
- Pracownicy na powołaniu (np. dyrektorzy instytucji),
- Pracownicy mianowani (np. nauczyciele),
- Członkowie spółdzielni zatrudnieni na spółdzielczą umowę o pracę,
- Osoby wykonujące pracę osobiście na podstawie umów cywilnoprawnych, jak np. umowy zlecenia, o ile nie zatrudniają nikogo do realizacji zlecenia.
Dla firm, które działają w sektorach regulowanych prawem unijnym (np. finanse, transport, środowisko), obowiązek wdrożenia systemu ochrony sygnalistów istnieje niezależnie od liczby zatrudnionych.
Jakie obowiązki mają przedsiębiorcy?
Wdrażanie ustawy o sygnalistach oznacza dla przedsiębiorców szereg nowych obowiązków. Przede wszystkim muszą oni:
- Opracować procedurę zgłaszania naruszeń – Pracodawcy muszą przygotować dokument, który szczegółowo określi sposób zgłaszania naruszeń wewnątrz organizacji.
- Utworzyć kanały zgłoszeń – Muszą być dostępne kanały komunikacji, które zapewnią możliwość zgłaszania naruszeń, np. przez specjalne formularze internetowe, z zachowaniem pełnej poufności.
- Zagwarantować ochronę sygnalistów – Sygnalistom należy zapewnić anonimowość oraz brak negatywnych konsekwencji za dokonanie zgłoszenia.
- Przeprowadzać dochodzenia – Zgłoszenia powinny być rejestrowane i weryfikowane, a w przypadku ich zasadności, pracodawca jest zobowiązany do podjęcia działań wyjaśniających.
Procedura musi być skonsultowana z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi, a pracodawcy mają na to określony czas (od 5 do 10 dni).
Ustawa o sygnalistach w praktyce
Aby system sygnalistów funkcjonował prawidłowo, firmy muszą zapewnić techniczne możliwości dokonywania zgłoszeń, np. poprzez strony internetowe, które gwarantują łatwość zgłoszenia oraz pełną poufność. Pracodawcy muszą również stworzyć zespoły odpowiedzialne za weryfikację zgłoszeń, co może obejmować wewnętrzne działy firmy lub zewnętrzne podmioty, takie jak kancelarie prawne.
W praktyce, działanie ustawy oznacza dla przedsiębiorstw nie tylko wprowadzenie nowych narzędzi do komunikacji, ale także regularne monitorowanie zgłoszeń i podejmowanie odpowiednich kroków. To oznacza, że przygotowanie i wdrożenie takiego systemu może wymagać zaangażowania specjalistów.
Po co wprowadzono ustawę o sygnalistach?
Głównym celem ustawy jest zapewnienie skutecznej ochrony sygnalistom, którzy działają w dobrej wierze, zgłaszając naruszenia prawa w organizacjach. Wprowadzenie przepisów ma na celu zapobieganie nadużyciom i nieprawidłowościom, co przekłada się na lepsze funkcjonowanie firm i instytucji.
Dzięki sygnalistom możliwe jest wczesne wykrycie takich problemów jak mobbing, malwersacje finansowe czy nieprawidłowości w zarządzaniu, co w dłuższej perspektywie może przynieść firmie korzyści, zarówno wizerunkowe, jak i finansowe.
Jakie konsekwencje grożą przedsiębiorcom, którzy nie wdrożą przepisów?
Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o sygnalistach może prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorców. Kary finansowe to tylko jeden z elementów. Brak wdrożenia systemu ochrony sygnalistów może również narazić firmę na straty wizerunkowe oraz zwiększone ryzyko prawne w przypadku zgłoszenia przez pracowników naruszeń bezpośrednio do organów publicznych lub mediów.
W związku z tym, przedsiębiorcy powinni jak najszybciej podjąć działania zmierzające do wprowadzenia odpowiednich procedur. W ten sposób unikną kar i zminimalizują negatywne konsekwencje wynikające z nieprawidłowości w swojej firmie.
Ustawa o sygnalistach wprowadza szereg istotnych zmian, które wpłyną na działanie firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Wdrożenie odpowiednich procedur to nie tylko wymóg prawny, ale również sposób na zabezpieczenie firmy przed nadużyciami i nieprawidłowościami. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych przepisów, muszą liczyć się z karami i ryzykiem utraty reputacji. Dlatego warto jak najszybciej rozpocząć prace nad wdrożeniem nowych obowiązków.
Jeśli chcesz wiedzieć jakie inne obowiązki mają przedsiębiorcy zatrudniający pracowników koniecznie zajrzyj do naszego poradnika:
“Jak poprawnie zatrudniać pracowników”
Doszedłeś do momentu, gdzie potrzebujesz rąk do pomocy? Ale kiedy tylko po myślisz o zatrudnieniu kogoś od razu czujesz spory stres związany z administracją?
