Umowa zlecenie, podobnie jak umowa o pracę, ma szereg wymogów dotyczących dokumentacji i organizacji zatrudnienia
W przypadku umowy zlecenia oprócz samej umowy mamy również oświadczenie zleceniobiorcy o jego statusie. Przy tej umowie różnie naliczane są składki ZUS, więc kadrowiec musi wiedzieć co uwzględnić. Dla przykładu dla studentów i uczniów do 26 r.ż. składki nie są w ogóle naliczane. Dla osób zatrudnionych na etacie niekiedy naliczana jest jedynie składka zdrowotna, w zależności ile pracownik zarabia w pierwszej firmie. Na tym dokumencie zleceniobiorca oświadcza jakie są jego inne źródła dochodu i w jakiej kwocie są naliczane składki. Jeżeli dana osoba zaznaczy, że jest emerytem lub rencistą to powinna ona dołączyć kserokopię o przyznanej emeryturze czy rencie. Będąc uczniem lub studentem do 26 r.ż. powinien załączyć teoretycznie kserokopię legitymacji szkolnej, natomiast zgodnie z przepisami RODO nie wolno nam takich dokumentów przechowywać. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest zaświadczenie z uczelni. Pamiętajmy też, że zaświadczenia są wydawane na pewne okresy. W przypadku studenta od października do marca i od marca do października. Dla uczniów od września do września. Co okres powinniśmy prosić zleceniobiorcę o nowe zaświadczenie. W przypadku kontroli ZUS legitymacje nadal są dokumentami akceptowalnymi. Chcąc jednak uniknąć ewentualnej kary za przechowywanie danych osobowych lepiej jest opierać się zaświadczeniach z uczelni.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Aby zleceniobiorca mógł otrzymać wypłatę to powinien co miesiąc wystawiać nam rachunek, na podstawie którego otrzyma wynagrodzenie za pracę. Muszą się w nim znaleźć informacje dotyczące kwoty, okresu jakiego dotyczy i ilości przepracowanych godzin. Niestety w praktyce zleceniobiorcy nie mają pojęcia, jak wystawić rachunek, dlatego najczęściej upoważnia się zleceniodawcę do ich utworzenia w imieniu zleceniobiorcy. Aby miało moc prawną musi on być podpisany przez zleceniobiorcę.
Jak już wspomniałam na rachunku musi widnieć informacja o ilości przepracowanych godzin. Od 2017 roku istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, aby zleceniodawca wiedział jakie wynagrodzenie ma wypłacić. Minimalna stawka godzinowa w przypadku umowy zlecenia wynosi 17zł brutto w 2020 roku. Jeżeli wypłacona pracownikowi kwota okazałaby się niższa od stawki minimalnej to przedsiębiorca jest zobowiązany do wypłaty wyrównania. Zleceniobiorca nie może dostać niższego wynagrodzenia niż minimalne ustalone ( czyli 17zł brutto).
Obie strony umowy zlecenia są zobowiązane to archiwizowania dokumentów przez okres 3 lat. Dotyczy to głównie samej umowy, jak dokumentów potwierdzających ilość przepracowanych godzin.
