Jakie muszę mieć dokumenty do umowy zlecenia, aby odczuwać spokój podczas kontroli?

Maj 24, 2020Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Umowa zlecenie, podobnie jak umowa o pracę, ma szereg wymogów dotyczących dokumentacji i organizacji zatrudnienia

W przypadku umowy zlecenia oprócz samej umowy mamy również oświadczenie zleceniobiorcy o jego statusie. Przy tej umowie różnie naliczane są składki ZUS, więc kadrowiec musi wiedzieć co uwzględnić. Dla przykładu dla studentów i uczniów do 26 r.ż. składki nie są w ogóle naliczane. Dla osób zatrudnionych na etacie niekiedy naliczana jest jedynie składka zdrowotna, w zależności ile pracownik zarabia w pierwszej firmie. Na tym dokumencie zleceniobiorca oświadcza jakie są jego inne źródła dochodu i w jakiej kwocie są naliczane składki. Jeżeli dana osoba zaznaczy, że jest emerytem lub rencistą to powinna ona dołączyć kserokopię o przyznanej emeryturze czy rencie. Będąc uczniem lub studentem do 26 r.ż. powinien załączyć teoretycznie kserokopię legitymacji szkolnej, natomiast zgodnie z przepisami RODO nie wolno nam takich dokumentów przechowywać. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest zaświadczenie z uczelni. Pamiętajmy też, że zaświadczenia są wydawane na pewne okresy. W przypadku studenta od października do marca i od marca do października. Dla uczniów od września do września. Co okres powinniśmy prosić zleceniobiorcę o nowe zaświadczenie. W przypadku kontroli ZUS legitymacje nadal są dokumentami akceptowalnymi. Chcąc jednak uniknąć ewentualnej kary za przechowywanie danych osobowych lepiej jest opierać się zaświadczeniach z uczelni.  

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Aby zleceniobiorca mógł otrzymać wypłatę to powinien co miesiąc wystawiać nam rachunek, na podstawie którego otrzyma wynagrodzenie za pracę. Muszą się w nim znaleźć informacje dotyczące kwoty, okresu jakiego dotyczy i ilości przepracowanych godzin. Niestety w praktyce zleceniobiorcy nie mają pojęcia, jak wystawić rachunek, dlatego najczęściej upoważnia się zleceniodawcę do ich utworzenia w imieniu zleceniobiorcy. Aby miało moc prawną musi on być podpisany przez zleceniobiorcę. 

Jak już wspomniałam na rachunku musi widnieć informacja o ilości przepracowanych godzin. Od 2017 roku istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, aby zleceniodawca wiedział jakie wynagrodzenie ma wypłacić. Minimalna stawka godzinowa w przypadku umowy zlecenia wynosi 17zł brutto w 2020 roku. Jeżeli wypłacona pracownikowi kwota okazałaby się niższa od stawki minimalnej to przedsiębiorca jest zobowiązany do wypłaty wyrównania. Zleceniobiorca nie może dostać niższego wynagrodzenia niż minimalne ustalone ( czyli 17zł brutto).

Obie strony umowy zlecenia są zobowiązane to archiwizowania dokumentów przez okres 3 lat. Dotyczy to głównie samej umowy, jak dokumentów potwierdzających ilość przepracowanych godzin.  

jak poprawnie zatrudniac pracownikow

"Papierologia" pracownicza, wytłumaczona ludzkim językiem

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki, które pomogą Ci w zatrudnianiu i zarządaniu pracownikami:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Jak bezpiecznie stosować umowę o dzieło po zmianach 2021?

Jak bezpiecznie stosować umowę o dzieło po zmianach 2021?

Od stycznia 2021 każdą umowę o dzieło należy zgłaszać do ZUS-u. Sama taka konieczność wzbudza w wielu przedsiębiorcach obawy, czy oby na pewno powinniśmy z niej skorzystać. Część firm decyduje się na rozliczenie wynagrodzenia na umowach zlecenia. Pomimo zdecydowanie...

Umowa o dzieło, czy umowa zlecenie po zmianach 2021

Umowa o dzieło, czy umowa zlecenie po zmianach 2021

  Ustawy związane z pomocą dla przedsiębiorców tzw. tarcze antykryzysowe, poza zapisami związanymi z pomocą, zawierają również sporo „przemyconych” przepisów, które nie będą długofalowo działały pozytywnie na firmy w Polsce. Jedną z takich zmian jest konieczność...

Umowę o dzieło od stycznia 2021 zgłaszamy do ZUS-u

Umowę o dzieło od stycznia 2021 zgłaszamy do ZUS-u

Pod płaszczem tarczy antykryzysowej rząd wprowadził konieczność zgłaszania umów o dzieło do ZUS-u. Pod koniec roku 2020 reprezentanci aktualnego rządu głośno wypowiadali się o pomyśle wprowadzenia składek ZUS od umowy o dzieło. Na szczęście pomysł ten nie został...

Zatrudniasz pracowników?

Pobierz bezpłatne wzory dokumentów do umów zlecenie, o dzieło i o pracę

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.