Jakie muszę mieć dokumenty do umowy zlecenia, aby odczuwać spokój podczas kontroli?

Maj 24, 2020Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Umowa zlecenie, podobnie jak umowa o pracę, ma szereg wymogów dotyczących dokumentacji i organizacji zatrudnienia

W przypadku umowy zlecenia oprócz samej umowy mamy również oświadczenie zleceniobiorcy o jego statusie. Przy tej umowie różnie naliczane są składki ZUS, więc kadrowiec musi wiedzieć co uwzględnić. Dla przykładu dla studentów i uczniów do 26 r.ż. składki nie są w ogóle naliczane. Dla osób zatrudnionych na etacie niekiedy naliczana jest jedynie składka zdrowotna, w zależności ile pracownik zarabia w pierwszej firmie. Na tym dokumencie zleceniobiorca oświadcza jakie są jego inne źródła dochodu i w jakiej kwocie są naliczane składki. Jeżeli dana osoba zaznaczy, że jest emerytem lub rencistą to powinna ona dołączyć kserokopię o przyznanej emeryturze czy rencie. Będąc uczniem lub studentem do 26 r.ż. powinien załączyć teoretycznie kserokopię legitymacji szkolnej, natomiast zgodnie z przepisami RODO nie wolno nam takich dokumentów przechowywać. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest zaświadczenie z uczelni. Pamiętajmy też, że zaświadczenia są wydawane na pewne okresy. W przypadku studenta od października do marca i od marca do października. Dla uczniów od września do września. Co okres powinniśmy prosić zleceniobiorcę o nowe zaświadczenie. W przypadku kontroli ZUS legitymacje nadal są dokumentami akceptowalnymi. Chcąc jednak uniknąć ewentualnej kary za przechowywanie danych osobowych lepiej jest opierać się zaświadczeniach z uczelni.  

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Aby zleceniobiorca mógł otrzymać wypłatę to powinien co miesiąc wystawiać nam rachunek, na podstawie którego otrzyma wynagrodzenie za pracę. Muszą się w nim znaleźć informacje dotyczące kwoty, okresu jakiego dotyczy i ilości przepracowanych godzin. Niestety w praktyce zleceniobiorcy nie mają pojęcia, jak wystawić rachunek, dlatego najczęściej upoważnia się zleceniodawcę do ich utworzenia w imieniu zleceniobiorcy. Aby miało moc prawną musi on być podpisany przez zleceniobiorcę. 

Jak już wspomniałam na rachunku musi widnieć informacja o ilości przepracowanych godzin. Od 2017 roku istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, aby zleceniodawca wiedział jakie wynagrodzenie ma wypłacić. Minimalna stawka godzinowa w przypadku umowy zlecenia wynosi 17zł brutto w 2020 roku. Jeżeli wypłacona pracownikowi kwota okazałaby się niższa od stawki minimalnej to przedsiębiorca jest zobowiązany do wypłaty wyrównania. Zleceniobiorca nie może dostać niższego wynagrodzenia niż minimalne ustalone ( czyli 17zł brutto).

Obie strony umowy zlecenia są zobowiązane to archiwizowania dokumentów przez okres 3 lat. Dotyczy to głównie samej umowy, jak dokumentów potwierdzających ilość przepracowanych godzin.  

jak poprawnie zatrudniac pracownikow

"Papierologia" pracownicza, wytłumaczona ludzkim językiem

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki, które pomogą Ci w zatrudnianiu i zarządaniu pracownikami:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Jak poprawnie zatrudnić osobę w firmie?

Jak poprawnie zatrudnić osobę w firmie?

Każdy z przedsiębiorców dochodzi do takiego momentu, kiedy zastanawia się nad zatrudnieniem kogoś do pomocy. Na samym początku mamy ogrom obaw związanych z formalnościami, ilością pracy, niepewnością klientów i co za tym idzie niepewnością przychodów. Najchętniej...

Jak zmienić warunki umowy o pracę?

Jak zmienić warunki umowy o pracę?

Nastał czas, kiedy firmy po kilkumiesięcznym zamrożeniu zaczęły wracać do swoich normalnych trybów zajęć. Wielu z nas przygląda się kosztom stałym, w tym kosztom osobowym. Wielu z nas zdaje sobie sprawę, że będzie musiało dokonać pewnych korekt zatrudniania. I tutaj...

Jak poprawnie rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

Jak poprawnie rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

Rozwiązywanie umów o pracę Jeżeli pracownik i pracodawca chcą rozwiązać umowę, które ich łączy to przede wszystkim należy zastanowić się w jakiej formie to przeprowadzić. Oczywiście najszybszą opcją jest porozumienie stron, w której uczestnicy dogadują się co do...

Zatrudniasz pracowników?

Pobierz bezpłatne wzory dokumentów do umów zlecenie, o dzieło i o pracę

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.

firma bez zusu

Pobierz bezpłatny poradnik

7 sposobów na obniżenie kosztów w Twojej firmie

Super! Teraz sprawdź podany adres e-mail i odbierz poradnik.