Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zyskuje coraz większą popularność w Polsce. Ta forma działalności posiada własną osobowość prawną. Oznacza to, że może we własnym imieniu zawierać umowy, kontrakty, czy zobowiązania. Ale w jaki sposób spółka może prawidłowo zawrzeć umowę z własnym członkiem zarządu? Kto i jak powinien w takiej sytuacji reprezentować spółkę? Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym wpisie.
Spółka z o.o ma wiele zalet. Jedną z nich jest to, iż mogą ją zakładać nawet mali przedsiębiorcy. Bardzo często są to firmy rodzinne, w których wspólnicy pełnią również rolę członków zarządu. Jako członkowie zarządu wykonują oni również pracę na rzecz spółki, bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artykule “Czy spółka zoo musi mieć pracowników?”. Członkowie zarządu mogą zawierać ze spółką również różnego rodzaju umowy np. umowę zlecenie, umowę o dzieło, czy kontrakt. Zdarza się także, iż członkowie zarządu prowadzą jednocześnie jednoosobowe działalności gospodarcze i nawiązują ze spółką współpracę jako kontrahent.
Rola członka zarządu w spółce
Zanim przejdziemy do kwestii zawierania umów między spółką a członkiem zarządu, przypomnijmy sobie jaką rolę pełni zarząd w spółce. Zarząd jest powoływany na mocy uchwały przez zgromadzenie wspólników i odpowiada za zarządzanie spółką. Członkiem zarządu może być zarówno wspólnik jak i obca osoba. To zarząd reprezentuje spółkę i zawiera w jej imieniu umowy. Więcej na temat obowiązków zarządu możesz przeczytać TUTAJ.
W jaki sposób spółka może zawrzeć umowę z członkiem zarządu?
Biorąc pod uwagę fakt, iż to zarząd w imieniu spółki podpisuje umowy, powstaje pytanie, w jaki sposób spółka może prawidłowo zawrzeć umowę z własnym członkiem zarządu. Przecież członek zarządu nie może zawrzeć umowy “z samym sobą”. Z jednej strony działa w charakterze przedstawiciela spółki, a z drugiej zaś reprezentuje własne interesy jako strona umowy. Tę kwestię rozstrzyga artykuł 210 § 1 KSH:
„W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.”
W pierwszej części tego przepisu mowa jest o tym, iż spółkę w takiej sytuacji reprezentuje rada nadzorcza. Jednak większość spółek funkcjonuje bez rady nadzorczej. Jej powołanie w przeważającej grupie spółek jest dobrowolne. Spójrzmy zatem na drugą część cytowanego przepisu. Mowa w nim o tym, iż spółkę może reprezentować pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?
Kto może być pełnomocnikiem spółki?
Mimo tego, iż przepisy KSH nie mówią wprost o tym, kto powinien być pełnomocnikiem spółki, oczywistym jest, iż nie może być nim członek zarządu, z którym podpisywana jest umowa. Poza tym warunkiem, to tak naprawdę pełnomocnikiem spółki może zostać dowolnie wybrana osoba. Nie musi być ona nawet związana z działalnością spółki.
Jak upoważnić pełnomocnika?
Jak już wcześniej wspominaliśmy, pełnomocnik powinien być powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Sama uchwała powinna wskazywać:
– osobę pełnomocnika
– czynność lub też czynności, do których powołany jest pełnomocnik.
UWAGA!
Pełnomocnictwo nie może być jednak ogólne, czyli nie może uprawniać pełnomocnika do reprezentowania spółki we wszelkich sprawach zaistniałych pomiędzy członkiem zarządu a spółką.
Warto zaznaczyć również, iż nie jest konieczne udzielenie fizycznie odrębnego pełnomocnictwa. Takim pełnomocnictwem jest już uchwała sama w sobie.
A co z prokurentem?
Prokurent to osoba, która jest powoływana przez zarząd w celu wykonywania czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem spółki. Czy zatem nie może być przedstawicielem spółki przy zawieraniu umowy z członkiem zarządu? Niestety nie. Art. 210 § 1 KSH jednoznacznie wskazuje, kto może reprezentować spółkę przy zawieraniu umów z członkami zarządu. Niestety wśród tych osób nie ma prokurenta. Poza tym biorąc pod uwagę fakt, iż prokurenta powołuje zarząd, to w takim przypadku niejako właśnie ten organ stałby po obu stronach umowy.
Jakie konsekwencje niesie za sobą niewłaściwe zawarcie umowy przez spółkę z członkiem zarządu?
Powołany powyżej art. 210 KSH jest warunkiem bezwzględnym. Zatem zawarcie przez spółkę umowy z członkiem zarządu przez inną osobę niż rada nadzorcza, czy też pełnomocnik ustanowiony do tej czynności, powoduje, iż umowa ta staje się nieważna.
Co więcej, nie ma sposobu na to, aby dodatkową czynnością prawną, czy też dodatkowym dokumentem spowodować, iż wadliwie zawarta umowa stanie się ważna.
Zawierane w obrocie gospodarczym umowy są po to, aby zabezpieczać interesy obu stron. Dlatego też prawidłowa reprezentacja spółki w umowach zawieranych z członkami zarządu jest bardzo ważna. Więcej szczegółów dotyczących prowadzenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością znajdziesz w naszym poradniku:
“VADEMECUM SPÓŁKI Z O.O.”
Kompleksowa pozycja omawiająca prostym językiem wszystkie aspekty prowadzenia firmy w formie spółki z o.o..