Archiwizacja dokumentów pracowniczych skrócona do 10 lat

styczeń 8, 2019Zatrudnianie i rozliczanie pracowników

Od 1 stycznia 2019 weszły w życie nowe przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników. Po pierwsze można utrzymywać dokumenty elektronicznie, po drugie okres archiwizacji został skrócony z 50 lat do 10 lat.

Kiedy mogę korzystać z dokumentacji elektronicznej?

Od dnia 1 stycznia 2019 masz prawo zrezygnować z dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej. Aby wprowadzić nową formę prowadzenia akt musisz poinformować o tym pracowników. W drugiej kolejności powinieneś zeskanować obecne dokumenty i każdy opatrzeć podpisem elektronicznym. Następnie zarchiwizować je w taki sposób, aby były integralne, pełne i znajdowalne.

Kiedy uznasz jednak, że chcesz wrócić do papierowych akt przechodzi odwróconą procedurę. Informujesz pracowników, drukujesz i prowadzisz w formie papierowej.

W jaki sposób muszę przechowywać dokumenty pracownicze i jak długo?

Od dnia 1.01.2019 możesz przechowywać dokumenty przez okres 10 lat. Okres ten rozpoczyna się od daty rozwiązania ostatniej umowy o pracę z danym pracodawcą. Okres ten liczymy w pełnych latach. Czyli jeżeli ktoś rozwiąże stosunek pracy np. w czerwcu 2019, to pierwszy rok archiwizacji dokumentów to rok 2020. Przepis ten dotyczy pracowników, którzy są aktywnymi pracownikami w dniu 1.01.2019 lub nowo zatrudnionych.

W przypadku pracowników, którzy rozwiązali umowę o pracę wcześniej niż 1.01.2019 teoretycznie musisz nadal przechowywać dokumentację przez 50 lat. Na szczęście jest wyjście z tej sytuacji. Pracodawca musi złożyć oświadczenie w ZUS, że zobowiązuje się do złożenia imiennych raportów RIA za takich pracowników. Po ich złożeniu okres archiwizacji dla tych pracowników wynosi 10 lat.

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

Co to znaczy, że pracownik może odebrać dokumenty pracownicze?

Nowy przepis jaki się pojawił to, że na wniosek pracownika w każdej chwili pracodawca jest zobowiązany do przekazania kopii dokumentów pracowniczych pracownikowi lub rodzinie w przypadku śmierci pracownika. Po rozwiązaniu stosunku pracy, pracownik ma prawo do odebrania dokumentów od pracodawcy po upływie 10 lat archiwizacji. Teoretycznie ma na to miesiąc od daty upłynięcia okresu 10 lat. Jednak prawda jest taka, że pracodawca może zniszczyć dokumenty dopiero rok po upływie 10 lat, a więc realnie pracownik ma 12 miesięcy na odebranie dokumentów pracowniczych.

Wynika to również nowy obowiązek informacyjny. Wraz z świadectwem pracy powinniśmy przekazać informację pracownikowi o okresie archiwizacji dokumentów oraz o terminie ich odbioru przez niego.

Czy poza aktami osobowymi, muszę utrzymywać dodatkową dokumentację?

Do tej pory dokumenty związane z czasem pracy miały 3 letni okres przechowywania. Obecnie wszystkie dokumenty związane z pracownikami, w tym również ewidencja czasu pracy powinna być przetrzymywana przez okres 10 lat.

Na pewno skrócenie okresu archiwizacji dokumentów to ukłon w stronę pracodawców. Możliwość odbioru dokumentów od pracodawcy przez pracowników to ukłon w stronę pracowników. Zmianę tą uznajemy za ogólnie pozytywną.

jak poprawnie zatrudniac pracownikow

"Papierologia" pracownicza, wytłumaczona ludzkim językiem

Justyna Broniecka

Justyna Broniecka

Autorka

Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego. Chce, aby przedsiębiorcy wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys osób. Wykładała na uczelniach wyższych, uczestniczyła w licznych konferencjach jako prelegent. Jej szkolenia i wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz ułatwiania sobie życia.

Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM (Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.

Książki, które pomogą Ci w zatrudnianiu i zarządaniu pracownikami:

Inne artykuły, które mogą Cię zaintesować:

Umowa zlecenie z uczniem lub studentem – jak to wygląda?

Umowa zlecenie z uczniem lub studentem – jak to wygląda?

Od dawna wiadomo, że wśród przedsiębiorców istnieje takie przekonanie, że nie warto zatrudniać studentów i uczniów na umowie o prace. Lepiej dać zlecenie, bo będą mniejsze koszty. Rzeczywiście w wielu przypadkach wynagrodzenie brutto będzie wynosiło tyle samo co...

Jak bezpiecznie stosować umowę o dzieło po zmianach 2021?

Jak bezpiecznie stosować umowę o dzieło po zmianach 2021?

Od stycznia 2021 każdą umowę o dzieło należy zgłaszać do ZUS-u. Sama taka konieczność wzbudza w wielu przedsiębiorcach obawy, czy oby na pewno powinniśmy z niej skorzystać. Część firm decyduje się na rozliczenie wynagrodzenia na umowach zlecenia. Pomimo zdecydowanie...

Umowa o dzieło, czy umowa zlecenie po zmianach 2021

Umowa o dzieło, czy umowa zlecenie po zmianach 2021

  Ustawy związane z pomocą dla przedsiębiorców tzw. tarcze antykryzysowe, poza zapisami związanymi z pomocą, zawierają również sporo „przemyconych” przepisów, które nie będą długofalowo działały pozytywnie na firmy w Polsce. Jedną z takich zmian jest konieczność...

Zatrudniasz pracowników?

Pobierz bezpłatne wzory dokumentów do umów zlecenie, o dzieło i o pracę

Witaj, jestem Justyna!

Od prawie 10 lat edukuję i uświadamiam przedsiębiorców w tematach systemu podatkowego. Chce, abyś wiedział jakie masz możliwości oraz jakie konsekwencję mają Twoje poszczególne wybory.

ZUS to nie MUS to miejsce, w którym edukujemy przedsiębiorców w zakresie bezpiecznego prowadzenia biznesu. Z drugiej strony pokazujemy też, że istnieją ścieżki, dzięki którym można zapłacić mniejsze podatki.