Zatrudnianie pracownika na etacie wiąże się z nawiązaniem z nim stosunku pracy, który regulowany jest przez kodeks pracy. Aby nie narobić sobie kłopotu, nasza dokumentacja pracownicza nie powinna budzić żadnych zastrzeżeń. 

Od 26 kwietnia 2023r. weszło w życie sporo zmian w kodeksie pracy. Możesz o nich przeczytać w TYM artykule. Jedna z nich dotyczy dokumentu, jakim jest informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Zmiana ta dotyczy przede wszystkim zakresu informacji, jakie powinien zawierać ten dokument. Zacznijmy jednak od podstaw.

Czym jest “Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia” czy też po prostu “Informacja o warunkach zatrudniania”

Informacja o warunkach zatrudnienia zwana również informacją dodatkową jest to dokument, który Ty jako pracodawca masz obowiązek sporządzić podpisując umowę o pracę z pracownikiem, w terminie 7 dni. 

Przed nowelizacją kodeksu pracy w dokumencie tym powinieneś poinformować pracownika o:

• obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli nie masz obowiązku ustalania regulaminu pracy – nie zatrudniasz powyżej 50 pracowników, wówczas informacja o warunkach zatrudnienia powinna również zawierać zagadnienia dotyczące:

• pory nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
• przyjętego sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Jakie zmiany nastąpiły w informacji o warunkach zatrudnienia?

Niestety nowelizacja ta jest jedną z dość problematycznych i bardzo obszernych zmian. 

1. Przede wszystkim powyższy zakres tematyczny informacji o warunkach zatrudnienia uległ znacznemu rozszerzeniu. Obecnie musi ona zawierać co najmniej informacje o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

Chcesz być na bieżąco z przepisami oraz tematami podatkowymi?

2. Informację taką powinieneś przekazać w terminie 7 dni od momentu dopuszczenia pracownika do pracy, nie zaś, jak to było dotychczas, od momentu zawarcia umowy.

3. Przekazanie tej informacji powinno się odbyć na piśmie lub w formie elektronicznej, pod warunkiem umożliwienia pracownikowi wydrukowania oraz przechowywania udostępnionych informacji.

4. Poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia w informacji dodatkowej można dokonać przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych z wyjątkiem wskazania:

• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwy takich organów lub instytucji,
• w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Te informacje należy przekazać w formie opisowej.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

W sytuacji, gdy warunki zatrudnienia pracownika dotyczące:

• norm czasu pracy,
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
• wymiaru urlopu wypoczynkowego 
• długości wypowiedzenia, 
• zmiany układu zbiorowego pracy 
• objęcia pracownika takim układem 

ulegną zmianie, wówczas musisz dokonać aktualizacji informacji dodatkowej (art. 29 § 32 K.p.). Należy tego dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od dnia wejścia w życie zmian.

Jeżeli zmianie ulegną pozostałe informacje, musisz poinformować o tym pracownika niezwłocznie. Nie może to jednak nastąpić później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Warto jeszcze zaznaczyć, iż te zmiany nie dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przed wejściem w życie nowelizacji tj. 26 kwietnia 2023r. Chyba, że pracownik złoży taki wniosek, wówczas masz 3 miesiące na doręczenie mu nowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Początek tego roku dla pracodawców był okresem bardzo intensywnym pod względem zmiany przepisów Prawa Pracy. Warto dokładnie zaznajomić się z wszelkimi zmianami, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji w razie jakiejkolwiek kontroli. Z pewnością pomoże Ci w tym nasz poradnik

“Jak poprawnie zatrudniać pracowników”

Doszedłeś do momentu, gdzie potrzebujesz rąk do pomocy? Ale kiedy tylko po myślisz o zatrudnieniu kogoś od razu czujesz spory stres związany z administracją?

Dowiedz się więcej